Đối với bất cứ cửa hàng nào từ shop quần áo, cửa hàng điện tử/điện máy, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa… quản lý kho đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín cửa hàng. Quản lý kho như thế nào để kiểm soát được đúng số lượng hàng tồn kho? Xuất/nhập kho kịp thời, hàng không bị hết hạn, lỗi mốt? Quan trọng là không bị thất thoát ảnh hưởng đến vốn?…. Bài viết này MISA eShop sẽ tổng hợp 10 kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho và chủ cửa hàng. Hy vọng sẽ giúp các shop có những cách thức quản lý kho hợp lý, khoa học.
Đọc thêm:
>> Quản lý kho bằng excel và phần mềm, chọn cái nào hơn?
>> Hạn chế thất thoát hàng hóa quần áo nhờ quy trình quản lý kho hiệu quả
1. Quản lý kho là gì?
Kho hàng chính là nơi phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp tới cửa hàng, từ cửa hàng tới khách hàng. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí, tăng doanh thu cửa hàng, hạn chế tối đa tình trạng tồn kho ứ đọng, hao hụt dòng tiền. Bao gồm các hoạt động:
- Sắp xếp và đảm bảo chất lương hàng hóa trong kho
- Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa
- Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập theo quy định
- Ghi phiếu nhập, xuất kho
- Theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho
- Kiểm kê theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu
- Tính lại giá tồn kho
Thông qua quy trình quản lý kho, chủ cửa hàng có thể nắm được chính xác tình hình kinh doanh, chất lượng sản phẩm, nhu cầu của khách hàng. Từ đó có được những kế hoạch xuất – nhập hàng chính khác, tránh tình trạng hàng bị lỗi mốt, tồn kho ứ đọng. Đảm bảo tính cung ứng liên tục và ổn định, phù hợp với nhu cầu ca khách hàng.
Kỹ năng quản lý kho của nhân viên, chủ cửa hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng tồn kho. Có kỹ năng quản lý kho tốt còn giúp bảo quản hàng hóa tốt, tiết kiệm chi phí đầu tư và tăng doanh thu hiệu quả.
Quản lý kho đảm bảo sự luân chuyển hàng hóa ổn định
2. Vai trò của công tác quản lý kho
Theo thống kê, chi phí liên quan đến kho chiếm 30% chi phí vận chuyển, chi phí vận chuyển chiếm 20% giá sản phẩm. Do đó, quản lý kho tốt sẽ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu hàng tồn kho, tăng hiệu suất khai thác. Nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo sức mạnh cạnh tranh cho cửa hàng. Cụ thể vai trò của quản lý kho:
2.1. Tránh thất thoát hàng hóa
12% doanh thu cửa hàng bị mất đi do thất thoát hàng hóa gây nên. Tình trạng này thường xảy ra tại cửa hàng quần áo, giày dép, cửa hàng điện tử/điện máy, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa… Nguyên nhân có thể là do nhân viên gian lận, khách hàng tiện tay, bảo quản không cẩn thận hoặc sản phẩm bị ứ đọng, không bán được.
Do vậy, quản lý kho khoa học và giám sát thường xuyên sẽ hạn chế tối đa tình trạng gian lận của nhân viên kho và nhân viên bán hàng. Quản lý kho, sản phẩm bằng mã vạch cũng giúp cho chủ cửa hàng biết chính xác thông tin của sản phẩm: Còn nhiều hay ít? Đã hết hạn sử dụng chưa? Từ đó có kế hoạch xuất nhập kho kịp thời.
>> 3 dấu hiệu và 4 nguyên nhân không ngờ gây thất thoát hàng hóa?
2.1. Giảm chi phí trong quản lý kho
Hàng hóa chất đống trong kho vừa tốn diện tích bảo quản vừa ảnh hưởng đến chất lượng. Nếu quần áo thì lỗi mốt, phụ kiện túi xách thì bị hỏng, phụ gia thực phẩm thì hết hạn sử dụng phải bỏ đi. Việc này gây ra lãng phí không nhỏ từ chi phí kho bãi, chi phí vận chuyển, chi phí dọn kho… Nếu hàng hóa được kiểm kê thường xuyên, phát hiện sớm lượng hàng tồn hoặc vấn đề phát sinh thì có thể hạn chế tối đa những rủi ro trên.
Giảm chi phí khi quản lý kho hiệu quả
2.3. Tăng doanh thu nhờ kỹ năng quản lý kho hiệu quả
Hàng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hàng không kịp đáp ứng nhu cầu của thị trường đều ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cửa hàng. Kiểm kê kho thường xuyên sẽ giúp bạn biết được mặt hàng nào đang bán chạy để chủ động nhập thêm, còn với hàng tồn thì có thể tổ chức các chương trình sale giảm giá đẩy hàng đi. Quản lý kho chính xác sẽ tối ưu doanh thu và lợi nhuận.
>> Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý kho tại đây.
3. Kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho
3.1. Kỹ năng tổ chức và phân bổ công việc
Chất lượng con người làm nên thành công, muốn tối ưu hóa hoạt động quản lý kho thì nhân viên phải thực sự chất lượng. Chủ động trong công việc, đảm bảo tính kỷ luật, trung thực là hững kỹ năng cơ bản không chỉ riêng nhân viên quản lý kho mà tất cả đội ngũ nhân viên tại cửa hàng. Đây chính là đội ngũ trực tiếp tư vấn, tiếp xúc với khách hàng do vậy cần đạo tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, xây dựng được hình ảnh thương hiệu cho cửa hàng.
3.2. Kỹ năng sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học
Đây là một trong những kỹ năng quản lý kho quan trọng giúp tiết kiệm diện tích kho, thời gian tìm kiếm và điều chuyển sản phẩm trong kho. Nhân viên kho cần biết đặc điểm mỗi loại hàng hóa để có cách thức sắp xếp để không ảnh hưởng đến chất lượng, mẫu mã của sản phẩm. Đồng thời giữ không gian trong kho sạch sẽ, ngăn nắp.
Thực tế khá nhiều nhân viên kho trong shop thời trang nhỏ, các siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa gặp khó khăn trong vấn đề sắp xếp hàng hóa trong kho. MISA eShop chia sẻ với bạn một vài bí quyết như:
- Những hàng hóa bán chạy, số lượng lớn nên xếp ở vị trí ngoài cùng dễ lấy
- Dùng nhãn dán hàng hóa để phân loại sản phẩm nếu số lượng quá nhiều, bao gồm các nội dung: mã hàng hoá, tên hàng hoá, ngày nhập.
- Cửa hàng nhỏ hay to cũng nên có sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa.
- Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU.
- Hàng hóa xuất dư phải để vào khu vực riêng để dễ kiểm soát.
>> Cách đặt mã sản phẩm quần áo dễ dàng tra cứu và quản lý
3.3. Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập/xuất kho
Nhân viên quản lý kho cần am hiểu về các chứng từ, giấy tờ như yêu cầu xuất/nhập kho, lưu chuyển hàng hóa để giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác.
3.4. Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng, hiệu quả
Kiểm kho đòi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ hạn chế nhầm lẫn, sai sót xảy ra. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm để xác nhận số lượng, chất lượng. Với từng mã sản phẩm cần báo cáo số lượng kiểm kê và chênh lệch hoặc hư hại để có biện pháp xử lý kịp thời. Kiểm kho nhanh chóng, chính sác giúp chủ cửa hàng đánh giá tình hình kinh doanh, có kế hoạch nhập hàng phù hợp.
3.5. Kỹ năng tổng hợp, báo cáo kho chính xác
Số lượng hàng hóa trong kho lớn, các hoạt động xuất/nhập, điều chuyển liên tục đòi hỏi nhân viên phải ghi chép số liệu rõ ràng, chính xác và đầy đủ. Có thể ghi chép sổ sách, tổng hợp excel nhưng cách làm này tốn nhiều thời gian, không tránh khỏi nhầm lẫn. Thay vào đó, cửa hàng có thể tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng để số hóa thông tin quản kho. Phần mềm quản lý bán hàng không chỉ hỗ trợ quản lý sản phẩm, tồn kho dễ dàng mà còn giúp bạn theo dõi tình hình kinh doanh dễ dàng, mọi lúc mọi nơi.
3.6. Kỹ năng bảo quản sản phẩm, an toàn kho
Ngoài các yếu tố trên, nhân viên quản lý kho cần đảm bảo các yếu tố kỹ thuật như:
- Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, tránh tình trạng ẩm mốc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
- Lắp đặt hệ thống điều thoáng khí.
- Kiểm tra thường xuyên hệ thống điện, phòng cháy chữa cháy đề phòng sự cố.
- Nên có palet hoặc kê trên cao để bảo quản hàng hóa.
- Lắp camera giám sát.
4. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng – giải pháp quản lý kho và nhân viên hiệu quả
Quản lý kho hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong kinh doanh bán buôn/bán lẻ tại cửa hàng quần áo, shop phụ kiện thời trang, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng điện tử – điện máy… Với cách quản lý truyền thống như ghi chép sổ sách hàng ngày, cập nhật file excel mỗi tối sai sót, nhầm lẫn là không thể tránh khỏi.
Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop – sản phẩm của Công ty cổ phần MISA là một giải pháp thông minh không chỉ giúp nhân viên thực hiện tốt các công việc quản lý kho mà còn giúp chủ cửa hàng quản lý bán hàng tại shop hiệu quả.
4.1. Đối với nhân viên quản lý kho
- Quản lý thông tin chi tiết hàng hóa trong kho
- Quản lý vị trí hàng hóa trong kho
- Quản lý phân bổ chi tiết hàng hóa trong kho
- Quản lý nhập/xuất kho
- Cảnh báo hàng hóa sắp hết, hàng tồn sắp hết hạn để có kế hoạch nhập mới và xử lý
- Quản lý danh sách nhà cung cấp
4.2. Đối với chủ cửa hàng
- Quản lý tình hình kinh doanh mọi lúc mọi nơi, từ xa hiệu quả
- Quản lý và đánh giá đúng năng lực của nhân viên
- Quản lý thông tin khách hàng, dễ dàng gửi tin nhắn chăm sóc
- Quản lý các chương trình khuyến mãi không bị chồng chéo
- Quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp
- Quản lý dòng tiền chính xác
- Và nhiều nghiệp vụ quản lý khác
Đăng ký 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop để nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho ngay hôm nay
