Khi xem báo cáo tổng hợp tồn kho nếu số lượng tồn kho cuối kỳ bị âm thì quản lý kiểm tra các trường hợp sau:
Trường hợp 1: Cửa hàng có thiết lập cho phép xuất quá số lượng tồn không?
- Trên trang Quản lý, chọn Thiết lập\Mua hàng, bán hàng\Kho
- Nếu đang thiết lập Cho phép xuất kho hoặc chỉ Hiện cảnh báo thì các ứng dụng bán hàng sẽ không kiểm tra hàng hóa có tồn hay không (hoặc chỉ cảnh báo). Xuất kho sẽ bị quá số lượng tồn dẫn tới tồn kho âm.
Trường hợp 2: Cửa hàng đã thiết lập “Không cho phép xuất kho”, nhưng sau đó sửa lại “Cho phép xuất kho” hoặc “Hiện cảnh báo”.
- Vào Thiết lập\Nhật ký truy cập, tại đây quản lý có thể xem trong thời gian lập chứng từ xuất kho có sửa lại thiết lập cho phép xuất quá số lượng tồn hay không?
- Tại cột Mô tả nhập “xuất kho quá số lượng tồn” để tìm nhanh trong nhật ký truy cập.
- Nếu đã sửa lại thì tương tự trường hợp 1.
Lưu ý: Cần kiểm tra nhật ký của toàn chuỗi (vì thiết lập này áp dụng cho toàn chuỗi).
Trường hợp 3: Cửa hàng đã thiết lập không cho phép xuất quá số lượng tồn, nhưng máy bán hàng bị mất mạng (bán offline).
- Kiểm tra log error của PC để xem trong thời gian lập hóa đơn bán hàng (có xuất kho tương ứng) máy tính có bị mất mạng hay không?
- Cách kiểm tra Log Error:
Bước 1: Vào thư mục cài đặt phần mềm.
Bước 2: Chọn Log\Error
Bước 3: Trong file hiển thị danh sách ngày làm việc với phần mềm, chọn ngày làm việc gần nhất.
Nếu log như trên tức là máy PC mất mạng trong thời gian xuất hóa đơn, khi đó PC không thể kiểm tra được việc có xuất kho quá tồn hay không, cửa hàng chấp nhận việc xuất âm.
Thu ngân/Nhân viên bán hàng vẫn lập hóa đơn bán hàng cho khách (tức là thực tế hàng còn tồn trong kho để bán, nhưng trên sổ sách lại chưa ghi nhận). Khi đó, thu ngân/NV kho/kế toán cần kiểm tra lại kho và nhập bù phiếu nhập kho/mua hàng (lưu ý: chọn thời gian nhập trước thời gian của phiếu xuất kho bán hàng và tính giá lại để đảm bảo giá xuất đúng)
Trường hợp 4: Cửa hàng đã thiết lập không cho xuất quá số lượng tồn, nhưng lại Sửa/xóa phiếu nhập kho trước đó.
Khi thu ngân bán hàng thì hàng hóa vẫn còn tồn, nhân viên vẫn thực hiện xuất kho bán hàng bình thường, nhưng sau đó kế toán/quản lý/kho lên trang quản lý xóa phiếu nhập kho/mua hàng. Việc này sẽ ảnh hưởng đến tồn kho cuối kỳ, nếu số lượng trên phiếu nhập nhỏ hơn số đã xuất thì tồn kho bị âm.
Kiểm tra “Nhật ký truy cập” xem sau khoảng thời gian phiếu xuất âm có thực hiện xóa các phiếu nhập hàng/Nhập kho hay không?
Trường hợp 5: Cửa hàng đã thiết lập không cho xuất quá số lượng tồn, nhưng sửa lại tồn kho ban đầu.
Khi đó, quản lý vào Nhật ký truy cập để xem có sửa số lượng tồn kho hay không?
