Kinh doanh bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm như thời trang phụ kiện, mỹ phẩm, đồ chơi.. sẽ cần phải xuất hóa đơn bán lẻ phục vụ công tác kiểm soát, lưu trữ và đối chiếu. Một số tình huống đổi/trả hàng hoặc bảo hành sản phẩm sẽ cần có hóa đơn làm cơ sở. Cùng tìm hiểu về hóa đơn bán lẻ và bí quyết quản lý hóa đơn chuẩn chỉnh qua bài viết sau.
I. Hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là chứng từ kế toán người bán xuất cho người mua trong quá trình giao dịch mua bán phẩm hoặc dịch vụ từ một cửa hàng bán lẻ.
Hóa đơn này chứa thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ mua, giá cả, số lượng, tổng cộng và thông tin thanh toán. Đây là một phần quan trọng của quá trình bán hàng và có thể được sử dụng để theo dõi doanh số bán hàng, quản lý hàng tồn kho và tạo báo cáo tài chính. Hóa đơn bán lẻ trên thực tế không có nhiều giá trị về pháp lý hay thuế.
Theo Điều 16 và Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014, người bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn cho người mua nếu tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên. Trong trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) và ghi rõ lý do để đảm bảo quá trình mua bán diễn ra minh bạch.
| Hóa đơn bán lẻ viết tay | Hóa đơn in ấn |
 |
 |
II. Phân loại hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ
2.1. Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Loại hóa đơn chỉ có 01 liên duy nhất. Người bán giao cho người mua để dễ dàng nắm bắt được danh sách số lượng hàng hóa, giá cả, tổng tiền. Vừa đảm bảo kiểm kê hàng hóa vừa tạo được sự minh bạch cho giao dịch.
Mẫu 01 liên có kích thước tương ứng với đa dạng các khổ giấy khác nhau tùy theo nhu cầu sử dụng và được in thành cuốn, dễ dàng xe ra khi bán hàng.
2.2. Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Loại hóa đơn có 2 liên với 2 màu hoàn toàn khác nhau, trong đó liên 1 sẽ được giao cho khách hàng và liên 2 (bản sao) do cửa hàng giữ.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên được sử dụng đối với các doanh nghiệp, cửa hàng có chính sách bảo hành, đổi trả sản phẩm đã mua và cần lưu lại thông tin để đối chiếu về sau. Hóa đơn sẽ được đánh số và liên 1, liên 2 sẽ được đánh số giống nhau để việc đối chiếu thông tin được dễ dàng hơn.
2.3. Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Loại hóa đơn có 3 liên bao gồm liên 1 là bản chính và liên 2, liên 3 là bản sao của liên 1. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi người bán phải giao chứng từ cho một bên thứ ba ngoài người mua, chẳng hạn như đơn vị vận chuyển trung gian.
III. Thế nào là hóa đơn bán lẻ đúng chuẩn? Mẫu hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ mới nhất
Hóa đơn bán lẻ cần được lập tại thời điểm phát sinh giao dịch giữa người mua và người bán. Tuân thủ các quy định, yêu cầu của pháp luật địa phương về hóa đơn và thuế. Hóa đơn đã viết không được tẩy xóa hay sửa chữa, phải sử dụng cùng một màu mực và không phai để có thể đáp ứng yêu cầu lưu trữ.
Một hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần có các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của người bán và người mua.
- Mã số thuế của người bán (nếu có).
- Số hóa đơn, ngày bán và thời gian giao hàng.
- Mô tả chi tiết về các mặt hàng hoặc dịch vụ được bán, bao gồm số lượng, đơn giá và tổng cộng.
- Tổng số tiền phải thanh toán và phương thức thanh toán.
- Chữ ký của người bán hoặc nhân viên bán hàng.
IV. Bí quyết xuất hóa đơn và quản lý hóa đơn bán lẻ chuyên nghiệp
Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop do Công ty Cổ phần MISA phát hành với đầy đủ các tính năng quản lý, bán hàng cho shop thời trang phụ kiện, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất gia dụng, cửa hàng hoa, tạp hóa/siêu thị…
- Quản lý kho hàng hóa theo danh mục, phân loại chi tiết từng sản phẩm theo những đặc tính như màu sắc, size số, kích thước, chất liệu, hạn sử dụng…
- Theo dõi số lượng tồn kho từng mặt hàng, kiểm kho thuận tiện. Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, cập nhật chính xác đến từng phút…
- Kết nối dễ dàng với nhiều thiết bị bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, két tiền, máy bán hàng cầm tay… giúp khâu bán hàng nhanh chóng hơn.
- In hóa đơn tự động. Khách mua hàng có thể kiểm tra lại sản phẩm, giá tiền trên hóa đơn và giữ lại hóa đơn để được đổi/ trả hàng khi cần thiết.
Mẫu hóa đơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm trên MISA eShop được linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của chủ cửa hàng.
- Chọn khổ giấy: Tùy vào máy in hóa đơn của cửa hàng để chọn khổ giấy in tương ứng: A4, A5, K57 hoặc K80
- Căn chỉnh lề trái, phải, trên, dưới
- Tùy chỉnh logo, tên cửa hàng
- Chọn số liên
Mọi hóa đơn, giao dịch bán hàng sẽ được tự động lưu trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop giúp bạn chủ động quản lý và có cơ sở đối chiếu khi có vấn đề phát sinh sau bán.
Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh kinh doanh các ngành hàng như thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa/siêu thị mini, đồ chơi, nội thất & gia dụng, điện tử điện máy, vật liệu xây dựng… có hoạt động cung cấp hàng hóa đến trực tiếp người tiêu dùng thì cần xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Nằm trong hệ sinh thái phần mềm của Công ty Cổ phần MISA, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đã kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice hỗ trợ anh chị chủ shop xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy bán hàng cho khách hàng. Đồng thời kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.
Xem chi tiết tính năng và cách kết nối MISA eShop với MISA meInvoice, cách xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền TẠI ĐÂY.
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop quản lý – tính tiền – xuất hóa đơn điện tử từ máy POS tiện lợi:
V. Tạm kết
Trên đây là những bí quyết quản lý hóa đơn bán lẻ chuẩn chỉnh. Hy vọng rằng những chia sẻ trên của MISA eShop sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn và tối ưu vận hành một cách hiệu quả nhất.
