Việc sử dụng hóa đơn bán lẻ khi thanh toán cho khách hàng giúp cửa hàng tổng hợp doanh thu dễ dàng và chính xác hơn, tránh nhầm lẫn trong quản lý tài chính và phòng gian lận từ nhân viên. Vậy hóa đơn bán lẻ có tầm quan trọng như thế nào, xu hướng sử dụng hóa đơn bán lẻ tại các shop bán lẻ ra sao? Tất cả sẽ được bật mí ngay dưới đây.
1, Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là loại hóa đơn được người bán xuất cho người mua, giúp chứng minh giao dịch giữa người mua với người bán và không có giá trị nhiều về mặt pháp lý. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ lại có vai trò cực kì quan trọng tại các cửa hàng, hộ kinh doanh cá thể, đặc biệt có ý nghĩa quan trọng tại các shop thời trang.
2, Lợi ích của hóa đơn bán lẻ đối với shop thời trang
Hóa đơn bán lẻ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý tài chính tại cửa hàng. Dễ thấy nhiều trường hợp khách hàng dù không cần hóa đơn, thu ngân vẫn phải xuất hóa đơn khi thanh toán cho khách hàng. Và ý nghĩa của việc làm ấy không phải ai cũng hiểu. Nếu biết được tầm quan trọng của hóa đơn bán lẻ, bạn sẽ có câu trả lời.
Thứ nhất, hóa đơn bán lẻ giúp tổng hợp doanh thu trong ngày chính xác. Cuối mỗi ca làm việc hay cuối mỗi ngày, các cửa hàng bán lẻ thường tổng hợp lại ngày hôm đó họ đã bán được những gì, doanh thu bao nhiêu, những mặt hàng nào đã được bán ra. Và việc tổng hợp hóa đơn bán trong ngày sẽ cho bạn con số chính xác nhất về tổng doanh thu bán hàng, số sản phẩm đã bán và số khách hàng ghé mua trong ngày.
Thứ 2, hóa đơn bán lẻ giúp quản lý nhân viên chặt chẽ, tránh tình trạng thu ngân gian lận. Việc không hiếm thấy tại các cửa hàng, đó là hao hụt về tài chính, hàng hóa hoặc khách hàng bị mua hàng đắt hơn giá thông thường. Một trong những nguyên nhân gây ra điều đó là nhân viên thu ngân gian lận bằng cách bán hàng nhưng không xuất hóa đơn, bán cho khách hàng với giá cao hơn để bỏ tiền vào túi riêng. Khi sử dụng hóa đơn bán lẻ và yêu cầu thu ngân lập hóa đơn kể cả khi khách hàng không cần, quản lý có thể quản lý sát sao hơn, giảm trình trạng thu ngân gian lận.
Thứ 3, hóa đơn bán lẻ là minh chứng mua hàng tại shop, giúp shop thời trang căn cứ vào đó để thực hiện việc đổi trả cho khách hàng.
Đọc thêm: 5 loại báo cáo mà cửa hàng nên có để gia tăng lợi nhuận
3, Xu hướng sử dụng hóa đơn bán lẻ tại các shop thời trang
Hiện nay, hóa đơn bán lẻ đang được sử dụng rất phổ biến tại các shop thời trang. Hơn 90% cửa hàng có sử dụng hóa đơn đều là loại hóa đơn giấy, được cửa hàng tự in hoặc hoặc mua sẵn thành quyển. Chi phí mua hoặc in ấn hóa đơn bình quân mỗi tháng dao động từ 400.000đ – 3 triệu đồng tại mỗi cửa hàng, tùy thuộc vào lượng khách và số đơn hàng bán trong tháng.
Với chi phí ngày càng tăng lên, thói quen mua sắm của khách hàng cũng thay đổi. Họ ngại phải mang tiền mặt trong người, cũng lười cầm theo hóa đơn giấy sau mỗi lần mua hàng, sử dụng hóa đơn giấy nay đang dần được thay thế. Trước tiên là các doanh nghiệp. Trong năm 2019, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội và TP. HCM đã buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch.
Xu hướng chuyển từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử trong bán lẻ cũng nằm trong xu hướng chung của thị trường. Trên thế giới, hóa đơn điện tử đã được áp dụng từ cách đây vài năm. Với nhiều lợi ích đem lại, Việt Nam cũng đã bắt đầu triển khai hóa đơn điện tử và nó trở thành xu hướng tất yếu trong kinh doanh bán lẻ những năm tới đây.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử trong bán lẻ:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, sử dụng hóa đơn giấy
- Nhanh chóng, chính xác, tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng sau khi thanh toán
- Hệ thống hóa các quy trình quản lý doanh thu – hàng hóa – khách hàng tại shop bán lẻ
Đọc thêm: Kinh nghiệm quản lý cửa hàng quần áo cực hiệu quả
4, Hóa đơn bán lẻ có những nội dung gì?
Mỗi hóa đơn mua hàng dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử đều cần thể hiện những nội dung sau:
- Thông tin khách hàng
- Tên mặt hàng, đơn giá, số lượng hàng và tổng số tiền thanh toán
- Tên cửa hàng, địa chỉ, thông tin liên lạc như số điện thoại, website…
- Nếu là cá nhân bán hàng, cần có thông tin người bán.
- Thời gian mua bán, giao dịch
Ngoài ra, một số hóa đơn bán lẻ còn thể hiện các thông tin khác như hình thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản/thanh toán thé), chữ kí của người mua/người bán, số tiền được chiết khấu, tên người thu ngân,…
Đọc thêm: 5 điểm ưu việt của phần mềm quản lý shop quần áo MISA eShop
5, Mua hóa đơn bán lẻ cho shop thời trang ở đâu?
Đối với hóa đơn giấy, cửa hàng thời trang thường sử dụng 2 loại hóa đơn là hóa đơn quyển (mua sẵn) hoặc hóa đơn tự in (khổ nhỏ). Hóa đơn tự in được sử dụng phổ biến hơn.
Nếu là hóa đơn giấy mua sẵn, bạn có thể mua tại các cửa hàng photocopy hoặc các tiệm văn phòng phẩm, nhà sách.
Nếu là hóa đơn tự in, bạn chỉ cần mua giấy in (theo cuộn), mực in và một chiếc máy in chất lượng. Giấy in và mực in bạn cũng có thể tìm mua tại các cửa hàng văn phòng phẩm hoặc nhà sách,…
Đối với hóa đơn điện tử, tại Việt Nam hiện nay có các đơn vị bán hóa đơn điện tử, nhưng chủ yếu đối tượng phục vụ là các doanh nghiệp. Với cửa hàng bán lẻ hay shop thời trang, hóa đơn điện tử thường không được bán riêng mà được tích hợp vào phần mềm quản lý bán hàng, là một tính năng mà khi sử dụng phần mềm, cửa hàng sẽ được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí.
Hiện nay, MISA eShop là phần mềm quản lý bán hàng thời trang duy nhất trên thị trường có tính năng tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Sau khi khách hàng thanh toán, các shop thời trang sử dụng ứng dụng 5Shop được tích hợp với MISA eShop sẽ tự động gửi hóa đơn điện tử cho họ không mất phí. Bằng cách này, khách hàng có thể thấy được sự chuyên nghiệp trong bán hàng, cửa hàng cũng tiết kiệm được rất nhiều chi phí, đồng thời cũng quản lý dòng tiền một cách chặt chẽ hơn.
Để sử dụng tính năng tự động gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng và nhiều nghiệp vụ quản lý khác, chủ shop thời trang có thể trải nghiệm 15 ngày miễn phí MISA eShop bằng cách đăng kí ngay dưới đây:
