So với quản lý cửa hàng bằng sổ sách, quản lý bán hàng bằng excel giúp bạn tính toán chính xác giá trị tồn kho, lỗ lãi hơn với phương pháp thủ công. Ở bài viết này, MISA eShop xin đưa ra một số ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel, đồng thời tặng bạn miễn phí file excel dùng để quản lý bán hàng hiệu quả.
Đọc thêm:
>> Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất 2019
>> Cách đặt mã sản phẩm quần áo dễ dàng tra cứu và quản lý
1. Ưu – nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng excel
Không ít cửa hàng dùng excel để quản lý kho, doanh thu, lợi nhuận, đặc biệt những người mới bắt đầu kinh doanh. Các nghiệp vụ quản lý cơ bản trên file excel như thông tin đơn hàng, đối soát quyết toán, thông tin sản phẩm, khách hàng, công nợ, doanh thu, lợi nhuận… Điều này chứng minh sự hữu ích của những hàm tính excel trong việc quản lý bán hàng.
Tuy nhiên, trong những năm gần đây, quản lý bằng excel dần bị thay thế bởi những phần mềm quản lý bán hàng thông minh. Dưới đây là ưu nhược điểm khi dùng excel để quản lý bán hàng.
Quản lý bán hàng bằng ecxel vừa có ưu điểm, nhưng cũng tồn tại nhiều nhược điểm
1.1. Ưu điểm
Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, cửa hàng có thể nhận được nhiều lợi ích hơn so với quản lý bán hàng bằng sổ sách. Chẳng hạn như:
- Quản lý thông tin hàng hóa, xuất – nhập – tồn kho chính xác hơn
- Số tiền về doanh thu, chí phí, lợi nhuận được tính rõ ràng, chính xác hơn. Ít xảy ra nhầm lẫn hơn so với sổ sách
- File excel không phụ thuộc vào nhà phát triển nào nên bạn có thể dễ dàng thêm các trường mới, hàm nhập phù hợp với nhu cầu quản lý
So với phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường, sử dụng Excel giúp tiết kiệm chi phí hơn.
Tham khảo thêm các bài viết chia sẻ về phần mềm quản lý bán hàng của MISA eShop:
>> Phần mềm quản lý bán hàng giày dép đơn giản dễ dùng.
>> Phần mềm quản lý cửa hàng hoa và quà tặng chuyên nghiệp.
>> Phần mềm bán hàng mẹ và bé MISA eShop.
1.2. Nhược điểm
So với phương pháp thủ công như sổ sách, sử dụng file excel để quản lý khiến bạn tốn 1 khoản chi phí đầu tư laptop hoặc máy tính PC. Ngoài ra, khi sử dụng excel còn có một số nhược điểm khác như:
- Với các file chứa quá nhiều dữ liệu, thi thao tác trên máy tính dễ gặp phải tình trạng treo, đơ máy. Khi cửa hàng đông khách thường sẽ gây gián đoạn công việc, đồng thời dễ xảy ra tình trạng quên trừ đi số lượng hàng xuất bán.
- Yêu cầu nhân viên bán hàng, nhân viên kế toán cần có trình độ nhất định để sử dụng excel – quản lý thông tin bán hàng.
- Không thể quản lý từ xa do thông tin, dữ liệu chỉ tập trung tại máy tính được cài đặt file excel.
- Dễ bị mất dữ liệu bán hàng khi máy tính gặp virus hoặc bị hỏng.
- Hạn chế chức năng quản lý so với các phần mềm quản lý bán hàng hiện có trên thị trường như tích điểm khách hàng, quản lý giao hàng, quản lý bán hàng online, phân quyền vai trò nhân viên…
2. Xu hướng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thay thế quản lý bằng excel tại các shop bán lẻ
Quản lý bằng excel dần bị thay thế bởi nhiều phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp
Không chỉ shop quần áo, đa số các cửa hàng bán lẻ khác như giày dép, phụ kiện thời trang, phụ kiện điện thoại, cửa hàng vật tư, cửa hàng xe máy, linh kiện điện tử – điện máy, phụ tùng ô tô, siêu thị, tạp hóa, cửa hàng thuốc… đều đang có xu hướng chuyển đổi cách quản lý. Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng ngày càng phổ biến bởi nhiều tính năng phần mềm quản lý bằng excel không đáp ứng được.
So với sử dụng excel, phần mềm quản lý bán hàng mang đến nhiều lợi ích hơn cho cửa hàng và chủ shop:
- Tiết kiệm chi phí vận hành cửa hàng do quản lý chặt chẽ, khoa học.
- Tiện lợi khi chủ cửa hàng có thể quản lý shop mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet.
- Dùng ổn định khi không kết nối mạng, mọi thay đổi sẽ được cập nhật tức thời khi có kết nối mạng trở lại.
- Giảm thất thoát, giảm lãng phí, tránh gian lận từ nhân viên.
- Nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng…
Trên đây là một số thông tin giúp bạn có thể quản lý bán hàng tốt hơn cho dù có hay không sử dụng file excel để quản lý bán hàng. Dù quản lý bằng excel, ghi chép sổ hay dùng phần mềm quản lý bán hàng thì việc sát sao trong hoạt động quản lý cũng là điều cần thiết giúp bạn điều hành cửa hàng tốt hơn.
Dưới đây, MISA eShop xin dành tặng bạn file quản lý bán hàng bằng excel để quản lý các nghiệp vụ kho, hàng hóa và lỗ lãi tại cửa hàng. Để lại ngay email để nhận tài liệu miễn phí nhé! 
