Xử lý đơn hàng trên Lazada đúng cách, đúng quy trình tránh việc giao hàng chậm trễ, mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên, nhiều nhà bán hàng mới chưa biết cách xử lý đơn hàng trên Seller Center đúng cách, ảnh hưởng đến lượt hiển thị và uy tín của shop. Bài viết này, MISA sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp, mời anh chị theo dõi.
1. Tầm quan trọng và ảnh hưởng của quy trình xử lý đơn hàng trên Lazada
1.1. Quy trình xử lý đơn hàng đúng cách
Nhận đơn hàng > Chọn sản phẩm và in danh sách đơn hàng > Đóng gói và dán tem vận chuyển > Click sẵn sàng giao để báo cho đơn vị vận chuyển > Bàn giao cho đơn vị vận chuyển, đảm bảo quét mã vạch
1.2. Nếu quy trình không được tuân thủ sẽ ảnh hưởng:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn kém, ảnh hưởng đến xếp hạng NBH và tỷ lệ chuyển đổi
- Cam kết sẵn sàng giao sớm dẫn tới sự thiếu hiệu quả cho Đơn vị vận chuyển. Việc lấy hàng có thể bị chậm 1-2 ngày, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Trong đó nhà bán hàng cần chú ý đến 2 tình trạng giao hàng:
Sẵn sàng giao là một trạng thái được sử dụng để thông báo bưu kiện được đóng gói và sẵn sàng để bàn giao. Khi nhấp chọn, hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến bên vận chuyển thứ 3 đến lấy hàng hoặc thông báo đến bên vận chuyển rằng NBH sẽ mang bưu kiện đến địa điểm kho hàng được chỉ định.
Sẵn sàng giao sớm là khi NBH click vào Sẵn sàng giao trước khi bưu kiện được đóng gói và chưa sẵn sàng gia cho đơn vị vận chuyển, hoặc thậm chí sản phẩm đã hết hàng. Việc sẵn sàng giao sớm sẽ dẫn đến các tình trạng như:
- Phí vận chuyển cao
- Trải nghiệm mua sắm tiêu cực cho khách hàng vì tình trạng đơn hàng thiếu chính xác
- Bị nhận xét, đánh giá thấp từ khách hàng
1.3. Làm thế nào để tránh tình trạng Sẵn sàng giao sớm
- Đảm bảo hàng tồn của bạn luôn được cập nhật đúng (tránh tình trạng hủy đơn hàng)
- Xử lý đúng quy trình: In tem vận chuyển gói hàng > Đóng gói sản phẩm và dán tem vận chuyển lên gói hàng > Cập nhật trạng thái đơn hàng để thông báo phía vận chuyển
- Có thể dẫn đến việc chậm trễ xử lý đơn hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua hàng
2. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý đơn hàng trên Lazada
Bước 1: Truy cập Seller Center > Đơn hàng > Đơn đặt hàng
Trên đây anh chị quản lý được tất cả đơn hàng, đơn hàng chưa thanh toán, đang xử lý, đóng gói và bàn giao, đang giao hàng, đã giao hàng, đơn đã hủy, đã trả hàng.
Lưu ý đối với đơn hàng mới, bạn cần xử lý và giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển trước thời gian hoàn thành đơn hàng:
Bước 2: Kiểm tra đơn hàng và chọn sản phẩm tương ứng. Tiến hành đóng gói đúng quy định giúp bảo vệ tính nguyên vẹn của sản phẩm và tăng uy tín cho gian hàng.
Một số mẹo đóng gói sản phẩm trên Lazada:
Bước 3: In tem vận chuyển và dán ngoài kiện hàng
Một số quy định in tem vận chuyển:
- Khổ giấy A4, A5 hoặc tối thiểu A6
- Giấy in mới, màu trắng
- Đảm bảo chất lượng in ấn rõ nét
Bước 4: Chuyển trạng thái đơn hàng thành “Sẵn sàng giao” và tiến hành giao cho đơn vị vận chuyển
Nếu đơn hàng phát sinh trước 14h hàng ngày thì bạn cần hoàn tất các bước trên trong cùng ngày hôm đó. Nếu đơn hàng phát sinh sau 14h, bạn có thể xử lý trong ngày tiếp theo, nhưng không quá 24h tính từ thời điểm phát sinh đơn hàng.
Đọc thêm một số bài viết về kinh nghiệm bán hàng nghìn đơn Lazada:
>> Bí kíp bán hàng nghìn đơn trên Lazada
>> Những lưu ý để không bị khóa shop khi bán hàng trên Lazada
3. Mẹo xây dựng quy trình xử lý đơn hàng trên Lazada hiệu quả
3.1. Đảm bảo luôn cập nhật hàng tồn
Thường xuyên kiểm tra kho hàng trực tuyến và đảm bảo chính sách tồn kho thực tế với kho hàng trên sàn.
Thay vì quản lý tồn kho thủ công bằng excel, sổ sách rồi cập nhật bằng tay trên Seller Center anh chị chủ shop nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng online MISA OCM. Mỗi khi có giao dịch phát sinh, số lượng sản phẩm sẽ được tự động cộng/trừ trên phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát chính xác hàng hóa trong kho.
Anh chị dễ dàng biết được mặt hàng nào sắp hết hay tồn kho quá lâu để bạn có kế hoạch nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. Tiết kiệm thời gian để tập trung vào việc vận hành cửa hàng.
Đăng ký tạo tài khoản dùng thử 15 ngày miễn phí tại đây:
3.2. Tiếp nhận các đơn hàng online càng nhanh càng tốt
Anh chị nền kiểm tra đơn hàng mới hàng ngày tại Seller Center > Đơn hàng & đánh giá > Quản lý đơn hàng. Tất cả đơn hàng mới sẽ hiển thị, các đơn hàng đã được mua sẽ được gắn nhấn Đang xử lý.
Nếu để đơn hàng trong tình trạng chờ xử lý quá lâu, điều này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả bán hàng của bạn. Khách hàng luôn mong đợi nhận được hàng nhanh chóng.
Trong quá trình lấy hàng cần chú ý:
- Đặt số lượng tối thiểu của sản phẩm mà bạn cần có
- Đánh dấu các hạng mục cần được bổ sung hoặc thay thế, ví dụ sản phẩm hay gặp vấn đề hoặc được tiêu thụ nhanh
- Loại bỏ dần các mặt hàng như hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc áp dụng giảm giá cho các mặt hàng đã qua mùa, hết trend
- Đặt ra ưu tiên cho những loại hàng trong kho: sản phẩm giá trị cao, sản phẩm giá trị vừa phải, sản phẩm giá trị thấp
3.3. Duy trì kho hàng ngăn nắp để dễ dàng tìm kiếm hàng hóa trong lúc đóng gói
Đối với shop nhiều mặt hàng, nên vẽ sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa để nhân viên tiện lấy hàng. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì cập nhật vào sơ đồ kho ví dụ kệ A, kệ , kệ C…
Trước khi nhập hàng, kho có trách nhiệm sắp xếp mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng. Hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhành tránh va chạm, đổ vỡ… đặc biệt đối với một số hàng gia dụng, đời sống.
Các khu vực dễ có nước mưa hắt khi mưa lớn phải để hàng hoá trên palet hoặc kê trên cao (tối thiểu 30 cm so với mặt đất) hạn chế tình trạng ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
3.4. Điều chỉnh cài đặt máy in chính xác cho kích thước tem vận chuyển
Nên sử dụng máy in nhiệt để in đơn để có quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp. Một số vấn đề khi in hóa đơn, lấy hàng, gói hàng mà anh chị chủ shop thường gặp như
- Mã vạch không rõ ràng, bị mờ hoặc hỏng
- Nhãn vận chuyển bị thiếu mã vạch
- Nhãn vận chuyển bị nhàu, gấp lại
- Lấy hàng không đúng yêu cầu của khách
- Không kiểm tra kỹ sản phẩm như hàng sắp hết hạn, bị trầy xước,…
3.5. Tuân thủ các quy định giao hàng cho đơn vị vận chuyển
Nhà vận chuyển có thể không chấp nhận bưu kiện của bạn nếu thông tin vận đơn không rõ ràng, gói hàng to/cồng kềnh hơn dự kiến, các kiện hàng không được đóng gói một cách hợp lý. Do đó, NBH cần lưu ý:
- Tuân theo các nguyên tắc đóng gói để bưu kiện của bạn sẽ được chấp nhận
- Chỉ cung cấp các bưu kiện được chỉ định giao cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
- Vân đơn được đặt cẩn thận ở trung tâm bề mặt rộng nhất của bưu kiện
- Khi bàn giao hàng cần giao, chỉ thông báo cho nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển nhận các bưu kiện của bạn sau khi bạn đã đóng gói
- Đảm bảo rằng nhà cung cấp vận chuyển sẽ scan và xác nhận số lượng bưu kiện cuối cùng trùng khớp với xác nhận của bạn
4. Tổng kết
Để xử lý đơn hàng kịp thời anh chị cần truy cập thường xuyên vào Quản lý đơn hàng trên Seller Center. Việc xử lý đơn hàng đúng quy trình sẽ giúp anh chị gia tăng doanh doanh số, tăng uy tín shop. Chúc anh chị kinh doanh thành công!
Đừng quên truy cập blog của MISA eShop để không bỏ lỡ những thông tin, xu hướng và kinh nghiệm bán hàng đa kênh hiệu quả.
