Quản lý kho bằng excel và phần mềm bán hàng, chọn cái nào hơn?

Quản lý kho là nghiệp vụ quan trọng hỗ trợ hoạt động bán hàng được diễn ra hiệu quả. Ngày nay, các cửa hàng/chuỗi cửa hàng đang dần chuyển hướng cách quản lý kho thủ công/excel sang quản lý kho bằng phần mềm. Để tìm hiểu lý do tại sao lại có sự chuyển hướng rõ rệt như vậy, bài viết này MISA eShop sẽ so sánh ưu, nhược điểm của việc quản lý kho bằng excel/phần mềm để các chủ cửa hàng lựa chọn cho mình cách quản lý phù hợp nhất.

Đọc thêm:
>> 5 ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
>> Làm sao để kiểm soát doanh thu, chi phí tại shop bán lẻ

1. Quản lý kho bằng excel

1.1. Ưu điểm quản lý kho bằng excel

• Dễ cài đặt, sử dụng excel miễn phí.
• Thống kê chính xác số liệu hàng hóa, tính toán bằng các hàm nên con số sau khi tính toán thường không gặp phải sai sót như tính toán bằng sổ sách.
• Có thể tra cứu được thông tin hàng trong kho bằng thao tác lọc và tìm kiếm trên excel.
• Quản lý hàng xuất, nhập, tồn chính xác nếu thao tác đúng các hàm và thống kê đúng số lượng thực tế bán ra hàng ngày để tính toán. Thích hợp quản lý cửa hàng có ít số lượng mặt hàng.

1.2. Nhược điểm quản lý bằng excel

• Không thể phân quyền nhân viên trong các nghiệp vụ kho và lịch sử thao tác của từng người trong kho.
• Với file excel, nếu cửa hàng sử dụng máy có cấu hình thấp dễ xảy ra tình trạng treo máy khi đang sử dụng vì file tốn quá nhiều dung lượng, làm việc mất nhiều thời gian.
• Phần mềm offline, không xem được báo cáo kho/hàng hóa khi ở xa.
• Dễ bị mất thông tin khi máy tính bị hỏng, dính virus.
• Khi muốn theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn hàng hóa trong một khoảng thời gian tuần, tháng, quý thì mất thời gian tạo các hàm mới thủ công, không trực tiếp xuất được báo cáo tự động.
• Đòi hỏi nhân viên cần có kiến thức, thao tác quen với excel và các hàm tính toán.
• Trong trường hợp khách hàng trả hàng, hoàn đơn sử dụng excel không lưu được lịch sử mua hàng.
• Khả năng kết nối với các thiết bị khác còn hạn chế: các thiết bị tính tiền bằng mã vạch, máy in hóa đơn…

Tải miễn phí file excel quản lý kho – doanh thu – lỗ lãi dành riêng cho cửa hàng tại đây: 

1.3. Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

Để quản lý kho hiệu quả bằng excel miễn phí chủ cửa hàng cần lưu ý một số vấn đề sau:

– Tạo file excel quản lý kho đơn quản phù hợp với nhu cầu quản lý cửa hàng của mình: Mỗi cửa hàng sẽ có những đặc thù quản lý kho riêng. Chẳng hạn, shop thời trang quan tâm đến lượng hàng tồn chia theo màu sắc/size; cửa hàng tạp hóa quan tâm tới số lô, hạn dùng; cửa hàng điện tử – điện lạnh lại chú ý đến imei/serial của sản phẩm. Do đó chủ cửa hàng cần xây dựng file excel quản lý kho vật tư phù hợp để dễ kiểm soát.

– Có kiến thức về excel quản lý kho để thực hiện những hàm tính toán cơ bản: Chủ cửa hàng/nhân viên cần có kiến thức cơ bản về các hàm tính toán. Ví dụ như: IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…  Nếu không nắm vững sẽ rất khó khăn và nhầm lẫn, phải tính toán thủ công từ đầu.

– Một số chú ý khác như: thao tác xử lý tập tin ở những định dạng khác nhau, thao tác về dữ liệu…

2. Quản lý kho bằng phần mềm quản lý cửa hàng toàn diện

Phần mềm quản lý cửa hàng không chỉ đáp ứng các nghiệp vụ về kho của cửa hàng mà còn có các tính năng quản lý khách hàng, mua hàng, dòng tiền (doanh thu/chi phí/lợi nhuận), bán hàng online (OCM- bán hàng đa kênh)….Quản lý kho bằng phần mềm có ưu điểm và nhược điểm như sau:

2.2. Ưu điểm quản lý kho bằng phần mềm quản lý cửa hàng

• Dễ cài đặt, dễ sử dụng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
• Báo cáo số lượng hàng hóa trong kho chính xác theo số lượng, size, màu sắc.
• Tra cứu thông tin hàng hóa dễ dàng.
• Sử dụng tốt với cả cửa hàng đơn lẻ và chuỗi cửa hàng với số lượng mặt hàng lớn.
• Tự động tính toán chính xác số lượng sản phẩm tồn tương ứng khi bán hàng cho khách. Không mất thời gian tính toán thủ công.
• Báo cáo về các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn nhiều một cách chính xác giúp chủ cửa hàng có kế hoạch nhập hàng, xả hàng tồn một cách hiệu quả.