Nhiều cửa hàng bán lẻ, đặc biệt là những mô hình nhỏ đang lựa chọn quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel do khá dễ dùng và miễn phí. Tuy nhiên, sử dụng excel cũng có nhiều rủi ro trong việc lưu trữ và bảo mật thông tin. Vậy thì nên hay không, quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel? Nếu như không thì có giải pháp nào thích hợp để thay thế và giải quyết những bất cập khi sử dụng excel? Câu trả lời sẽ có ngay dưới đây.
Đọc thêm:
>> Quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả cho cửa hàng bán lẻ
>> 7 cách quản lý chăm sóc khách hàng tiềm năng cho chủ shop
1. Nên hay không quản lý chăm sóc khách hàng bằng excel?
1.1. Ưu điểm
- Có thể lưu trữ thông tin khách hàng theo nhiều trường thông tin khác nhau, tùy thuộc nhu cầu sử dụng của cửa hàng
- Tính toán và tổng hợp dữ liệu theo các hàm có sẵn trong excel
- Excel là chương trình có sẵn trên hầu hết tất cả PC/latop hiện nay, về cơ bản mọi người đều có thể sử dụng
- Hoàn toàn miễn phí, phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ và bán các mặt hàng đơn giản, số lượng đơn hàng mỗi ngày không nhiều.
1.2. Nhược điểm
- Dữ liệu lưu trữ không được an toàn và bảo mật: Excel được cài đặt sẵn trên máy, nếu như không có biện pháp bảo mật thì khi có người khác mở máy tính của bạn, họ sẽ dễ dàng mở và đọc được các file dữ liệu. Bên cạnh đó, các file dữ liệu rất có thể bị mất, không phục hồi được nếu máy tính bị nhiễm virus, bị hỏng. Các thông tin khách hàng, dữ liệu thu chi lưu trên file cũng biến mất theo. Do đó, khi bạn làm trên file Excel, bạn nên kết nối với Drive để đảm bảo an toàn cho các dữ liệu của cửa hàng.
- Dữ liệu trên file không được đồng bộ: Các bộ phận khác nhau như nhân viên thu ngân, tư vấn bán hàng, chăm sóc khách hàng,… không thể cùng làm việc trên 1 hệ thống. Muốn đối chiếu dữ liệu với nhau phải làm thủ công và rất dễ bỏ sót.
- Các hàm trong Excel phức tạp: Excel là một chương trình khá phổ biến những không phải ai cũng có thể sử dụng thuần thục, đặc biệt là các hàm tính toán. Điều này gây rắc rối cho những chủ cửa hàng không thông thạo đối với Excel, việc tính toán tổng hợp dữ liệu trở nên khó khăn hơn.
- Dung lượng sử dụng bị giới hạn: Khi file Excel càng nặng, tốc độ xử lý thông tin sẽ diễn ra càng chậm, chuyện treo máy khi đang sử dụng là rất phổ biến. Từ đó, công việc cũng sẽ chậm theo và không đạt được hiệu quả như mong muốn.
1.3. Vậy thì có nên hay không sử dụng excel để quản lý chăm sóc khách hàng?
Trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay thì việc quản lý chăm sóc khách hàng thủ công bằng excel đã trở thành hạn chế trong kinh doanh của các cửa hàng. Đặc biệt nếu muốn phát triển hơn, mở rộng quy mô cho cửa hàng mình thì việc ứng dụng phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng sẽ trở thành tất yếu.
Đừng để việc cắt giảm một chút chi phí mua phần mềm ảnh hưởng đến toàn bộ hiệu suất kinh doanh của cả cửa hàng. Thực chất chút chi phí đó bỏ ra rất có thể sẽ đem lại lợi nhuận không nhỏ khi công việc quản lý chăm sóc khách hàng diễn ra thuận lợi.
>> MISA Lomas – Giải pháp chăm sóc và giữ chân khách hàng
2. Quản lý thông tin khách hàng toàn diện bằng phần mềm
Phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ xây dựng các quy trình và chiến lược tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng nhằm mục tiêu tối đa hóa giá trị, mối quan hệ và lòng trung thành của khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng bằng phần mềm là lựa chọn tối ưu, đang rất phổ biến ở nhiều cửa hàng. Vậy ưu điểm của việc quản lý bằng phần mềm so với Excel là gì? Câu trả lời chính là:
- Lưu trữ lượng thông tin khổng lồ và bảo mật
- Quản lý tập trung có hệ thống
- Tiết kiệm nguồn lực
2.1. Lưu trữ lượng thông tin khổng lồ và bảo mật
Các phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng cho phép lưu trữ lượng dữ liệu lớn, gần như là vô tận qua nhiều năm. Đặc biệt nên lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm uy tín để được bảo mật và hỗ trợ 24/7 giải quyết những tình huống phát sinh, như vậy sẽ không phải lo lắng về việc mất dữ liệu của cửa hàng.
Các phần mềm được xây dựng bằng hệ thống đăng nhập tài khoản và phân quyền theo chức năng, vai trò nên sẽ giảm tối đa rủi ro mất cắp, rò rỉ dữ liệu như khi quản lý khách hàng bằng excel.
2.2. Quản lý tập trung có hệ thống
Với việc nhập liệu thủ công và lưu trữ bằng excel thì khó tránh khỏi sai sót: Lỗi trùng lặp, thông tin khách hàng quá lâu nên khó tìm, khó sửa, sử dụng nhiều trường thông tin khiến người nhập dễ nhầm lẫn,… Chưa kể đến việc những vị trí khác nhau như thu ngân, nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc nếu quản lý kiểu offline như này sẽ bị chồng chéo thông tin với nhau, không đồng bộ.
Ngược lại khi sử dụng phần mềm sẽ giúp lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng kiểm soát và quản lý. Với phần mềm các thông tin khách hàng, có thể lưu đầy đủ theo các trường đã cài đặt sẵn. Nhờ đó, việc tra cứu thật dễ dàng, khi cần tìm thông tin khách hàng, chỉ cần vài cú nhấp chuột, từ khóa liên quan là đã tìm ngay ra thông tin cần.
Tất cả dữ liệu được quản lý trên một hệ thống tập trung nên nhiều nhân viên cùng sử dụng cũng không bị ảnh hưởng. Và có thể cập nhật tức thời để các thông tin có giá trị sử dụng cao hơn.
2.3. Tiết kiệm nguồn lực
Một khi đã sử dụng phần mềm, thời gian và công sức cho việc nhập liệu, truy xuất dữ liệu sẽ được giảm tối đa. Đặc biệt với các cửa hàng bán hàng đa kênh hay chuỗi cửa hàng, các nguồn khách hàng từ các kênh không cần phải nhập lại mà có thể phối hợp sủ dụng chung.
Không chỉ vậy, sử dụng phần mềm cũng tiết kiệm được các chi phí cơ hội. Chỉ mất một khoản để đầu tư mua phần mềm nhưng lại gia tăng được các cơ hội thu hút, đánh đúng đến nhóm khách mục tiêu của cửa hàng. Tận dụng hiệu quả nguồn dữ liệu của mình, tránh lãng phí các chi phí tiếp thị không cần thiết, đem lại lợi nhuận tối đa.
>> HOT: Marketing 0đ với phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng MISA Lomas
3. Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng MISA Lomas
Là sản phẩm của Công ty phần mềm MISA – đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm. MISA Lomas đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý chăm sóc khách hàng, có thể ứng dụng cho nhiều lĩnh vực và mô hình kinh doanh từ các shop nhỏ đến chuỗi cửa hàng.
Sử dụng MISA Lomas đem lại cho cửa hàng của bạn:
- Cơ hội gia tăng đến 25% doanh thu ngay trong tầm tay
- Giảm >10 triệu đồng/tháng các chi phí không cần thiết
- Cải thiện chất lượng dịch vụ bán hàng và chăm sóc khách hàng
- Tăng sức cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý & chăm sóc khách hàng MISA Lomas:
