Phần mềm bán hàng offline hay online thì tốt?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm khác nhau từ phần mềm quản lý cửa hàng offline đến quản lý cửa hàng online, kèm theo đó là chi phí cùng các thiết bị hỗ trợ. Vậy chủ shop nên sử dụng phần mềm nào, chi phí đầu tư cho các loại phần mềm kể trên là khoảng bao nhiêu? Để làm rõ nội dung này, MISA eShop sẽ giải thích chi tiết ưu nhược điểm của 2 loại phần mềm kể trên, giúp anh chị hình dung đầy đủ và rõ ràng nhất.

1. Phần mềm quản lý cửa hàng online, offline là gì?

Phần mềm quản lý cửa hàng là một giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh cho công ty hoặc cá nhân bán lẻ, số hóa các giai đoạn bán hàng thủ công. Chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể bán hàng và theo dõi, quản lý tình hình của cửa hàng. Hạn chế sai sót, thất thoát so với cách quản lý truyền thống, đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn lực.

1.1. Phần mềm quản lý cửa hàng online

Phần mềm quản lý cửa hàng online là phần mềm sử dụng được khi có kết nối mạng internet. Sử dụng trên các thiết bị như điện thoại, máy tính (PC, laptop), máy tính bảng hay máy POS. Dùng để quản lý nghiệp vụ quản lý – bán hàng – báo cáo như:

• Bán hàng: Tính tiền, in hóa đơn, đổi hàng, trả hàng, tra cứu tồn kho để tư vấn bán hàng
• Quản lý: Hàng hóa, kho, nhân viên, quỹ tiền, mua hàng, khuyến mại, công nợ, khách nợ, khách hàng
• Báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tồn kho, mua hàng, quỹ
• Kết nối đa nền tảng: kết nối với các kênh bán hàng online như Mạng xã hội (Facebook, Zalo), các sàn thương mại điện tử phổ biến (Shopee, Lazada, Sendo), website tạo nên quy trình quản lý bán hàng khép kín.

1.2. Phần mềm quản lý cửa hàng offline

Phần mềm bán hàng offline là phần mềm bán hàng chỉ cần cài đặt một lần trên máy tính là có thể sử dụng, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối mạng. Phần mềm offline chủ yếu chỉ sử dụng trên máy tính (PC, laptop) có cấu hình tương đối mạnh.

2. So sánh từng loại phần mềm online, offline

Dưới đây, MISA eShop sẽ đưa ra các nội dung để bạn có thể đánh giá được ưu nhược điểm và tiện ích của từng loại phần mềm quản lý bán hàng online, offline

3. Những mô hình kinh doanh bán lẻ nào không nên sử dụng phần mềm bán hàng offline

3.1. Mô hình cửa hàng nhỏ lẻ nhưng muốn bán hàng đa kênh

Các mô hình kinh doanh bắt đầu chuyển đổi từ hình thức bán hàng thủ công sang hình thức bán hàng bằng phần mềm hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm bán hàng offline.

Ưu điểm với cửa hàng này là phần mềm này trên thị trường thường không tốn kém nhiều chi phí thậm chí miễn phí nên các mô hình mới kinh doanh hoặc chưa xác định bán hàng chuyên nghiệp từ đầu thường có xu hướng sử dụng những phần mềm này. Phần mềm này chỉ cần tải 1 lần duy nhất và sử dụng xuyên suốt, không có thể cập nhật mới.

>> Quản lý bán hàng bằng excel có tiện lợi như bạn nghĩ? 

Về cơ bản, các phần mềm quản lý cửa hàng offline sẽ có tương đối đầy đủ các nghiệp vụ từ bán hàng, kiểm kho, kiểm doanh thu… Tuy nhiên, hiện tại, khi nhu cầu bán hàng online phát sinh, chủ shop mong muốn mình có thể mở rộng kênh bán thay vì bán hàng trực tiếp tại shop thì với các phần mềm quản lý offline gần như không đáp ứng được các nghiệp vụ tích hợp, kết nối ứng dụng với 1 bên thứ 3 (các sàn thương mại điện tử, mạng xã hội…).

3.2.  Mô hình chuỗi cửa hàng

Đối với các chuỗi cửa hàng thì nhu cầu sử dụng phần mềm trong hoạt động kinh doanh cao hơn cửa hàng đơn lẻ. Bởi phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ được nhiều nghiệp vụ của chuỗi. Không những vậy, với các chuỗi cửa hàng thì số lượng nhân sự đông, sử dụng phần mềm sẽ dễ theo dõi hơn.

Tuy nhiên nhược điểm cửa các phần mềm bán hàng offline cho chuỗi cửa hàng là chúng không thể kết nối dữ liệu giữ các chi nhánh với nhau. Thông tin của cơ sở nào chỉ được lưu trữ trên thiết bị của cơ sở đó. Chủ chuỗi sẽ không thể đánh giá được kết quả kinh doanh của toàn chuỗi một cách tức thì.

Đặc biệt, với các chuỗi có nhu cầu phất triển kinh doanh cả mảng online thì phần mềm bán hàng offline khó có thể đáp ứng được.

3.3. Mô hình cửa hàng nhượng quyền

Trong tất cả các mô hình thì mô hình nhượng quyền là loại hình không nên sử dụng phần mềm bán hàng offline. Cửa hàng nhượng quyền chịu ảnh hưởng và phải tuân thủ nhiều quy định của chủ nhượng quyền.

Các phần mềm bán hàng offline gặp hạn chế trong việc kết nối dữ liệu giữa các cửa hàng. Khi muốn tổng hợp báo cáo kinh doanh, chủ các chuỗi cửa hàng sẽ vô cùng khó khăn để có thể nắm bắt được hoạt động từng chi nhánh cũng như kịp thời đưa ra các điều chỉnh hỗ trợ bán hàng hiệu quả hơn.

Một điểm nữa là phần mềm offline không có tính cập nhật. Rất ít các phần mềm miễn phí cập nhật phiên bản. Còn các phần mềm trả phí trọn đời muốn cập nhật bản cài mới nhất sẽ phải xóa đi tải lại và mất công nhập khẩu dữ liệu từ đầu.

Do đó nếu áp dụng cho toàn chuỗi thì cần đào tạo lại cho nhân viên, mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến việc kinh doanh.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng phù hợp

Áp dụng công nghệ trong hoạt động bán hàng, vận hành luôn là một trong những điểm then chốt giúp chủ shop tiết kiệm được thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tối đa tình trạng gian lận, thất thoát không đáng có xảy ra.

Mỗi mô hình kinh doanh sẽ có một số nghiệp vụ đặc thù, riêng biệt. Tuy nhiên, dựa trên nhu cầu của phần đông cửa hàng bán lẻ, một phần mềm quản lý cửa hàng offline hay online cũng cần đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Đảm bảo đáp ứng tính năng bán hàng thông qua mã vạch, seri
• Quản lý kho quỹ linh hoạt, có thể xuất kho tự động khi bán hàng
• Quản lý cửa hàng mọi lúc, mọi nơi, tren mọi thiết bị
• Giao diện thân thiện, trực quan, đơn giảm dễ thao tác
• Hoạt động ổn định, không khiến thiết bị đơ, lag

5. MISA eShop – Phần mềm bán hàng offline kết hợp online tốt nhất thị trường

Đáp ứng đầy đủ yêu cầu trên, phần mềm quản lý bán hàng vừa sử dụng được online, vừa sử dụng được offline hoạt động ổn định khi mất internet như phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop sẽ là giải pháp quản lý cửa hàng hữu hiệu.

5.1. Linh hoạt, thuận tiện cho người sử dụng

MISA eShop có thể làm việc tốt dù có hay không kết nối mạng. Khi không có internet, nhân viên vẫn có thể thực hiện thanh toán, tra cứu tồn kho, làm các thao tác khác trên phần mềm bình thường. Khi có kết nối mạng, mọi dữ liệu được tạo trước đó sẽ được cập nhật trên hệ thống và update trên điện toán đám mây.

Một tiện ích khác khi sử dụng phần mềm online & offline là chủ cửa hàng có thể quản lý trên nhiều thiết bị (máy tính, tablet, điện thoại, pos mini). Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi bất cứ đâu thông qua app quản lý miễn phí trên mobile.

5.2. An toàn và bảo mật dữ liệu

Nếu như phần mềm offline có thể bị mất dữ liệu khi máy móc gặp vấn đề thì phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop có thể khắc phục hoàn toàn nhược điểm ấy. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ và đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin và tính bảo mật.

Kế thừa ưu điểm nhiều năm phát triển phần mềm cho khối doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp với hơn 200.000 khách hàng. MISA eShop do MISA phát hành hoàn toàn đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin. Đảm bảo dữ liệu được tạo tại cửa hàng không bị truyền đi, không bị rò rỉ.

5.3. Phần mềm quản lý cửa hàng online dễ sử dụng nhất

Với thiết kế giao diện đơn giản, bố cục các phần, các nghiệp vụ khoa học, MISA eShop là phần mềm dễ sử dụng, ai cũng dùng được. So với việc quản lý bằng ghi chép sổ sách, phần mềm bán hàng excel hay phần mềm bán hàng offline, phần mềm quản lý MISA eShop hỗ trợ quản lý, nhân viên bán hàng rất nhiều trong các thao tác tính toán, tư vấn bán hàng, kiểm kho…. Đồng thời, tự động hóa các con số cần quản lý như: tồn kho, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ,… lên hệ thống báo cáo. Hạn chế tối đa thất thoát, tiết kiệm 5h quản lý/ngày.

Ngoài việc sử dụng phần mềm trên máy tính, các ứng dụng gia tăng tiện ích cho người dùng như app quản lý bán hàng, app tư vấn bán hàng, app tích điểm thành viên cũng rất dễ dàng sử dụng. “Chỉ cần biết sử dụng smartphone thì tất cả các ứng dụng quản lý bán hàng MISA eShop đều có thể sử dụng tốt”.

5.4. Sử dụng ổn định

Ưu điểm của MISA eShop so với các phần mềm khác trên thị trường là sử dụng ổn định, trơn tru. Lượng mặt hàng có thể lên đến 50.000 mã hàng hóa. Số lượng hóa đơn xuất bán một ngày có thể tới 1.500 hóa đơn/ngày.

Với quy mô shop từ nhỏ đến lớn, phần mềm như MISA eShop luôn đảm bảo được tính ổn định khi sử dụng. Tình trạng mất kết nối mạng sẽ không ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, tra cứu thông tin và nhập liệu trên phần mềm.

MISA eShop tặng bạn 15 ngày dùng thử phần mềm miễn phí để trải nghiệm các tiện ích mà phần mềm đem lại:

5.5. Phần mềm được cập nhật những tính năng và ứng dụng mới

Trong mỗi phiên bản phát hành, MISA eShop sẽ có những cải tiến về các tính năng, bổ sung những công nghệ mới để quản lý được hiệu quả. So với phần mềm offline đã mua trọn đời, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thời trang online + offline mang lại nhiều tiện ích hơn hẳn.

Một số tính năng có thể được phát triển mới hoặc được cải tiến bao gồm:

• Bổ sung nhiều hình thức thanh toán hiện đại hơn: thanh toán bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng, tiền mặt hay ví điện tử (Momo, ViettelPay…)
• Nhiều tính năng để chăm sóc khách hàng tốt hơn: chatbot – tự động trả lời tin nhắn theo kịch bản, gửi tin nhắn hàng loạt miễn phí cho khách hàng,…
• Cải tiến giao diện, thao tác sử dụng…

• Với nhiều nghiệp vụ đặc thù phù hợp với xu hướng kinh doanh: tạo website đặt hàng trên MISA eShop hoặc quản lý & chăm sóc khách hàng MISA Lomas.

• Tổng hợp doanh thu, chi phí tại từng chi nhánh cửa hàng để hạch toán doanh thu, dễ dàng kết nối dữ liệu trên MISA eShop với phần mềm kế toán MISA SME.NET hay phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN

• Tích hợp với với phần mềm hóa đơn điện tử meInvoive, giúp các shop thời trang dễ dàng xuất hóa đơn điện tử tới khách hàng tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn.

Như vậy, với việc sử dụng một phần mềm cho cửa hàng, tốt hơn hết bạn hãy chọn sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng online + offline để tối ưu hiệu quả quản lý và tiện ích cho chủ cửa hàng.

6. Giải đáp thắc mắc về phần mềm quản lý cửa hàng online và offline

6.1. Kinh doanh tại cửa hàng thì nên sử dụng phần mềm online hay offline?

Hiện nay, nhiều anh chị chủ cửa hàng bán lẻ nghĩ rằng chỉ cần sử dụng phần mềm offline, mua một lần trọn đời sẽ tiết kiệm và đỡ phải thay đổi. Nhưng thực chất như vậy lại không hề tiết kiệm.

Chi phí đầu tư ban đầu của các phần mềm offline thường lớn. Phần mềm sử dụng trong thời gian dài nhưng lại không được cập nhật phiên bản và phụ thuộc nhiều vào cấu hình của thiết bị cài. Dữ liệu cửa hàng cũng chỉ lưu trữ được trên thiết bị cố định, nếu rời cửa hàng, anh chị chủ sẽ không thể theo dõi được tình hình hoạt động nữa. Đáng quan ngại là nếu thiết bị lưu trữ bị hỏng, dính virus thì rất có thể sẽ mất hết dữ liệu.

Chính vì thế, lời khuyên dành cho các anh chị chủ bất kể đang kinh doanh tại cửa hàng hay bán online thì đều nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng online. So với phần mềm offline, thì phần mềm online tối ưu hơn cả về giá cả, thao tác sử dụng và khả năng lưu trữ.

Đặc biệt, phần mềm quản lý cửa hàng MISA eShop vừa sử dụng được online, vừa sử dụng được offline, hoạt động ổn định khi mất internet. Ngoài ra, phần mềm tích hợp được trên nhiều thiết bị, đảm bảo dù thiết bị nào trong cửa hàng hỏng hóc thì vẫn có thể chuyển sang dùng thiết bị khác mà không hề bị ảnh hưởng tới dữ liệu cửa hàng.

5.2. Phần mềm có thể kết nối và lưu trữ trên bao nhiêu thiết bị?

Phần mềm có thể cài đặt và sử dụng một cách mượt mà trên nhiều thiết bị bán hàng. Đáp ứng sử dụng cho các mô hình kinh doanh khác nhau từ cửa hàng đơn, nhỏ lẻ đến các chuỗi cửa hàng hoặc kinh doanh đa kênh.

Các thiết bị kết nối được với phần mềm như:

• Máy tính để bàn/latop: Có bản cài phần mềm dành cho nhân viên thu ngân/bán hàng và trang quản lý online cho chủ cửa hàng
• Điện thoại, máy tính bảng: Có ứng dụng quản lý, tư vấn và bán hàng với phiên bản dùng được trên cả IOS và Android
• Máy POS/POS mini: đây là 2 thiết bị bán hàng quen thuộc tại nhiều cửa hàng. Phần mềm tích hợp được với cả phiên bản POS lớn (thay thế được máy tính) và POS mini cầm tay (nhỏ gọn như một chiếc điện thoại, có thể tra cứu hàng hóa, tính tiền và in hóa đơn)
• Các thiết bị bán hàng: Máy in hóa đơn, Máy in tem mã vạch, Máy quét mã vạch, Cân điện tử, Két tiền,…

5.3. Kinh doanh mô hình chuỗi, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có đồng bộ dữ liệu từ các chi nhánh?

Với mô hình kinh doanh chuỗi có nhiều cửa hàng, lượng dữ liệu lớn. Ngoài ra các chi nhánh có thể còn không bán cùng loại mặt hàng nhưng phần mềm MISA eShop vẫn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu để quản lý trên cùng một hệ thống.

Phần mềm sẽ theo suốt quá trình kinh doanh của chuỗi. Cung cấp dịch vụ bảo hành và bảo trì, sẵn sàng hỗ trợ khắc phục sự cố ngoài ý muốn trong quá trình sử dụng, có đội tư vấn 24/7,… Có khả năng nâng cấp các tính năng, mở rộng linh hoạt theo hướng phát triển của chuỗi kinh doanh và xu hướng thị trường.

Quản lý được hàng hóa với danh mục dùng chung hoặc riêng tùy theo nhu cầu của cửa hàng. Theo dõi được tình hình hoạt động, nhân sự, khách hàng,… của từng chi nhánh với các báo cáo riêng biệt để có sự so sánh và đánh giá chính xác kết quả kinh doanh của toàn chuỗi.

5.4. Phần mềm quản lý cửa hàng có dễ sử dụng không ?

Phần mềm MISA eShop được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Kể cả những người không rành về công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, chủ shop đã có thể kiểm tra được doanh số, chi phí, lợi nhuân ngay lập tức, tiết kiệm 5h quản lý/ngày. Phần mềm hỗ trợ nhân viên bán hàng tìm kiếm hàng hóa, tính tiền, in hóa đơn chỉ trong 3 giây.

Phần mềm có thể tích hợp ngay trên các thiết bị cá nhân của anh chị như laptop, smart phone, máy tính bảng. Không cần thiết phải có thiết bị bán hàng chuyên nghiệp mới cài đặt được phần mềm.

Ngoài ra, việc cài đặt, thiết lập và hướng dẫn sử dụng sẽ được nhân viên của MISA eShop sẽ hỗ trợ mình đầy đủ. Nếu trong quá trình sử dụng gặp vướng mắc hay lỗi, sự cố gì anh chị cũng có thể liên hệ để được hỗ trợ qua các kênh tổng đài Hotline: 090 488 5833, Facebook, E-mail, tư vấn trên Website. Nhân viên tư vấn sẽ trực tiếp liên hệ online thông qua Zoom hoặc TeamViewer/UntraView để giải quyết ngay trên thiết bị của khách hàng.