Việc tích hợp phần mềm quản lý bán hàng với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán sẽ tạo nên hệ sinh thái quản lý khép kín, chuyên nghiệp. Không chỉ giúp kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ tiết kiệm thời gian, công sức mà anh chị chủ quản lý dễ dàng theo dõi, giám sát và có những quyết định kinh doanh kịp thời. Tuy nhiên, trên thị trường sẽ có những phần mềm quản lý bán hàng KHÔNG TÍCH HỢP được hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán. Nhiều anh chị chủ phân vân chưa biết lựa chọn giải pháp quản lý bán hàng nào, cần chú ý gì về việc liên thông dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng với phần mềm hóa đơn điện tử. Để giúp anh chị chủ cửa hàng, chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp hiểu rõ hơn, cùng tìm hiểu về hệ sinh thái MISA bài viết dưới đây của MISA eShop.
1. Những khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng không tích hợp được hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng hóa , cung ứng dịch vụ, được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên máy tính tiền của hộ kinh doanh, doanh nghiệp đã được cấp MST trong quá trình bán hàng, cung cấp sản phẩm/dịch vụ.
Phần mềm kế toán là ứng dụng hỗ trợ xử lý các công việc của nhân viên kế toán hộ kinh doanh, doanh nghiệp giúp thực hiện tự động và có hệ thống các nghiệp vụ kế toán thường ngày như khai thuế, hạch toán chứng từ, xử lý và thanh toán các khoản nợ (công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp…). Sử dụng phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp trong việc làm báo cáo tài chính và đưa ra dự báo tiền mặt khi cần thiết.
Như vậy, hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán là trợ thủ đắc lực không thể thiếu đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ, Bộ Tài chính tiếp tục đẩy mạnh đồng bộ các giải pháp đẩy mạnh hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như thời trang phụ kiện, mỹ phẩm, siêu thị, vật liệu xây dựng, đồ nội thất, thuốc tân dược… PHẢI sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
Việc đồng bộ kết nối dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán là YÊU CẦU CẤP THIẾT của hộ kinh doanh, doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại.
Tuy nhiên, qua khảo sát nhiều cửa hàng bán lẻ đã sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhưng phần mềm KHÔNG HỖ TRỢ lập hóa đơn điện tử, KHÔNG HỖ TRỢ truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế để hạch toán chứng từ.
Điều này sẽ dẫn đến một số khó khăn sau:
- Thiếu tính linh hoạt: Khi phần mềm không kết nối với phần mềm kế toán, anh chị sẽ phải thủ công nhập dữ liệu từ một phần mềm sang phần mềm kế toán, điều này tốn thời gian và có thể dẫn đến sai sót.
- Rủi ro sai sót: Việc nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót do con người, như việc nhập sai số liệu, dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính và quản lý tài chính.
- Tăng chi phí và thời gian: Việc thủ công nhập dữ liệu từ một phần mềm sang phần mềm kế toán hoặc hóa đơn điện tử tốn thời gian và tăng chi phí do phải có nhân sự làm công việc này hoặc phải thuê kế toán dịch vụ.
- Thiếu tính tự động hóa: Khi không có kết nối giữa các phần mềm, anh chị sẽ phải thủ công thực hiện các bước nhập dữ liệu và xử lý thông tin, thiếu tính tự động hóa trong quá trình làm việc.
- Thiếu tính chính xác: Việc thủ công nhập dữ liệu có thể dẫn đến sai sót và thiếu chính xác trong quá trình xử lý thông tin, làm ảnh hưởng đến quá trình quản lý và ra quyết định của doanh nghiệp.
Giải pháp đề xuất
| Trường hợp 1: Đối với cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp ĐÃ SỬ DỤNG phần mềm bán hàng nhưng không liên thông dữ liệu xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền, hạch toán chứng từ thủ công | Trường hợp 2: Đối với cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp CHƯA SỬ DỤNG phần mềm quản lý bán hàng |
| Chuyển đổi sang phần mềm quản lý bán hàng bán kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối với phần mềm kế toán để hạch toán chứng từ. | Nên triển khai ngay phần mềm quản lý bán hàng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán tạp nên hệ sinh thái quản lý vận hành khép kín.
|
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng liên thông dữ liệu với phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán
Phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán là những trợ thủ đắc lực không thể thiếu đối với kinh doanh bán lẻ, đặc biệt là hộ kinh doanh, doanh nghiệp. Việc sử dụng các phần mềm có liên thông dữ liệu sẽ mang đến những lợi ích vô cùng to lớn đối với kế toán, anh chị chủ doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh:
- Tiết kiệm thời gian:
Khi phần mềm quản lý bán hàng liên thông dữ liệu với phần mềm kế toán, dữ liệu sẽ tự động được chuyển đổi và cập nhật mà không cần phải thủ công nhập liệu, giúp tiết kiệm thời gian cho người dùng.
Liên thông dữ liệu với hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn điện tử trên máy tính tiền và gửi cho khách hàng ngay trên phần bán hàng mà không nhập lại toàn bộ thông tin hóa đơn để phát hành. Tiết kiệm chi phí, an toàn, nhanh chóng và bảo vệ môi trường.
- Chính xác và đáng tin cậy:
Việc kết nối dữ liệu giữa các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử giúp loại bỏ hoặc giảm thiểu sai sót do con người trong quá trình nhập dữ liệu. Từ đó tăng tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin.
- Tự động hóa quy trình:
Khi dữ liệu liên thông, tự động hạch toán các hóa đơn, chứng từ mua bán hàng hóa dịch vụ, chứng từ thu – chi, nhập xuất kho giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu sự can thiệp của con người.
- Quản lý tài chính hiệu quả:
Việc kết nối dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán giúp cung cấp thông tin tài chính chính xác và kịp thời. Hộ kinh doanh, doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
- Tăng cường sự linh hoạt:
Khi dữ liệu liên thông, người dùng có thể dễ dàng truy cập và xử lý thông tin từ ba phần mềm một cách linh hoạt, giúp tăng cường sự linh hoạt trong quá trình quản lý doanh nghiệp.
Đặc biệt khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng kết nối với hóa đơn điên tử, bạn sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh sai sót do hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được gửi vào cuối ngày chứ không phải gửi từng hóa đơn như loại hóa đơn có mã thông thường. Tại một điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách nhanah chóng, thuận tiện.
Thực tế, sử dụng và tích hợp 3 phần mềm: phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử của cùng một đơn vị cung cấp sẽ mang đến rất nhiều thuận lợi cho người dùng như: dễ dàng nhận hỗ trợ khi gặp khó khăn từ một đầu mối, hệ thống dữ liệu kế toán được lưu trữ an toàn trên cùng một server hoặc được miễn phí tích hợp giữa ba phần mềm từ nhà cung cấp.
Do đó trước khi lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng, cửa hàng, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần tìm hiểu kỹ đơn vị cung cấp và phần mềm để chọn được giải pháp phù hợp nhất.
Hiện tại, Công ty Cổ phần MISA là một trong những đơn vị đã và đang triển khai hiệu quả những giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả qua những giải pháp phần mềm kế toán AMIS ACT, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop. Dữ liệu giữa các phần mềm liên thông, kết nối trực tiếp với nhau nên rất dễ xử lý.
3. Cực tiện khi phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop kế nối với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử MISA
Thuộc hệ sinh thái MISA, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đã kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice, phần mềm kế toán MISA AMIS.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh bán lẻ thời trang, mỹ phẩm, siêu thị mini, vật liệu xây dựng, đồ nội thất… có thể dễ dàng triển khai và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách dễ dàng. Đồng thời tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. Đáp ứng đầy đủ tính năng trong quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế.
Mời anh chị chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp xem video hướng dẫn chi thiết xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm MISA eShop tại đây:
>> Hotline mua hàng và tư vấn chi tiết: 090 488 5833
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop ngoài những tính năng nghiệp vụ cơ bản trong quản lý – bán hàng – báo cáo, anh chị còn được trải nghiệm những tính năng ưu việt khi sử dụng hệ sinh thái phần mềm của MISA:
- Lấy dữ liệu bán hàng từ MISA eShop và tự động ghi sổ kế toán trên MISA AMIS Kế toán Hộ kinh doanh theo đúng quy định, tiết kiệm thời gian nhập liệu 2 lần và đảm bảo tối đa chính xác.
- Đầy đủ hệ thống chứng từ kế toán: Phiếu thu; Phiếu chi; Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Bảng thanh toán tiền lương nhân viên; Hóa đơn; Giấy nộp tiền vào NSNN; Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của ngân hàng; Ủy nhiệm chi.
- Tự động lấy số liệu ghi sổ sách kế toán, báo cáo chính xác, kịp thời, đảm bảo tính pháp lý và hỗ trợ chủ kinh doanh theo dõi tình hình kinh doanh của hộ chi tiết.
- Kiểm tra và xử lý hóa đơn đầu vào, phát hành hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn có mã sang cơ quan thuế.
| Hướng dẫn kết nối MISA eShop với phần mềm kế toán MISA AMIS | TẠI ĐÂY |
| Hướng dẫn kết nối MISA eShop với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice | TẠI ĐÂY |
Cực tiện MISA eShop kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử MISA. Cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm ngay:
4. Tạm kết
Như vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tích hợp hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán sẽ mang lại nhiều lợi ích cho anh chị chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ. Từ việc nâng cao hiệu hiệu suất làm việc, tiết kiệm chi phí đến việc dễ dàng theo dõi quá trình và kết quả làm việc. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên đã giúp anh chị có phương án triển khai giải pháp quản lý bán hàng phù hợp nhất, tiết kiệm chi phí và tiện lợi.
