Xu thế hội nhập của Việt Nam trong những năm gần đây đã thay đổi rất nhiều từ cách thức quản lý, vận hành của các mô hình vận hành bán lẻ cho đến hành vi mua hàng của người tiêu dùng. Các kênh bán lẻ hiện đại đang phát triển vũ bão và dự báo sẽ chiếm lĩnh 49% lưu lượng dòng tiền của ngành bán lẻ vào năm 2025. So sánh với các kênh bán lẻ truyền thống, sự khác biệt đến từ việc đại đa số cửa hàng, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hiện đại đều sử dụng phần mềm bán hàng. Các mô hình bán lẻ truyền thống, vì thế cũng đang thay đổi, áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào công việc vận hành kinh doanh của mình.
1. Phần mềm bán hàng là gì? Các loại phần mềm quản lý bán hàng
1.1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?
Phần mềm bán hàng là giải pháp áp dụng công nghệ IT vào việc xây dựng hệ thống các công cụ hỗ trợ tất cả các bộ phận bán hàng nhằm nâng cao hiệu suất bán hàng. Phần mềm hỗ trợ quản lý toàn bộ các hoạt động bán hàng kinh doanh trên 01 giao diện duy nhất. Với đầy đủ tính năng để quản lý sản phẩm, kho hàng, đơn hàng, doanh thu, khách hàng anh chị ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.
Hiện nay, phần mềm bán hàng không chỉ tác động tới cách thức hoạt động của cửa hàng mà còn hỗ trợ cửa hàng thay đổi các hình thức bán hàng truyền thống thành những cách thức bán hàng đa kênh, thích nghi theo hành vi tiêu dùng mới của khách hàng.
1.2. Các loại phần mềm quản lý bán hàng hiện nay?
Thị trường bán lẻ Việt Nam đang có những bước chuyển mình đáng kinh ngạc kể từ khi những công ty Thương Mại Điện Tử đầu tiên đặt nền móng cho hình thức mua sắm trực tuyến trong nước. Ngành bán lẻ trước đây vốn được chiếm lĩnh bởi mô hình kinh doanh truyền thống, nay đã bị cạnh tranh gắt gao bởi các mô hình kinh doanh hiện đại.
Từ đó xuất hiện ngày càng nhiều các hình thức kinh doanh mới lạ, sáng tạo, thoả mãn hành vi mua hàng mới của người tiêu dùng. Phần mềm quản lý bán hàng vì thế cũng phát triển, để tương thích với từng loại mô hình kinh doanh bán lẻ khác nhau.
Phần mềm quản lý bán hàng được phân loại theo 2 tiêu chí:
- Phân loại theo chi phí:
| Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí | Phần mềm quản lý bán hàng trả phí | |
| Nhu cầu quản lý | Cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý hàng hó, lên đơn, tính tiền và thanh toán. Nếu cửa hàng quy mô nhỏ chỉ cần những tính năng cơ bản thì phần mềm miễn phí có thể đáp ứng nhu cầu. | Cung cấp đầy đủ tính năng như quản lý hàng hóa, kho, nhân viên, quỹ tiền, mua hàng, khuyến mại, công nợ, khách nợ, khách hàng. Nếu định hướng kinh doanh lâu dài, phần mềm trả phí là lựa chọn tốt. |
| Dịch vụ hỗ trợ khách hàng | Chủ yếu là cộng đồng người đã dùng hoặc các tài liệu trực tuyến | Đa dạng kênh hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp như điện thoại, email, hoặc chat trực tuyến. Điều này giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. |
| Tính bảo mật | Có thể không cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ hoặc tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. | Đầu tư vào bảo mật và tuân thủ quy định, giúp bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. |
| Tính tùy chỉnh và linh hoạt | Có thể giới hạn về tùy chỉnh và linh hoạt trong việc đáp ứng nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp. | Cho phép tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với các yêu cầu và quy trình cụ thể của doanh nghiệp. |
- Có những phần mềm quản lý cửa hàng miễn phí nhưng sẽ có hạn chế về tính năng. Trong khi đó, các phần mềm chuyên nghiệp có thể có giá cao hơn nhưng cung cấp nhiều tính năng và hỗ trợ tốt hơn.
- Giá của phần mềm quản lý cửa hàng có thể thay đổi tùy thuộc vào nhà cung cấp và tính năng của phần mềm, thường dao động từ 199.000đ – 599.000đ/tháng.
- Để biết giá cụ thể, bạn nên liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp phần mềm quản lý hoặc tìm hiểu trên website của nhà cung cấp để có thông tin chính xác nhất và không bỏ lỡ các chương trình khuyến mãi.
2. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?
Việt Nam vẫn là quốc gia có các mô hình kinh doanh truyền thống chiếm lĩnh thị trường (các chợ địa phương và cửa hàng, cửa hiệu trên phố). Tuy nhiên các mô hình kinh doanh hiện đại đang có dấu hiệu tăng trưởng nhanh. Dự đoán đến năm 2025, lưu lượng dòng tiền đổ vào các kênh mua hàng hiện đại sẽ chiếm đến 49% thị trường.
Tính đến tháng 1/2024, Việt Nam có 72,70 triệu người sử dụng mạng xã hội, tương đương với 73,3% tổng dân số.
Theo Datareportal
Từ số liệu cung cấp bởi Datareportal có thể nhìn thấy, thị trường bán lẻ Việt Nam trong những năm tới đây sẽ có nhiều sự thay đổi rõ rệt. Khởi nguồn từ các chương trình SIÊU GIẢM GIÁ của các doanh nghiệp Thương Mại Điện Tử lớn như Shopee, khách hàng đã dần làm quen với các xu hướng tiêu dùng mới.
Các mô hình bán lẻ online liên tục phải trau dồi, bổ sung kiến thức, tích hợp công nghệ để tìm kiếm khách hàng. Từ đó dẫn đến những mô hình bán lẻ truyền thống nói riêng và toàn thị trường nói chung đều phải thay đổi, làm mới bản thân để tạo ra giá trị cạnh tranh lớn hơn.
Thay đổi đầu tiên và quan trọng nhất chính là việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quá trình vận hành của tất cả các mô hình bán lẻ. Với chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì không quá cao, phần mềm quản lý bán hàng như một người trợ lý 24/7 của tất cả các bộ phận trong cửa hàng.
Theo khảo sát từ MISA eShop năm 2021 dựa trên 100 cửa hàng bán lẻ có trên 100 lượt khách ra vào mỗi ngày, các cửa hàng áp dụng phần mềm sẽ tiết kiệm cho những người quản lý và người chủ cửa hàng trung bình 306 phút mỗi ngày so với các cửa hàng sử dụng hình thức quản lý dựa trên số liệu thủ công.
Số liệu này được tính dựa trên tổng thời gian ở các hoạt động: quản lý kiểm kho, quản lý doanh thu đơn kênh và đa kênh, quản lý vận đơn, quản lý nhân sự, đối soát báo cáo doanh thu và kiểm tra chéo số liệu tổng hợp từ các bộ phận khác nhau. Với 306 phút mỗi ngày này, người quản lý có thể tập trung vào các hoạt động nghiên cứu và phân tích thị trường, sản phẩm tốt hơn, chăm sóc khách hàng tốt hơn để gia tăng doanh số.
Bên cạnh yếu tố tiết kiệm thời gian, giải pháp phần mềm bán hàng còn minh bạch hoá các số liệu cung cấp từ từng bộ phận: thu ngân, quản lý kho, bán hàng… Hỗ trợ cửa hàng dễ dàng đối soát, tìm ra điểm nghẽn trong quy trình vận hành. Loại bỏ hoàn toàn tình trạng gian lận trong nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ thu ngân tránh thất thoát hàng hoá trong kho.
Một số phần mềm bán hàng ưu việt trên thị trường đã có thể tích hợp các giải pháp Marketing và chăm sóc khách hàng cho mô hình cửa hàng và chuỗi cửa hàng. Giải pháp này cung cấp các thu hút khách hàng đăng ký thành viên, các kịch bản chăm sóc thành viên như nâng hạng thẻ tích điểm, chúc mừng sinh nhật tháng, nhận thông tin ưu đãi miễn phí qua Facebook và Zalo.
Đây được coi là hình thức Marketing 0đ tối ưu chi phí Marketing và doanh thu mang về, bởi vì theo nguyên tắc 80-20 đã được đúc kết, 80% doanh thu của cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng đến từ 20% khách hàng của họ, và 20% này chính là nhóm khách hàng trung thành.
Tính đến đầu năm 2024, số lượng người dùng Facebook tại Việt Nam là 72,7 triệu người, Trong khi đó, Zalo có khoảng 75 triệu người dùng thường xuyên.
Theo DataReportal
Phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp nâng cao giá trị cạnh tranh cho các cửa hàng thông qua các hoạt động tích luỹ dữ liệu người dùng, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hoá bộ máy, quy trình vận hành vận hành.
Để có thể áp dụng phần mềm bán hàng mang đến thành công cho mô hình kinh doanh cần sự sát sao và nhạy bén của những người quản lý. Tuy nhiên không thể phủ nhận được ảnh hưởng của việc áp dụng phần mềm bán hàng lên các mô hình bán lẻ thành công.
Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý bán hàng dành cho một số ngành hàng bán lẻ:
>> Phần mềm quản lý shop quần áo chuyên nghiệp nhất hiện nay
>> Phần mềm quản lý bán hàng giày dép đơn giản, ai cũng dùng được
>> Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay
3. Checklist những tính năng cần thiết của phần mềm quản lý bán hàng
Sử dụng phần mềm quản lý vào quá trình kinh doanh giúp hoạt động vận hành trơn tru, bán hàng chính xác và giảm thiểu các tình trạng gian lận, thất thoát. Trong quá trình tìm mua phần mềm bán hàng phù hợp, bạn nên lựa chọn giải pháp có đầy đủ 10 tính năng cơ bản sau:
| Tính năng quản lý sản phẩm |
|
| Tính năng quản lý kho hàng |
|
| Tính năng quản lý đơn hàng |
|
| Tính năng quản lý khách hàng |
|
| Tính năng quản lý nhân viên |
|
| Đầy đủ hệ thống báo cáo | Báo cáo doanh thu: Tổng hợp doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc năm.
Phân tích dữ liệu: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh số, lợi nhuận và xu hướng bán hàng |
| Tích hợp đa dạng các hình thức thanh toán |
|
| Tạo và quản lý các chương trình khuyến mãi |
|
| Tính năng quản lý đa kênh |
|
| Bảo mật dữ liệu |
|
4. Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý bán hàng
4.1. Phần mềm đơn giản & dễ sử dụng
Phần lớn nhân viên bán hàng hoặc chủ cửa hàng/quản lý đều không phải là những người rành về công nghệ, ngại các thao tác rắc rối. Đặc biệt với chủ cửa hàng tạp hóa, cửa hàng mẹ và bé đối tượng phần lớn là người trung tuổi hoặc phụ nữ thì tiêu chí đơn giản – dễ dùng được đặt lên hàng đầu.
- Giao diện thân thiện
- Các thao tác đơn giản
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị
4.2. Hệ thống báo cáo chi tiết
Đối với hình thức quản lý truyền thông: ghi chép sổ sách, excel mất nhiều thời gian, dễ bị nhầm lẫn sai sót. Do đó một tiêu chí quan trọng khi chọn phần mềm phải đầy đủ báo cáo như tồn kho, hàng hóa, doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền.
Quy mô cửa hàng càng lớn thì yêu cầu báo cáo càng chi tiết. Đặc biệt một số cửa hàng lớn muốn phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm kế toán để hạch toán rõ ràng hoặc hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn cho khách hàng.
Phần mềm quản lý bán hàng cần đầy đủ các báo cáo: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tồn kho, mua hàng, quỹ
4.3. Chi phí hợp lý
Đa số các cửa hàng bán lẻ đều thuộc mô hình kinh doanh hộ cá thể nên thường tự đặt ra ngân sách dành cho phần mềm quản lý bán hàng. Vậy thế nào là chi phí hợp lý? Đầu tư cho phần mềm quản lý bán hàng bao nhiêu là đủ?
Trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm, có bên trọn đời, có bên tính thuê bao tháng… Một lưu ý khi đầu tư phần mềm bạn cần xác định những nhu cầu quản lý của mình sau đó tìm nhà cung cấp phù hợp.
Nền tảng quản lý bán hàng MISA eShop có rất nhiều gói giá phù hợp với quy mô kinh doanh và nhu cầu quản lý. Anh chị quan tâm có thể tham khảo báo giá chi tiết TẠI ĐÂY.
4.4. Khả năng nâng cấp và cập nhật những tính năng mới
Tiêu chí này phần lớn dựa vào thương hiệu của nhà cung cấp, bạn cân nhắc xem phần mềm mình chọn mua có khả năng mở rộng thêm các tính năng, nghiệp vụ bán hàng không. Ví dụ như quản lý tại cửa hàng, quản lý các kênh bán hàng online, quản lý chuỗi cửa hàng, sử dụng trên nhiều thiết bị….
4.5. Linh hoạt kết nối với nhiều thiết bị bán hàng gia tăng hiệu suất làm việc
Chọn phần mềm dễ dàng kết nói với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn, máy in mã vạch, ngăn kéo đựng tiền… để đẩy nhanh tốc độ bán hàng.
5. Top 10 phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất trên thị trường Việt Nam
5.1. Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop do Công ty Cổ phần MISA phát triển sử dụng tốt trên điện thoại với nền tảng android và ios. Các hoạt động kinh doanh sẽ linh hoạt và quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.
Với đầy đủ tính năng quản lý bán hàng, MISA eShop đáp ứng trọn bộ yêu cầu của từng bộ phận quản lý cửa hàng:
| Vị trí | Nghiệp vụ đáp ứng |
| Chủ cửa hàng | Quản lý tình hình kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận, chi phí, nhân viên, quản lý mua hàng, quản lý nhà cung cấp, khách hàng, tình hình xuất – nhập – tồn kho, … |
| Nhân viên bán hàng | Bán hàng nhanh, chuyên nghiệp hơn thông qua ứng dụng Tư vấn bán hàng trên điện thoại. Tức thời tra cứu tồn kho để tư vấn cho khách hàng |
| Thu ngân |
|
| Khách hàng | Không phải chờ đợi khi mua hàng và thanh toán. Kịp thời nhận được những chương trình khuyến mãi của shop và hóa đơn điện tử ngay sau khi mua hàng |
| Kế toán | Tổng hợp doanh thu, chi phí tại từng chi nhánh cửa hàng để hạch toán doanh thu, dễ dàng kết nối dữ liệu trên MISA eShop với phần mềm kế toán MISA. |
Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop đáp ứng tốt cho đủ mọi loại quy mô & hình thức kinh doanh. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích phát triển, bạn dễ dàng lựa chọn cho mình những gói giải pháp phù hợp.
- Cửa hàng nhỏ (quy mô từ 1-2 nhân viên)
- Cửa hàng vừa (quy mô từ 3-9 nhân viên)
- Cửa hàng lớn (quy mô trên 10 nhân viên)
- Chuỗi cửa hàng (từ 2 cửa hàng trở lên)
- Chuỗi đại lý nhượng quyền thương hiệu (lên đến hàng trăm chi nhánh) hoặc doanh nghiệp sở hữu thương hiệu thời trang (quy mô kinh doanh doanh nghiệp)
- Shop kinh doanh online trên Facebook, Zalo, Website hay mở các gian hàng trên các sàn TMĐT như Lazada, Shopee, Sendo…
Giá phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop:
- Gói Starter: 199.000VNĐ/tháng với đầy đủ nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng, kết nối hệ thống, giới hạn 2 tài khoản truy cập.
- Gói Standard: 299.000VNĐ/tháng bao gồm các tính năng gói Starter, không giới hạn tài khoản truy cập.
- Gói Professional: 499.000VNĐ/tháng bao gồm các tính năng gói Standard, lựa chọn kết nối sàn TMĐT HOẶC MXH.
- Gói Enterprise: 599.000VNĐ/tháng bao gồm các tính năng gói Professional, kết nối cả 2 TMĐT VÀ MXH.
MISA eShop là giải pháp tích hợp đa dạng các thiết bị bán hàng khác nhau trên một nền tảng phần mềm. Dưới đây là các thiết bị MISA eShop có thể kết nối và hoạt động:
- Máy POS, POS mini cầm tay: Máy POS là một trong những thiết bị chính được nhiều cửa hàng sử dụng. Nó đóng vai trò như một máy tính, cài đặt phần mềm quản lý bán hàng và xử lý tính tiền in hóa đơn. Hiện nay ngoài máy POS để bàn, thì MISA eShop còn sử dụng được trên máy POS mini cầm tay vẫn có đầy đủ các chức năng nhưng gọn nhẹ tiện lợi hơn.
- Máy in mã vạch và quét mã vạch: MISA eShop có thể tích hợp máy in mã vạch và máy quýet mã vạch trên phần mềm. Hai loại máy móc này là sản phẩm quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh tạp hóa, siêu thị, thời trang, phụ kiện,… Các cửa hàng với nhiều loại mặt hàng và giá tiền khác nhau việc phân loại trên phần mềm và sử dụng mã vạch in, dán lên từng sản phẩm sẽ tiết kiệm được đến 80% thời gian xử lý giao dịch.
Khi mua khách hàng chỉ cần chọn đồ, nhiều cửa hàng sẽ niêm yết cả giá bán cho khách xem và khi thanh toán nhân viên chỉ cần quét mã vạch để lấy thông tin và thực hiện thanh toán in bill cho khách. Thiết bị đi đôi với máy in mã vạch chính là mát quét mã vạch. Máy quét mã vạch dùng để đọc các mã sản phẩm, thông qua phần mềm quản lý sẽ cung cấp thông tin sản phẩm, hiển thị giá bán để nhân viên nhanh chóng thanh toán cho khách.
- Máy in hoá đơn: Máy in này có công dụng in ra hóa đơn và danh sách các sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng sử dụng. Máy in hóa đơn thuộc dòng máy in nhiệt, không cần mực in, tốc độ in lại rất nhanh. Khách hàng thường hay kiểm tra lại xem các sản phẩm, dịch vụ đó đã đúng và đủ chưa nên việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng và máy in sẽ cho ra được danh sách chinh xác và nhanh chóng, nâng cao chất lượng phục vụ của cửa hàng. Tất cả các dòng sản phẩm phần mềm quản lý bán lẻ bao gồm MISA eShop đều có thể tích hợp.
- Két tiền: Két tiền là thiết bị mà hầu hết các cửa hàng bán lẻ đều có. Két tiền được kết nối với máy in hóa đơn, khi giao dịch hoàn tất hóa đơn được in, két tiền mới được mở ra để nhân viên thu ngân nhận tiền và trả tiền thừa cho khách. Các hoạt động của két tiền đều được lưu lại trên hệ thống của phần mềm quản lý vì vậy chủ shop có thể check lại các lần mở két của nhân viên. Cũng giống như máy in hoá đơn, MISA eShop có thể kết nối tới két tiền và tự động mở két tiền khi thao tác hoàn thành đơn hàng thanh toán tại quầy.
- Cân điện tử: Đây không phải là thiết bị cửa hàng nào cũng cần có nhưng MISA eShop đã tích hợp kết nối cân điện tử để phục vụ cho các siêu thị bán hàng thực phẩm. Khách hàng chọn số lượng theo nhu cầu ăn uống và khối lượng này sẽ được cân điện tử tính toán chính xác sau đó in ra một barcode để dán vào sản phẩm. Khi thanh toán tại quầy nhân viên thu ngân chỉ việc quét mã này, hệ thống sẽ cho ra khối lượng chính xác ứng với đó là giá tiền phải thanh toán.
- Máy tính, máy tính bảng, điện thoại: Đây là các thiết bị cơ bản mà hầu hết các các cửa hàng bán lẻ đều có. Thực tế đây đều là các thiết bị vô cùng bình thường và thường là chính thiết bị cá nhân của chủ cửa hàng hoặc nhân viên. Các thiết bị máy tinhs, máy tính bảng, điện thoại thông minh đều có thể download ứng dụng MISA eShop bán hàng, MISA eShop tư vấn và MISA eShop quản lý trên các chợ ứng dụng của Android và IOS.
5.2. Phần mềm KiotViet
Phần mềm bán hàng KiotViet được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ KiotViet. Phần mềm được thiết kế với đầy đủ các itnsh năng hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và dễ dàng.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm bán hàng KiotViet:
- Quản lý đa dạng các thuộc tính của sản phẩm: size số, màu sắc, trọng lượng, kích thước, chất liệu…
- Hệ thống báo cáo doanh thu, lợi nhuận được cập nhật tự động
- Hỗ trợ thiết lập nhiều chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng như Tích điểm thưởng, lưu trữ thông tin khách, voucher, thẻ giảm giá
- Tích hợp và quản lý bán hàng đa kênh: mạng xã hội, webiste, sàn TMĐT…
Giá phần mềm quản lý bán hàng KiotViet:
- Gói hỗ trợ: 200.000VNĐ/1 tháng, dành cho những mô hình kinh doanh nhỏ tối đa 3 người dùng.
- Gói chuyên nghiệp: 290.000 VNĐ/1 tháng, dành cho những mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, không giới hạn người dùng.
- Gói cao cấp: 490.000 VNĐ/1 tháng, dành cho những mô hình kinh doanh lớn, phức tạp cần nhiều dịch vụ cao cấp, không giới hạn người dùng.
5.3. Phần mềm Sapo
Phần mềm bán hàng Sapo được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo (Sapo Technology JSC). Sapo hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ quản lý hiệu quả từ cửa hàng truyền thống đến các kênh bán hàng trực tuyến. Với đầy đủ tính năng quản lý bán hàng, Sapo giúp bạn quản lý bán hàng đa kênh từ trực tiếp (cửa hàng) cho đến online (website, sàn TMĐT,…) trên một nền tảng hiệu quả hơn.
Bảng giá phần mềm quản lý bán hàng Sapo:
- Gói Starup: 249.000đ/tháng dành cho mô hình kinh doanh nhỏ
- Gói Pro: 399.000đ/tháng
- Gói Omni Plus: 899.000đ/tháng
*Lưu ý: Bảng giá chưa bao gồm phí khởi tạo 1.000.000đ đối với gói dịch vụ Start Up, 1.500.000đ đối với gói Pro và 2.000.000đ với gói Omni Plus.
5.4. Phần mềm Nhanh.vn
Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn do Công ty cổ phần NHANH.VN phát triển là một trong những giải pháp toàn diện trong lĩnh vực bán lẻ. Các tính năng bán hàng phù hợp với đa dạng mô hình kinh kinh doanh từ cửa hàng đơn đến chuỗi cửa hàng và bán hàng đa kênh.
Phần mềm có nhiều tính năng hữu ích như quản lý kho hàng, quản lý đơn hàng, quản lý khách hàng, quản lý doanh thu và thu chi, báo cáo chi tiết, tích hợp thanh toán trực tuyến và nhiều hơn nữa.
Tham khảo bảng giá phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn:
- Gói POS basic: 250.000 VNĐ/tháng/cửa hàng, dành cho khách hàng khởi nghiệp mới kinh doanh, giới hạn 5 người dùng.
- Gói POS Pro: 550.000 VNĐ/tháng/ cửa hàng, dành cho cửa hàng chuyên nghiệp, chuỗi cửa hàng, không giới hạn người dùng.
- Gói Omnichannel: 550.000 VNĐ/tháng/cửa hàng, dành cho cửa hàng bán hàng đa kênh, không giới hạn người dùng.
5.5. Phần mềm Haravan
Xuất phát từ nền tảng xây dựng website bán hàng chuyên nghiệp, Haravan đã phát triển Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh Haravan giúp chủ cửa hàng dễ dàng thiết lập các chiến dịch marketing, website bán hàng, kết nối các sàn TMĐT, tự động hóa quy trình bán hàng từ thanh toán cho đến vận chuyển và kiểm soát hàng tồn kho.
Một số tính năng nổi bật của Haravan:
- Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất.
- Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến.
- Tích hợp 12 cổng thanh toán phổ biến (MoMo, Payoo, VNPay,…)
- Cung cấp hệ thống báo cáo doanh thu, lãi lỗ
Giá nền tảng quản lý bán hàng đa kênh Haravan:
- Gói Standard : 300.000 VNĐ/tháng/cửa hàng
- Gói Omni Pro: 680.000 VNĐ/tháng/2 cửa hàng
- Gói Omni Advanced: 800.000 VNĐ/tháng/2 cửa hàng
6. Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Mỗi phần mềm quản lý bán hàng sẽ có giao diện, thao tác điều hướng và trải nghiệm người dùng riêng. Tuy nhiên các phần mềm đều được xây dựng thông qua quá trình nghiên cứu, phân tích từng nghiệp vụ của đa dạng các mô hình cửa hàng, nên các tính năng trên các phần mềm quản lý bán hàng đều hướng về một mục đích chung là giải quyết tốt các bài toán gặp phải khi bán hàng.
Bài viết này sẽ sử dụng giao diện của sản phẩm MISA eShop được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA để làm căn cứ ví dụ cho về hướng dẫn sử dụng.
6.1. Hướng dẫn thiết lập ban đầu cho phần mềm quản lý bán hàng
Dễ dàng đăng ký tạo tài khoản dùng thử phần mềm quản lý bán hàng, sau đó bạn thực hiện các thao tác thiết lập ban đầu cho cửa hàng.
Sau khi dùng thử các tính năng, bạn có thể liên hệ đặt mua, thanh toán và tiến đến bước thiết lập ban đầu. Các bước thiết lập chính bao gồm:
- Cài đặt phần mềm bán hàng tại cửa hàng
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng, phần mềm quản lý bán hàng có thể được cài đặt cho máy PC/POS, máy tính bảng, máy điện thoại. Bên cạnh đó, bạn nên cài đặt ứng dụng quản lý trên điện thoại để theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng.
- Cài đặt và thiết lập máy in hoá đơn
Máy in là thiết bị vô cùng quan trọng trong việc vận hành của thu ngân. Thông tin trên hoá đơn sẽ giúp người quản lý lưu lại bằng chứng về các hoạt động mua bán hàng hoá. Việc cài đặt và thiết lập máy in cũng không quá phức tạp và cửa hàng cũng sẽ được đơn vị cung ứng hỗ trợ cài đặt.
- Đăng ký tài khoản và khai báo thông tin ban đầu cho cửa hàng
Quá trình thiết lập và khai báo thông tin ban đầu là cách thức đưa dữ liệu đầu vào của sản phẩm và quy trình bán hàng hiện tại vào phần mềm.Trong quá trình này, quản lý hoặc chủ cửa hàng thực hiện khai báo danh mục hàng hoá, in tem mã, khai báo nhân viên.
- Đăng ký tài khoản và khai báo thông tin ban đầu cho chuỗi cửa hàng
Quá trình thiết lập và khai báo thông tin ban đầu tương tự như cửa hàng đơn lẻ. Tuy nhiên, vai trò quản lý hệ thống sẽ cần bổ sung thêm thông tin về kho tổng, chuyển đổi phần mềm từ quy mô cửa hàng đơn lẻ thành dạng chuỗi, thiết lập quy tắc đánh số chứng từ, thiết lập các tiện ích bổ sung khi mua hàng/bán hàng như: cho phép thu ngân giảm giá trực tiếp khi tính tiền, cho phép thu ngân xử lý đơn hàng của thu ngân khác, cho phép đổi trả trong vòng bao nhiêu ngày từ thời điểm bán, thống kê hàng hoá bán chạy trong bao nhiêu ngày. Các thiết lập này sẽ phụ thuộc vào quy chế của chuỗi cửa hàng để áp dụng một cách phù hợp trên phần mềm.
6.2. Hướng dẫn thao tác thu ngân, tính tiền trên phần mềm quản lý bán hàng
Các phần mềm quản lý bán hàng uy tín trên thị trường xây dựng nghiệp vụ thu ngân vô cùng chi tiết với các hình thức tính tiền dựa trên các nhu cầu khác nhau của khách hàng. Có thể liệt kê được những nghiệp vụ quan trọng nhất mà một phần mềm bán hàng cần đáp ứng được cho vai trò thu ngân:
- Mở ca làm việc
- Tư vấn bán hàng
- Thu tiền và in hoá đơn
- Theo dõi danh sách hoá đơn
- Đổi trả hàng mua
- Lập yêu cầu điều chuyển xin hàng từ chi nhánh khác
- Lập yêu cầu điều chuyển trước khi lấy hàng từ chi nhánh khác
- Tiếp nhận xử lý đơn hàng đa kênh
- Kết thúc ca làm việc.
Bên cạnh đó, nhân viên thu ngân cũng cần phải xác định được phương thức giao hàng cho khách để có thể xây dựng nghiệp vụ. Thông thường có 02 hình thức bán hàng chủ yếu:
Bán hàng trực tiếp tại điểm bán: Với nhu cầu mua hàng này của khách hàng, nhân viên thu ngân thực hiện trên 03 bước: Chọn mặt hàng khách mua, Nhập thông tin khách hàng, Tính và thu tiền.
- Bước 1 – Chọn mặt hàng khách mua: thu ngân có thể lựa chọn sản phẩm trên danh mục sản phẩm của cửa hàng hoặc quét mã vạch/nhập mã vạch.
- Bước 2 – Nhập thông tin khách hàng: tìm kiếm khách hàng thông qua Số điện thoại, hoặc bổ sung thông tin nếu khách hàng đến mua lần đầu, áp dụng chương trình khuyến mại cho khách, áp voucher thẻ giảm giá cho khách hàng.
- Bước 3 – Tính và thu tiền: lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với mong muốn của khách hàng: tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, ghi nợ. Sau khi ấn hoàn thành, phần mềm sẽ tự động lưu và in hoá đơn.
Bán hàng theo hình thức giao hàng: Với nhu cầu mua hàng này của khách hàng, nhân viên thu ngân thực hiện theo 03 bước: Lập đơn giao hàng – Giao hàng – Theo dõi quá trình giao hàng
- Bước 1 – Lập đơn giao hàng: các bước lựa chọn sản phẩm tương tự với việc bán hàng trực tiếp tại điểm bán. Tuy nhiên cần bổ sung thông tin giao hàng bao gồm thông tin người nhận, tiền đặt cọc nếu có, hoặc phương án thu hộ (COD), đối tác giao hàng (lựa chọn cá nhân shipper hoặc tổ chức Viettel, J&T, Vietnam Post). Tuỳ từng trường hợp giao hàng ngay hay chờ giao hàng thì thu ngân sẽ lựa chọn các phương thức giao hàng hay lưu sổ giao hàng phù hợp.
- Bước 2 – Giao hàng: Sau khi đã lập đơn giao hàng, cửa hàng sẽ đóng gói và chờ đối tác đến lấy hàng giao. Nhân viên thu ngân thực hiện các thao tác nhập liệu và quan sát tình trạng shipper hay nhân viên bưu cục đến nhận đơn và tình trạng đơn hàng chuyển đi.
- Bước 3 – Theo dõi quá trình giao hàng: Khi đã hoàn thiện các bước lập đơn giao hàng và ấn xác nhận. Thu ngân có thể theo dõi trên tình trạng giao hàng của từng đơn. Sau khi đơn hàng được giao thành công, nhân viên thu ngân cần xác nhận trên phần mềm để hoàn tất đơn hàng. Ngược lại, nếu đơn hàng thất bại, nhân viên thu ngân yêu cầu chuyển hoàn trả cửa hàng và cập nhật phí giao hàng trả thêm đối tác giao hàng.
6.3. Hướng dẫn nghiệp vụ tư vấn bán hàng trên phần mềm quản lý
Ở một số cửa hàng quy mô lớn, vị trí thu ngân thường cố định tại khu vực thanh toán trong khi sản phẩm cần nhân viên bán hàng túc trực ở mọi vị trí để tư vấn cho khách hàng. Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng hoàn toàn có thể đáp ứng được nghiệp vụ này bằng cách kết nối điện thoại cá nhân của nhân viên tư vấn hoặc hệ thống máy tính bảng của cửa hàng với phần mềm.
Nhân viên tư vấn có thể xem số lượng hàng tồn kho để tư vấn bán hàng nhanh chóng và chính xác cho khách hàng, giảm thiểu thời gian di chuyển giữa khu vực bán hàng và khu vực kho chỉ để tìm kiếm sản phẩm bán hàng trong kho. Với nghiệp vụ tư vấn bán hàng này, thông tin về tồn kho luôn hiển thị và tìm kiếm dễ dàng trên thiết bị cá nhân của nhân viên tư vấn.
Một nghiệp vụ dành cho nhân viên tư vấn bán hàng chính là thao tác tạo đơn hàng trên ứng dụng và gửi về cho thu ngân. Với nghiệp vụ này, khách hàng có thể mang giỏ hàng xuống để thu ngân kiểm hàng và tiến hành thanh toán.
6.4. Hướng dẫn nghiệp vụ bán buôn trên phần mềm quản lý bán hàng
Bán buôn là một trong những giải pháp bán hàng quan trọng của cửa hàng và chuỗi cửa hàng. Giúp chủ cửa hàng giải quyết tồn kho, xoay vòng vốn nhanh hơn, đồng thời xây dựng mối quan hệ với đối tác mua buôn để tối đa hoá hiệu quả kinh doanh.
Không phải phần mềm quản lý bán hàng nào cũng tích hợp nghiệp vụ bán buôn, tuy nhiên phần lớn các đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng có uy tín như MISA eShop đều đã tích hợp nghiệp vụ này trên hệ thống giải pháp của mình. Những nghiệp vụ bán buôn mà phần mềm MISA eShop cung cấp:
- Thiết lập bảng giá bán buôn
- Lập hoá đơn bán buôn
- Lập đơn giao hàng bán buôn
- Đổi trả hàng mua
- Nhập khẩu danh sách hàng hoá khi thiết lập bảng giá
Về cơ bản nghiệp vụ bán buôn trên phần mềm quản lý bán hàng là hình thức thiết lập nhiều bảng giá khác nhau cho nhiều nhóm sản phẩm khác nhau và nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Với mỗi bảng giá, có thể đặt tên để xác định hoàn cảnh áp dụng bảng giá phù hợp.
Bên cạnh đó phần mềm quản lý bán hàng cần phải giải quyết được quyền sửa bảng giá để áp dụng cho nhiều cấp bậc và bộ phận nhân sự. Cuối cùng, với từng sản phẩm, phần mềm quản lý bán buôn cần hỗ trợ điều chỉnh giá cho riêng sản phẩm đó, để mang tới nhiều chính sách bán hàng phù hợp cho từng khách hàng. Công thức tính giá bán buôn có thể được xây dựng theo các công thức giá bán lẻ trừ đi % nhất định, giá mua + % nhất dịnh và tự động đặt giá sản phẩm thủ công.
6.5. Hướng dẫn nghiệp vụ chăm sóc khách hàng
Một số cửa hàng muốn đầu tư quảng cáo thu hút khách hàng mới nhưng ngân sách không cho phép. Đổ nhiều tiền vào quảng cáo nhưng doanh số vẫn dậm chân tại chỗ. Trong khi tình hình dịch bệnh phức tạp, cửa hàng gặp khó khăn trong việc quản lý khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới.
Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nghiệp vụ quản lý & chăm sóc khách hàng sẽ giúp cửa hàng bán lẻ, shop online:
– Thu hút 100% khách hàng thông qua các minigame như vòng quay may mắn
– Chi phí tiếp cận khách hàng cũ bằng 0Đ thông qua tin nhắn messenger, zalo chat
– Giảm 50% chi phí quảng cáo, in ấn banner, voucher, thẻ cứng tích điểm thông qua hình thức gửi ưu đãi điện tử qua Zalo, Messenger
– Cơ hội gia tăng tới 25% doanh thu ngay trong tháng đầu sử dụng
Dùng thử miễn phí Nghiệp vụ quản lý & chăm sóc khách hàng MISA Lomas – cơ hội gia tăng 25% doanh thu ngay trong tháng đầu sử dụng:
6.6. Hướng dẫn nghiệp vụ quản lý trên phần mềm quản lý bán hàng
Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ chủ cửa hàng kinh doanh tốt hơn. Chính vì thế, nghiệp vụ quản lý là nghiệp vụ quan trọng nhất một phần mềm quản lý bán hàng cần phải đáp ứng được cho cửa hàng hay chuỗi cửa hàng. Dưới đây là các nghiệp vụ quản lý bắt buộc phải có trên một phần mềm quản lý bán hàng:
- Quản lý mua hàng
Quản lý mua hàng thường bao gồm các nghiệp vụ nhập hàng ghi nợ nhà cung cấp, thanh toán ngay với nhà cung cấp, trả lại hàng mua giảm trừ công nợ, nhà cung cấp thanh toán ngay khi trả lại hàng mua và lập phiếu đặt hàng.
- Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho thường bao gồm các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, nhập tồn kho ban đầu, theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho, kiểm kê kho, lệnh điều chuyển, tính lại giá xuất kho, khai báo kho, chuyển kho, thu ngân lập yêu cầu điều chuyển.
- Quản lý quỹ tiền mặt
Quản lý quỹ tiền mặt thường bao gồm các nghiệp vụ: thu tiền mặt, chi tiền mặt, kiểm kê quỹ tiền mặt, theo dõi thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, nhập số dư ban đầu quỹ tiền.
- Quản lý quỹ tiền gửi
Quản lý quỹ tiền gửi thường bao gồm các nghiệp vụ: thu tiền gửi, chi tiền gửi, đối chiếu ngân hàng, theo dõi thu, chi, tồn quỹ tiền gửi.
- Nghiệp vụ tổng hợp chi phí
Nghiệp vụ tổng hợp chi phí thường bao gồm thu thập, phân tích và báo cáo các chi phí trong quá trình vận hành cửa hàng.
- Quản lý nhân viên
Quản lý nhân viên thường bao gồm các nghiệp vụ: nhật ký truy cập giúp quản lý cửa hàng theo dõi những ai đang theo dõi với dữ liệu của cửa hàng, quản lý vai trò giúp kiểm soát nhân viên trong cửa hàng và phân công công việc cụ thể, quảy lý nhân viên giúp quản lý cửa hàng khao báo thông tin nhân viên trên phần mềm.
- Nghiệp vụ quản lý khách hàng
Quản lý khách hàng thường bao gồm các nghiệp vụ: khai báo khách hàng, khai báo nhóm khách hàng, khai báo hạng thẻ, nhập số dư công nợ đầu kỳ của khách hàng và nhập khẩu danh sách khách hàng từ file Excel.
- Nghiệp vụ quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp thường bao gồm các nghiệp vụ: nhập số dư công nợ đầu kỳ của nhà cung cấp, khai báo nhóm nhà cung cấp, nhập khẩu danh sách nhà cung cấp từ file Excel, trả nợ nhà cung cấp, theo dõi công nợ nhà cung cấp.
- Nghiệp vụ kho tổng
Quản lý kho tổng là nghiệp vụ dành cho cửa hàng hoạt động theo mô hình dạng chuỗi có văn phòng tổng. Các hoạt động mua/nhập hàng sẽ thực hiện tại văn phòng tổng và sau đó phân phối đến các cửa hàng con.
- Nghiệp vụ quản lý chuỗi đại lý nhượng quyền
Quản lý chuỗi đại lý nhượng quyền dành cho các hệ thống mở rộng chuỗi cửa hàng theo hướng nhượng quyền, thường bao gồm các nghiệp vụ khai báo danh sách đại lý, quản lý tình trạng hợp đồng và báo cáo đại lý.
- Nghiệp vụ chuyển quy mô cửa hàng sang dạng chuỗi
Chuyển đổi quy mô cửa hàng sang dạng chuỗi dành cho các mô hình kinh doanh muốn phát triển nhân rộng số lượng cửa hàng, thường bao gồm các nghiệp vụ khai báo danh sách các cửa hàng trong chuỗi và quản lý các hoạt động mua hàng, bán hàng cho riêng từng cửa hàng.
- Nghiệp vụ nộp báo cáo cho Trung Tâm Thương Mại
Trong trường hợp cửa hàng hoạt động trong Trung Tâm Thương Mại theo hình thức chia sẻ doanh thu. Báo cáo cho Trung Tâm Thương Mại bao gồm các nghiệp vụ xuất khẩu dữ liệu và gửi báo cáo.
- Nghiệp vụ kết nối phần mềm kế toán
Không có nhiều phần mềm quản lý bán lẻ có thể kết nối với phần mềm kế toán do sự phức tạp về mặt kỹ thuật. Thông thường các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán lẻ phải kết nối với đơn vị cung cấp giải pháp kế toán thứ 3 để tìm kiếm giải pháp kết nối. Trên thị trường chỉ có duy nhất MISA eShop có thể kết nối thuận tiện, nhanh chóng với các giải pháp kế toán được cung cấp bởi MISA bao gồm: AMIS Kế toán và SME.NET
- Nghiệp vụ Marketing
Trong thời đại 4.0, một trong những yếu tố quan trọng nhất của Marketing là thu thập, bảo vệ và khai thác dữ liệu khách hàng. Để làm được điều nay, các đơn vị phát hành phần mềm quản lý bán lẻ phát triển thêm nghiệp vụ chăm sóc khách hàng. Nghiệp vụ này tập trung vào việc khai thác khách hàng để lại thông tin, chăm sóc khách hàng cũ qua các kênh Marketing 0 đồng như tin nhắn Facebook hay Zalo.
- Nghiệp vụ quản lý đối tác giao hàng
Đây là nghiệp vụ áp dụng cho các cửa hàng và hệ thống có năng lực bán hàng online hoặc bán hàng đa kênh, có số lượng đơn hàng vận chuyển nội thành, ngoại thành và toàn quốc nhiều. Nghiệp vụ quản lý đối tác giao hàng giúp đánh giá năng lực các đơn vị vận chuyển, ra quyết định lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp cho từng địa phương.
- Nghiệp vụ theo dõi tình hình kinh doanh
Đây là nghiệp vụ quan trọng, được các chủ cửa hàng và quản lý hệ thống đặc biệt quan tâm. Nghiệp vụ theo dõi tình hình kinh doanh giúp người quản lý đánh giá được tình hình mua hàng, tình hình kinh doanh, quỹ tiền, tình hình bán hàng, lợi nhuận, tồn kho và công nợ.
- Nghiệp vụ quản lý hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử là giải pháp tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian và lưu trữ hoá đơn an toàn. Hoá đơn điện tử bao gồm các loại: hoá đơn xuất khẩu, hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng vv… Thông thường chỉ có các cửa hàng lớn hoặc hệ thống cửa hàng thường quan tâm tới nghiệp vụ này. Trên thị trường hiện nay có MISA meInvoice cung cấp giải pháp Hoá Đơn Điện Tử cho khách hàng.
7. Tạm kết
Phần mềm quản lý bán hàng là công cụ không thể thiếu trong thời địa số hóa hiện nay. Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý kho hàng, chăm sóc khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí. Lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp mang lại nhiều lợi ích lâu dài giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường.
Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của phần mềm quản lý bán hàng và lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!
