Trang chủ Kiến thức Bán Hàng Đa Kênh Phần mềm bán hàng offline hay online thì tốt?

Phần mềm bán hàng offline hay online thì tốt?

3549

Hiện nay, rất nhiều chủ shop băn khoăn không biết nên sử dụng phần mềm bán hàng offline hay online thì tốt cho cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa… Bài viết này MISA eShop sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về từng loại phần mềm offline & online. Để từ đó, bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất với nhu cầu quản lý và tài chính của mình.

1. Phần mềm quản lý cửa hàng online, offline là gì?

Phần mềm quản lý cửa hàng là một giải pháp nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh cho công ty hoặc cá nhân bán lẻ, số hóa các giai đoạn bán hàng thủ công. Chỉ cần vài thao tác đơn giản là đã có thể bán hàng và theo dõi, quản lý tình hình của cửa hàng. Hạn chế sai sót, thất thoát so với cách quản lý truyền thống, đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn lực.

Phần mềm quản lý cửa hàng online là phần mềm sử dụng được khi có kết nối mạng internet. Sử dụng trên các thiết bị như điện thoại, máy tính (PC, laptop), máy tính bảng hay máy POS. Dùng để quản lý nghiệp vụ quản lý – bán hàng – báo cáo như:

  • Bán hàng: Tính tiền, in hóa đơn, đổi hàng, trả hàng, tra cứu tồn kho để tư vấn bán hàng
  • Quản lý: Hàng hóa, kho, nhân viên, quỹ tiền, mua hàng, khuyến mại, công nợ, khách nợ, khách hàng
  • Báo cáo: Báo cáo doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tồn kho, mua hàng, quỹ

Đồng thời, kết nối với các kênh bán hàng online như Mạng xã hội (Facebook, Zalo), các sàn thương mại điện tử phổ biến (Shopee, Lazada, Sendo), website tạo nên quy trình quản lý bán hàng khép kín.

Phần mềm bán hàng offline là phần mềm bán hàng chỉ cần cài đặt một lần trên máy tính là có thể sử dụng, hoạt động không phụ thuộc vào kết nối mạng. Phần mềm offline chủ yếu chỉ sử dụng trên máy tính (PC, laptop) có cấu hình tương đối mạnh.

Phần mềm quản lý bán hàng online sử dụng được trên nhiều thiết bị

>> Đọc thêm: Quy trình chăm sóc khách hàng cá nhân cho cửa hàng thời trang

2. Top những mô hình kinh doanh bán lẻ đang sử dụng phần mềm bán hàng offline

2.1. Phần mềm bán hàng offline cho mô hình cửa hàng đơn

Các cửa hàng đơn lẻ, đặc biệt là những cửa hàng nhỏ thì thường có xu hướng xem nhẹ việc ứng dụng phần mềm bán hàng. Chủ cửa hàng thường quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc file excel.

Chỉ một số nhỏ có tìm hiểu và muốn sử dụng phần mềm bán hàng để hỗ trợ việc quản lý và điều hành cửa hàng. Nhưng tiêu chí lựa chọn lại là những phần mềm miễn phí hoặc chỉ phải trả phí 1 lần. Đây là dạng phần mềm bán hàng offline, không cần kết nối mạng, chỉ cần tải bản cài là đã có thể sử dụng.

Dạng phần mềm này hạn chế thiết bị có thể tích hợp, chủ yếu chỉ chạy được trên PC. Vì thế với những cửa hàng muốn được sử dụng trên điện thoại cho thuận tiện và nhanh gọn là không thể.

2.2. Phần mềm bán hàng offline cho mô hình chuỗi cửa hàng

Đối với các chuỗi cửa hàng thì nhu cầu sử dụng phần mềm trong hoạt động kinh doanh cao hơn cửa hàng đơn lẻ. Bởi phần mềm quản lý bán hàng hỗ trợ được nhiều nghiệp vụ của chuỗi. Không những vậy, với các chuỗi cửa hàng thì số lượng nhân sự đông, sử dụng phần mềm sẽ dễ theo dõi hơn.

Quản lý chuỗi cửa hàng thời trang hiệu quả cho người mới bắt đầu

Tuy nhiên nhược điểm cửa các phần mềm bán hàng offline cho chuỗi cửa hàng là chúng không thể kết nối dữ liệu giữ các chi nhánh với nhau. Thông tin của cơ sở nào chỉ được lưu trữ trên thiết bị của cơ sở đó. Chủ chuỗi sẽ không thể đánh giá được kết quả kinh doanh của toàn chuỗi một cách tức thì.

Đặc biệt, với các chuỗi có nhu cầu phất triển kinh doanh cả mảng online thì phần mềm bán hàng offline khó có thể đáp ứng được.

2.3. Phần mềm bán hàng offline cho mô hình cửa hàng nhượng quyền

Mô hình nhượng quyền là loại hình không nên sử dụng phần mềm bán hàng offline nhất.  Cửa hàng nhượng quyền chịu ảnh hưởng và phải tuân thủ nhiều quy định cửa chủ nhượng quyền. Mà các phần mềm bán hàng offline gặp hạn chế trong việc kết nối dữ liệu giữa các cửa hàng. Khi muốn tổng hợp báo cáo kinh doanh, chủ các chuỗi nhượng quyền sẽ rất vất vả.

Một điểm nữa là phần mềm offline không có tính cập nhật. Rất ít các phần mềm miễn phí cập nhật phiên bản. Còn các phần mềm trả phí trọn đời muốn cập nhật bản cài mới nhất sẽ phải xóa đi tải lại và mất công nhập khẩu dữ liệu từ đầu. Một cửa hàng đã phiền nếu áp dụng trên toàn chuỗi, nhiều nhân sự cần đào tạo lại thì rất mất thời gian và ảnh hưởng việc kinh doanh.

>> Khi nhân viên thu ngân gian lận, cần phải làm gì?

3. So sánh từng loại phần mềm online, offline

Dưới đây, MISA eShop sẽ đưa ra các nội dung để bạn có thể đánh giá được ưu nhược điểm và tiện ích của từng loại phần mềm quản lý bán hàng online, offline

Nội dung so sánh Phần mềm QLCH online Phần mềm QLCH offline
Thiết bị sử dụng Sử dụng được trên nhiều thiết bị chỉ cần kết nối mạng như máy tính (PC, laptop), điện thoại, máy tính bảng, máy POS… Chỉ sử dụng trên máy tính được cài đặt phần mềm. Máy tính cần đảm bảo cấu hình đủ lớn để không bị treo máy khi sử dụng
Chi phí sử dụng Phí sử dụng tính theo thuê bao tháng hoặc năm. Sau đó gia hạn thuê bao phần mềm theo tháng, năm phù hợp với tài chính nhu cầu sử dụng của mình Phí sử dụng trọn đời, thường phải thanh toán 1 lần với mức đầu tư lớn
Mức độ ổn định Phụ thuộc vào đường truyền, tốc độ ổn định của mạng internet Phụ thuộc vào cấu hình máy
Mức độ bảo mật thông tin Sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu dữ liệu nên thông tin được bảo mật Chỉ lưu được thông tin tại máy tính. Nếu máy tính bị virus hay hỏng hóc chưa kịp backup dữ liệu, thông tin có thể bị mất
Quản lý từ xa Có đáp ứng Không đáp ứng
Bổ sung, cập nhật tính năng mới Nhà cung cấp thường xuyên cập nhật tính năng mới tại các phiên bản khác nhau. Người dùng sẽ nhận được thông báo để tự động nâng cấp phần mềm. Không đáp ứng
Nghiệp vụ đáp ứng Đầy đủ nghiệp vụ thanh toán, quản lý kho, quản lý hàng hóa, dòng tiền, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, bán buôn… Đáp ứng tương đối các nghiệp vụ quan trọng như quản lý kho, doanh thu, lỗ lãi, thanh toán, nhân viên, khách hàng
Thích hợp với loại cửa hàng Thích hợp với mọi loại hình cửa hàng (shop online hay cửa hàng truyền thống), phù hợp với mọi quy mô từ nhỏ đến chuỗi cửa hàng của nhiều ngành hàng bán lẻ Chủ yếu thích hợp với cửa hàng nhỏ, có ít nhân viên và lượng hàng hóa giới hạn
Dịch vụ hỗ trợ, bảo hành Hỗ trợ khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng Thường hỗ trợ tốt trong thời gian đầu, sau đó gần như không bảo hành, hoặc hỗ trợ khách hàng không kịp thời
Mức độ linh hoạt Đáp ứng linh hoạt nhu cầu quản lý của chủ cửa hàng. Quản lý tại bất cứ đâu và trên nhiều thiết bị Thiếu linh hoạt. Chỉ có thể quản lý cửa hàng khi có mặt tại cửa hàng.
Thời gian xử lý dữ liệu Nhanh chóng Tùy thuộc vào cấu hình máy và độ lớn của dữ liệu nhập lên
Tính dễ sử dụng Giao diện thân thiện, thao tác đơn giản, dễ sử dụng Thường tốn nhiều thao tác hơn so với phần mềm online

4. Cách quản lý bán hàng hiệu quả cho các cửa hàng

Để xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng tốt, bạn cần xác định được những gì mình cần quản lý. Sau đó chọn lựa chọn tải phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cho cửa hàng của bạn. Cửa hàng thuốc tân dược, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán phụ tùng ô tô hay cửa hàng xe máy, shop thời trang đều có những nghiệp vụ cần quản lý riêng biệt. Tuy nhiên, căn cứ vào nhu cầu quản lý của đại đa số cửa hàng bán lẻ, phần mềm cần đáp ứng được:

  • Tính linh hoạt, thuận tiện cho người sử dụng
  • Tính an toàn
  • Tính đơn giản, dễ sử dụng
  • Tính ổn định

Đáp ứng đầy đủ yêu cầu trên, phần mềm quản lý bán hàng vừa sử dụng được online, vừa sử dụng được offline hoạt động ổn định khi mất internet như phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop sẽ là giải pháp quản lý cửa hàng hữu hiệu.

4.1. Linh hoạt, thuận tiện cho người sử dụng

MISA eShop có thể làm việc tốt dù có hay không kết nối mạng. Khi không có internet, nhân viên vẫn có thể thực hiện thanh toán, tra cứu tồn kho, làm các thao tác khác trên phần mềm bình thường. Khi có kết nối mạng, mọi dữ liệu được tạo trước đó sẽ được cập nhật trên hệ thống và update trên điện toán đám mây.

Một tiện ích khác khi sử dụng phần mềm online & offline là chủ cửa hàng có thể quản lý trên nhiều thiết bị (máy tính, tablet, điện thoại, pos mini). Quản lý từ xa mọi lúc mọi nơi bất cứ đâu thông qua app quản lý miễn phí trên mobi.

phần mềm quản lý bán hàng online

Quản lý thuận tiện hơn bằng ứng dụng quản lý từ xa trên điện thoại

4.2. An toàn và bảo mật dữ liệu

Nếu như phần mềm offline có thể bị mất dữ liệu khi máy móc gặp vấn đề thì phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop có thể khắc phục hoàn toàn nhược điểm ấy. Mọi dữ liệu đều được lưu trữ và đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin và tính bảo mật.

Kế thừa ưu điểm nhiều năm phát triển phần mềm cho khối doanh nghiệp, hành chính sự nghiệp với hơn 200.000 khách hàng. MISA eShop do MISA phát hành hoàn toàn đáp ứng yêu cầu về bảo mật thông tin. Đảm bảo dữ liệu được tạo tại cửa hàng không bị truyền đi, không bị rò rỉ.

4.3. Phần mềm quản lý cửa hàng online dễ sử dụng nhất

Với thiết kế giao diện đơn giản, bố cục các phần, các nghiệp vụ khoa học, MISA eShop là phần mềm dễ sử dụng, ai cũng dùng được. So với việc quản lý bằng ghi chép sổ sách, phần mềm bán hàng excel hay phần mềm bán hàng offline, phần mềm quản lý MISA eShop hỗ trợ quản lý, nhân viên bán hàng rất nhiều trong các thao tác tính toán, tư vấn bán hàng, kiểm kho…. Đồng thời, tự động hóa các con số cần quản lý như: tồn kho, doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ,… lên hệ thống báo cáo. Hạn chế tối đa thất thoát, tiết kiệm 5h quản lý/ngày.

>> Nên quản lý bán hàng bằng excel hay phần mềm?

Ngoài việc sử dụng phần mềm trên máy tính, các ứng dụng gia tăng tiện ích cho người dùng như app quản lý bán hàng, app tư vấn bán hàng, app tích điểm thành viên cũng rất dễ dàng sử dụng. “Chỉ cần biết sử dụng smartphone thì tất cả các ứng dụng quản lý bán hàng MISA eShop đều có thể sử dụng tốt”.

4.4. Sử dụng ổn định

Ưu điểm của MISA eShop so với các phần mềm khác trên thị trường là sử dụng ổn định, trơn tru. Lượng mặt hàng có thể lên đến 50.000 mã hàng hóa. Số lượng hóa đơn xuất bán một ngày có thể tới 1.500 hóa đơn/ngày.

Với quy mô shop từ nhỏ đến lớn, phần mềm như MISA eShop luôn đảm bảo được tính ổn định khi sử dụng. Tình trạng mất kết nối mạng sẽ không ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, tra cứu thông tin và nhập liệu trên phần mềm.

MISA eShop tặng bạn 15 ngày dùng thử phần mềm miễn phí để trải nghiệm các tiện ích mà phần mềm đem lại:

MISA eShop - Nền tảng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh

4.5. Phần mềm được cập nhật những tính năng và ứng dụng mới

Trong mỗi phiên bản phát hành, MISA eShop sẽ có những cải tiến về các tính năng, bổ sung những công nghệ mới để quản lý được hiệu quả. So với phần mềm offline đã mua trọn đời, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng thời trang online + offline mang lại nhiều tiện ích hơn hẳn.

Một số tính năng có thể được phát triển mới hoặc được cải tiến bao gồm:

  • Bổ sung nhiều hình thức thanh toán hiện đại hơn: thanh toán bằng thẻ ATM, thẻ tín dụng, tiền mặt hay ví điện tử (Momo, ViettelPay…)
  • Bổ sung những yêu cầu cải tiến từ chủ shop như phát triển thêm tính năng quản lý (bán buôn, bán lẻ, xuất hóa hơn điện tử, kết nối với phần mềm kế toán…)
  • Nhiều tính năng để chăm sóc khách hàng tốt hơn: chatbot – tự động trả lời tin nhắn theo kịch bản, gửi tin nhắn hàng loạt miễn phí cho khách hàng,…
  • Cải tiến giao diện, thao tác sử dụng…
  • Với nhiều nghiệp vụ đặc thù phù hợp với xu hướng kinh doanh: tạo website đặt hàng trên MISA eShop hoặc quản lý & chăm sóc khách hàng MISA Lomas.

Như vậy, với việc sử dụng một phần mềm cho cửa hàng, tốt hơn hết bạn hãy chọn sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng online + offline để tối ưu hiệu quả quản lý và tiện ích cho chủ cửa hàng.

5. Giải đáp thắc mắc về phần mềm quản lý cửa hàng online và offline

5.1. Kinh doanh tại cửa hàng thì nên sử dụng phần mềm online hay offline?

Hiện nay, nhiều anh chị chủ cửa hàng bán lẻ nghĩ rằng chỉ cần sử dụng phần mềm offline, mua một lần trọn đời sẽ tiết kiệm và đỡ phải thay đổi. Nhưng thực chất như vậy lại không hề tiết kiệm.

Chi phí đầu tư ban đầu của các phần mềm offline thường lớn. Phần mềm sử dụng trong thời gian dài nhưng lại không được cập nhật phiên bản và phụ thuộc nhiều vào cấu hình của thiết bị cài. Dữ liệu cửa hàng cũng chỉ lưu trữ được trên thiết bị cố định, nếu rời cửa hàng, anh chị chủ sẽ không thể theo dõi được tình hình hoạt động nữa. Đáng quan ngại là nếu thiết bị lưu trữ bị hỏng, dính virus thì rất có thể sẽ mất hết dữ liệu.

Chính vì thế, lời khuyên dành cho các anh chị chủ bất kể đang kinh doanh tại cửa hàng hay bán online thì đều nên sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng online. So với phần mềm offline, thì phần mềm online tối ưu hơn cả về giá cả, thao tác sử dụng và khả năng lưu trữ.

Đặc biệt, phần mềm quản lý cửa hàng MISA eShop vừa sử dụng được online, vừa sử dụng được offline, hoạt động ổn định khi mất internet. Ngoài ra, phần mềm tích hợp được trên nhiều thiết bị, đảm bảo dù thiết bị nào trong cửa hàng hỏng hóc thì vẫn có thể chuyển sang dùng thiết bị khác mà không hề bị ảnh hưởng tới dữ liệu cửa hàng.

5.2. Phần mềm có thể kết nối và lưu trữ trên bao nhiêu thiết bị?

Phần mềm có thể cài đặt và sử dụng một cách mượt mà trên nhiều thiết bị bán hàng. Đáp ứng sử dụng cho các mô hình kinh doanh khác nhau từ cửa hàng đơn, nhỏ lẻ đến các chuỗi cửa hàng hoặc kinh doanh đa kênh.

Phần mềm quản lý tích hợp nhiều thiết bị

Các thiết bị kết nối được với phần mềm như:

  • Máy tính để bàn/latop: Có bản cài phần mềm dành cho nhân viên thu ngân/bán hàng và trang quản lý online cho chủ cửa hàng
  • Điện thoại, máy tính bảng: Có ứng dụng quản lý, tư vấn và bán hàng với phiên bản dùng được trên cả IOS và Android
  • Máy POS/POS mini: đây là 2 thiết bị bán hàng quen thuộc tại nhiều cửa hàng. Phần mềm tích hợp được với cả phiên bản POS lớn (thay thế được máy tính) và POS mini cầm tay (nhỏ gọn như một chiếc điện thoại, có thể tra cứu hàng hóa, tính tiền và in hóa đơn)
  • Các thiết bị bán hàng: Máy in hóa đơn, Máy in tem mã vạch, Máy quét mã vạch, Cân điện tử, Két tiền,…

5.3. Kinh doanh mô hình chuỗi, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có đồng bộ dữ liệu từ các chi nhánh?

Với mô hình kinh doanh chuỗi có nhiều cửa hàng, lượng dữ liệu lớn. Ngoài ra các chi nhánh có thể còn không bán cùng loại mặt hàng nhưng phần mềm MISA eShop vẫn hỗ trợ đồng bộ dữ liệu để quản lý trên cùng một hệ thống.

Phần mềm sẽ theo suốt quá trình kinh doanh của chuỗi. Cung cấp dịch vụ bảo hành và bảo trì, sẵn sàng hỗ trợ khắc phục sự cố ngoài ý muốn trong quá trình sử dụng, có đội tư vấn 24/7,… Có khả năng nâng cấp các tính năng, mở rộng linh hoạt theo hướng phát triển của chuỗi kinh doanh và xu hướng thị trường.

Quản lý được hàng hóa với danh mục dùng chung hoặc riêng tùy theo nhu cầu của cửa hàng. Theo dõi được tình hình hoạt động, nhân sự, khách hàng,… của từng chi nhánh với các báo cáo riêng biệt để có sự so sánh và đánh giá chính xác kết quả kinh doanh của toàn chuỗi.

5.4. Phần mềm quản lý cửa hàng có dễ sử dụng không ?

Phần mềm MISA eShop được thiết kế với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng. Kể cả những người không rành về công nghệ cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, chủ shop đã có thể kiểm tra được doanh số, chi phí, lợi nhuân ngay lập tức, tiết kiệm 5h quản lý/ngày. Phần mềm hỗ trợ nhân viên bán hàng tìm kiếm hàng hóa, tính tiền, in hóa đơn chỉ trong 3 giây.

Phần mềm có thể tích hợp ngay trên các thiết bị cá nhân của anh chị như laptop, smart phone, máy tính bảng. Không cần thiết phải có thiết bị bán hàng chuyên nghiệp mới cài đặt được phần mềm.

Ngoài ra, việc cài đặt, thiết lập và hướng dẫn sử dụng sẽ được nhân viên của MISA eShop sẽ hỗ trợ mình đầy đủ. Nếu trong quá trình sử dụng gặp vướng mắc hay lỗi, sự cố gì anh chị cũng có thể liên hệ để được hỗ trợ qua các kênh tổng đài Hotline: 090 488 5833, Facebook, E-mail, tư vấn trên Website. Nhân viên tư vấn sẽ trực tiếp liên hệ online thông qua Zoom hoặc TeamViewer/UntraView để giải quyết ngay trên thiết bị của khách hàng.

Đăng ký 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý bán hàng online full tính năng, không phí khởi tạo sử dụng tiện lợi trên điện thoại quản lý từ xa hiệu quả: 

MISA eShop