Quản lý tồn kho đồng bộ giúp chủ shop bán lẻ cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa, phân phối sản phẩm. Đồng thời giảm chi phí (nhân lực, thời gian, tiền bạc) và tăng năng suất kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp giải pháp quản lý tồn kho đồng bộ của hơn 9.000 shop bán lẻ để anh chị chủ shop áp dụng cho cửa hàng của mình.
1. Những khó khăn trong quản lý hàng tồn kho thường gặp ở 90% shop bán lẻ
1.1. Mất nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa
Với những mặt hàng nhập về số lượng lớn, nhân viên không sắp xếp và phân loại dẫn đến tình trạng tìm kiếm mất thời gian. Nhiều cửa hàng để hàng hóa lẫn lộn, không tư vấn đúng tình trạng sản phẩm (còn/hết) hoặc sau khi giới thiệu cho khách hàng thì để lộn xộn. Lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.
Do vậy, hàng hóa khi được nhập kho cần được sắp xếp khoa học. Một vài bí quyết như:
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho
- Mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng
- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất
- Quản lý hàng hóa bằng mã SKU
>> Quản lý sản phẩm bằng mã vạch không lo thất thoát
1.2. Đa dạng hàng hóa không quản lý tồn kho chính xác
Tình trạng này thường diễn ra tại các shop. Việc kiểm kê kho theo cách truyền thống tốn nhiều thời gian nên hầu hết nhân viên kho thường rất sợ việc. Chủ cửa hàng không có thời gian giám sát trong quá trình quản lý kho nên dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa.
Đối với những shop bán hàng trên nhiều kênh (offline và online), việc đồng bộ quản lý kho gặp nhiều khó khăn. Đa số các chủ shop thường chia kho riêng trên từng kênh để thống kê. Như vậy, rất khó để nắm bắt kịp thời tình trạng của sản phẩm. Khách hàng đặt đơn trên sàn nhưng tồn kho thực tế không có để gửi khách hàng, bạn phải báo khách hủy đơn, shop dễ bị phạt sao quả tạ của sàn TMĐT.
Làm thế nào để quản lý tồn kho đồng bộ. Hơn 15.000 chủ shop đã chia sẻ bí quyết sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, cụ thể:
- Đối với những sản phẩm đã có sẵn mã vạch anh chị dùng máy quét mã vạch hoặc máy POS mini cầm tay để kiểm tra tồn kho chính xác.
- Đối với những sản phẩm chưa có sẵn mã vạch, anh chị khai báo thông tin trên phần mềm để tự động sinh mã vạch.
- Trong trường hợp anh chị không muốn quản lý bằng mã vạch có thể quản lý bằng tên sản phẩm.
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng được hơn 15.000 chủ shop tin dùng tại đây:
1.3. Tốn chi phí đầu tư trang thiết bị, nhân viên
Nhiều shop bán lẻ bỏ ra chi phí lớn để thuê kho, giá kệ để chứa sản phẩm, thuê nhân viên kiểm kho. Tuy nhiên, vẫn không có hiệu quả. Khi nhập hàng thì kiểm tra lại vẫn có nhầm lẫn. Khi tư vấn sản phẩm tra cứu thông tin mất nhiều thời gian. Tùy thuộc vào ngân sách và nhu cầu quản lý anh chị chọn những thiết bị bán hàng phù hợp.
Đọc thêm:
>> Quản lý kho bằng excel và phần mềm, chọn cái nào hơn?
>> Hậu quả của thất thoát hàng hóa và giải pháp khắc phục
2. Một số bí quyết duy trì mức tồn kho an toàn
Mức tồn kho an toàn được xem như giới hạn cảnh báo cho chủ cửa hàng với 2 mức cơ bản:
– Thứ nhất là mức giới hạn tối thiểu số lượng hàng hóa trong kho: Chủ cửa hàng phải bổ sung hàng hóa để mức tồn kho không bao giờ thấp hơn giới hạn đó. Kịp thời phục vụ nhu cầu mua sắm của khách hàng.
– Thứ hai là mức giới hạn tối đa: Chủ cửa hàng phải kiểm soát số lượng hàng tồn thấp hơn con số đó. Tránh tình trạng hàng hóa ứ đọng. Đặc biệt đối với các sản phẩm quần áo và phụ kiện sẽ rất nhanh lỗi thời, không đáp ứng thị hiếu của khách hàng.
Dưới đây là một số cách để duy trì kho ở mức độ an toàn:
- Sắp xếp sản phẩm khoa học
- Đối với những hàng hóa nhanh hỏng thì cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước
- Trang bị các thiết bị cơ bản trong kho hàng: giá, kệ hàng, máy đọc mã vạch,…
- Tối ưu hóa lưu trữ thông qua sử dụng các thiết bị công nghệ
Anh chị đọc thêm về cách Hạn chế thất thoát hàng hóa quần áo nhờ quy trình quản lý kho hiệu quả
3. Phần mềm MISA eShop – giải pháp quản lý kho đồng bộ
Có nhiều cách để quản lý kho hàng như quản lý sổ sách, excel. Tuy nhiên để quản lý kho đồng bộ thì cần sự trợ giúp của phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Quản lý kho trên phần mềm giúp quản lý cửa hàng theo dõi và tính toán tự động số lượng tồn kho, tình hình xuất/nhập kho để từ đó đưa ra các quyết định, chính sách bán hàng phù hợp. Tránh được các sai sót và phòng ngừa gian lận.
Phần mềm quản lý cửa hàng thời trang MISA eShop là sản phẩm của công ty cổ phần MISA. So với các phần mềm khác trên thị trường, MISA eShop đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý kho đồng bộ được 15.000 shop bán lẻ tin dùng. Cùng tìm hiểu những tính ưu việt của phần mềm trong quản lý kho nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung.
4.1. Đảm bảo các nghiệp vụ quản lý kho hàng hóa
– Khai báo kho: Khai báo các kho hàng lưu trữ trong trường hợp cửa hàng quản lý hàng hóa tại nhiều kho khác nhau.
– Nhập tồn kho ban đầu: Với hàng hóa đã có trước khi sử dụng phần mềm, có thể khai báo trực tiếp hàng hóa tồn kho hoặc chuyển hàng hóa tồn kho cửa hàng đang quản lý trên file excel vào MISA eShop.
– Nhập kho: Nhân viên có thể quét mã vạch để tự động cập nhật số lượng vào chứng từ.
– Xuất kho: Hàng hóa có đơn gia nhập kho khác nhau. MISA eShop tự động trình đơn giá xuất kho theo công thức nhập trước xuất sau.
– Chuyển kho: Đối với cửa hàng có nhiều kho, khi phát sinh nghiệp vụ chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác, nhân viên có thể ghi lại việc chuyển kho nội bộ này trên MISA eShop để quản lý tồn kho một cách chính xác.
– Kiểm kê kho chính xác.
4.2. Điều chuyển kho linh hoạt giữa các chi nhánh trong chuỗi
Đối với cửa hàng dạng chuỗi, MISA eShop còn hỗ trợ chức năng điều chuyển hàng hóa từ cửa hàng này sang cửa hàng khác trong chuỗi. Đồng thời hỗ trợ theo dõi và quản lý danh sách các phiếu nhập kho. Dễ dàng chuyển chứng từ từ phần mềm bán hàng MISA eShop sang phần mềm kế toán để hạch toán, báo cáo thuế chính xác. Tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu chứng từ.
- Chứng từ mua hàng; Trả lại hàng mua.
- Hóa đơn tài chính; Chứng từ bán hàng; Chứng từ đổi trả
- Chứng từ thu/chi tiền mặt
- Chứng từ thu/chi tiền gửi
- Chứng từ nhập/xuất/chuyển kho
4.3. Quản lý nhân viên tham gia vào nghiệp vụ quản lý kho
MISA eShop cho phép chủ cửa hàng bán lẻ phân quyền cho nhân viên trong hoạt động quản lý kho. Các vị trí nhân viên kiểm kho, nhân viên xuất kho sẽ có những vai trò riêng. Việc khai báo thông tin người thực hiện giúp chủa cửa hàng nắm bắt được hoạt động của nhân viên. Tránh tình trạng gian lận, thất thoát hàng hóa.
MISA eShop hỗ trợ:
- Phân quyền hoạt động và vai trò của nhân viên: thu ngân, bán hàng, quản lý cửa hàng, thu ngân kiêm điều chuyển,…
- Thống kê chính xác doanh thu của từng nhân viên theo tháng để thuận tiện trong việc tính lương nhân viên.
- Nhật ký truy cập giúp quản lý cửa hàng xem được những ai đã thao tác với dữ liệu của cửa hàng, thực hiện việc gì, vào thời gian nào,…
- Nếu bạn kinh doanh chuỗi cửa hàng, có thể phân quyền cho nhân viên được xem hoặc không được xem số lượng hàng hóa tồn kho hàng hóa tại các cửa hàng khác
Hy vọng những thông tin MISA eShop chia sẻ ở trên sẽ giúp các chủ shop bán lẻ lựa chọn được giải pháp quản lý tồn kho đồng bộ hiệu quả hơn, giảm thất thoát và gia tăng doanh số.
Đăng ký 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop quản lý tồn kho đồng bộ, tránh thất thoát tại đây:
Có thể bạn quan tâm:
>> Chiến lược thúc đẩy bán hàng trong 3 tháng cho shop thời trang
>> 3 phương pháp tăng doanh thu hiệu quả nhất cho shop thời trang
