Cửa hàng bạn thường xuyên xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa tồn kho thực tế không khớp sổ sách, tìm hàng để bán cho khách nhưng lại không thấy. Nếu vấn đề này kéo dài sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh, tiền vốn cửa hàng. Vậy những dấu hiệu cụ thể của thất thoát hàng hóa là gì? Làm sao để nhận biết. Cùng MISA eShop đi tìm câu trả lời nhé!
1. Dấu hiệu của tình trạng thất thoát hàng hóa tại shop bán lẻ
1.1. Doanh thu không khớp với số lượng hàng hóa đã bán ra
Cuối ngày, bạn thường có thói quen cộng lại sổ sách đã bán để tính tổng doanh thu các mặt hàng đã bán. Tuy nhiên, số tiền thu được lại không khớp với số lượng hàng hóa đã bán ra. Chẳng hạn, ngày hôm đó, cửa hàng bạn bán ra 20 chiếc áo, 15 chiếc quần và 6 chiếc váy. Nhưng khi cộng tổng doanh thu của các mặt hàng không khớp với số tiền. Khoản thu thực tế bị thiếu hụt so với cộng sổ khoảng 500.000đ, bằng 2 chiếc áo hoặc quần.
Lúc này, việc của bạn là:
- Cần đối soát lại xem thiếu hụt tiền của sản phẩm nào.
- Kiểm tra lại lượng hàng thực tế còn tại cửa hàng. Nếu còn hàng, đó là do nhân viên ghi sai số lượng hàng hóa bán ra. Nếu hàng đã bán như sổ ghi lại, hoặc là đã bán bị thất thoát tiền, hoặc là nhân viên gian lận, hoặc do hàng bị lẫn mã hay bị mất…
Nếu mỗi ngày bạn chỉ cộng tổng doanh số đã bán được mà không khớp với số lượng hàng đã bán, bạn không thể kiểm soát được tình trạng thất thoát hàng hóa nếu có xảy ra. Một số anh chị còn rơi vào tình trạng lãi giả lỗ thật, cứ thấy tiền về hàng ngày nghĩ là có lãi nhưng cuối tháng cộng sổ lại không thấy tiền đâu.
Đọc thêm:
>> Làm sao để kiểm soát doanh thu, chi phí tại shop bán lẻ
>> Bí quyết quản lý cửa hàng từ xa: hết thất thoát, hết gian lận
1.2. Thường xuyên không tìm thấy hàng hóa khi khách hỏi
Cửa hàng bạn có rất nhiều sản phẩm với nhiều thông tin cần quản lý như size, số lô, hạn sử dụng, trọng lượng, giá bán khác nhau…Có nhiều mặt hàng bạn đinh ninh rằng còn hàng, nhưng khi khách hỏi đến bạn tìm hàng lại không thấy. Không quản lý được hàng tồn kho, mất khách và giảm doanh thu.
Nếu tình trạng này lặp đi lặp lại nhiều lần, bạn cần xem xét lại các hoạt động bán hàng của nhân viên, kiểm kho thường xuyên hơn, bởi có thể không phải do trí nhớ của bạn không tốt, mà cửa hàng bạn đang bị thất thoát hàng hóa. Một số mặt hàng nhỏ gọn có thể bị khách “tiện tay” bỏ túi, nhân viên “tiện tay” lấy dùng… bạn cũng chẳng thể nào mà kiểm soát được.
1.3. Tồn kho thực tế khi kiểm kho không khớp với sổ sách
Kiểm kho là hoạt động nên được thực hiện thường xuyên tại các cửa hàng bán quần áo, giày dép hay thời trang nói chung. Mỗi cuối ngày, hãy dành ra một chút thời gian để kiểm lại lượng hàng đã bán, lượng hàng còn tồn xem có khớp với sổ sách hay không.
Khi lượng hàng chưa bán bị thiếu hụt so với sổ sách hay con số được bạn lưu trữ, theo dõi ở máy tính…, đây có thể là một trong những dấu hiệu cho thấy cửa hàng đang bị thất thoát hàng. Thất thoát hàng có thể xảy ra ở khâu nhập kho, xuất kho, hay khi xuất bán cho khách… Bạn nên xem lại toàn bộ quá trình bán hàng để tìm ra nguyên nhân gây thất thoát, từ đó có biện pháp khắc phục.
Trên đây MISA eShop đã đưa ra một số dấu hiệu nhận biết tình trạng thất thoát hàng hóa thường xảy ra tại các cửa hàng thời trang. Nếu bạn cũng đang gặp những dấu hiệu tương tự, hãy cẩn thận xem lại hoạt động thường ngày của nhân viên và xác định rõ xem cửa hàng có thực sự bị thất thoát hay không nhé!
Còn nếu bạn đang tìm kiếm cách quản lý thông tin bán hàng bằng file excel, MISA eShop gửi tặng bạn miễn phí bộ tài liệu tại đây. Chúc các bạn kinh doanh thành công và sớm khắc phục được tình trạng thất thoát hàng hóa.
2. Những nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa?
Các chuyên gia quản lý bán lẻ trên toàn thế giới đã chỉ ra 4 nhóm nguyên nhân thất thoát hàng hóa với tỷ lệ như sau:
- Do các quy trình quản lý kiểm kê, nhập hàng, xuất hàng, chuyển hàng từ kho lên kệ trưng bày: 27%.
- Sai sót trong quá trình làm việc với nhà cung cấp do lỗi của nhân viên đặt hàng, nhân viên nhận hàng và nhân viên kế toán: 7%.
- Thất thoát hàng dó do hành vi gian lận của các nhân viên: 28%.
- Kẻ cắp bên ngoài: 38%.
Theo thống kê trên có thể thấy, tỉ lệ thất thoát sẽ phụ thuộc vào hơn 50% lỗi xuất phát từ nội tại cửa hàng, và chỉ có 38% là do tác nhân từ bên ngoài. Như vậy, cùng một lúc, người làm chủ phải chống cả “thù trong giặc ngoài”.
Thất thoát hàng hóa gây hậu quả nghiêm trọng không chỉ về vấn đề tài chính thiếu hụt, hàng hóa không đủ để bán cho khách. Thất thoát hàng hóa còn khiến nội bộ cửa hàng lục đục, nhân viên nghi ngờ lẫn nhau, mất đoàn kết.
Chính vì vậy, mỗi cửa hàng bán lẻ, đặc biệt là shop thời trang nên khắc phục kịp thời tình trạng thất thoát, thường xuyên kiểm kê hơn để tránh sự việc tiêu cực tại cửa hàng.
Đọc thêm:
>> Cách xóa bỏ lãng phí cho cửa hàng
>> Nên quản lý kho bằng excel hay phần mềm?
3. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng hạn chế 100% thất thoát
3.1. Quá trình xuất – nhập – điều chuyển kho
Để xóa bỏ tình trạng thất thoát hàng hóa trong quá trình nhập kho do gian lận, do hỏng hóc, do trộm cắp,… cần có công cụ để kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa nhập vào. Kiểm kho đơn giản, tối ưu nhân sự trong quá trình kiểm kho.
Sử dụng phần mềm quản lý kho MISA eShop tích hợp trên máy đọc mã vạch, máy tính quy trình kiểm kho dẽ dễ dàng hơn nhiều. Khai báo thông tin hàng hóa và xuất chứng từ nhập kho tự động trên MISA eShop. Quản lý dễ dàng đối chiếu hàng hóa, chứng từ khi cần thiết.
Hàng hóa khi nhập kho cần được sắp xếp khoa học:
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho và dán ngay ngoài cửa. Khi phát sinh hàng hoá mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho phải cập nhật vào sơ đồ kho
- Mặt bằng sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng
- Với các loại hàng hoá có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất
- Quản lý hàng hóa bằng mã SKU
3.2. Quản lý nhân viên hạn chế thất thoát hàng hóa
Không thể có mặt tại cửa hàng, chuỗi cửa hàng 24/7 nên việc sử dụng phần mềm quản lý nhân viên MISA eShop sẽ giúp anh chị nắm bắt được thời gian làm việc và các hoạt động bán hàng của nhân viên.
Các tính năng nổi bật:
- Phân quyền hoạt động và vai trò của nhân viên: thu ngân, bán hàng, quản lý cửa hàng, thu ngân kiêm điều chuyển,…
- Thống kê chính xác doanh thu của từng nhân viên theo tháng để thuận tiện trong việc tính lương nhân viên.
- Nhật ký truy cập giúp quản lý cửa hàng xem được những ai đã thao tác với dữ liệu của cửa hàng, thực hiện việc gì, vào thời gian nào,…
- Nếu bạn kinh doanh chuỗi cửa hàng, có thể phân quyền cho nhân viên được xem hoặc không được xem số lượng hàng hóa tồn kho hàng hóa tại các cửa hàng khác
Đăng ký dùng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh miễn phí trong 15 ngày hạn chế 100% thất thoát
Hotline: 090 488 5833
