Sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đem lại nhiều lợi ích đối với cả hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ. Tuy nhiên, có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không là thắc mắc của không ít người. Cùng giải đáp thắc mắc trên qua bài viết dưới đây của MISA eShop. Đồng thời nắm được định hướng của Chính phủ và lựa chọn giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phù hợp nhất với doanh nghiệp, hộ kinh doanh của anh chị.
1. Định hướng của Chính phủ về việc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Việc triển khai hóa đơn điện tử là một nhiệm vụ trọng tâm tạo nền tảng về dữ liệu để quản lý thuế hiệu quả. Là động lực cho công cuộc chuyển đổi số ngành thuế nói riêng và góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp và của toàn xã hội nói chung.
Để mở rộng và nâng cấp việc sử dụng hóa đơn điện tử, ngành thuế đã xây dựng giải pháp và chính thức vận hành hệ thống hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về phát hành hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
Như vậy, đối với các doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh sau sẽ thuộc đối tượng được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Bán lẻ hàng tiêu dùng;
- Ăn uống;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Bán lẻ thuốc/dược phẩm;
- Dịch vụ vui chơi, giải trí;
- Các dịch vụ khác.
Hiện tại, chưa có văn bản pháp quy để bắt buộc người nộp thuế thuộc đối tượng áp dụng phải thực hiện theo quy định. Tuy nhiên, ngành Thuế đang rất quyết liệt trong việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại các địa phương, cụ thể:
Tổng cục thuế đã có Công văn số 3169/TCT-DNNCN (gửi 06 tỉnh), Công văn số 3170/TCT-DNNCN (gửi 57 tỉnh) ngày 26/08/2022; Công văn số 4517/TCT-DNNCN ngày 05/12/2022 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để triển khai Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng; Công văn số 3348/BTC-TCT gửi Bí thư, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đề nghị tiếp tục chỉ đạo công tác triển khai HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
Những thay đổi này không chỉ góp phần vào hiện đại hóa công tác quản lý thuế tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch, góp phần hiện thực hóa chiến lược chuyển đổi số quốc gia đã được thủ tướng chính phủ phê duyệt.
Do đó nếu cửa hàng, hộ kinh doanh, doanh nghiệp của anh chị chưa triển khai giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì nhanh chóng triển khai và đẩy mạnh để thực hiện đúng quy định của Chính phủ.
2. Thực trạng và khó khăn của hộ kinh doanh, doanh nghiệp
Thực tế việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh còn gặp nhiều khó khăn. Nguyên nhân do sử dụng các hệ thống phần mềm rời rạc, quy trình chưa chuẩn chỉnh, cụ thể:
Thu ngân sử dụng phần mềm bán hàng lên đơn hàng. Tổng hợp dữ liệu bán hàng sang phần mềm hóa đơn điện tử để phát hành hóa đơn và nhận mã xác thực để in lên hóa đơn. Sau khi phát hành hóa đơn, kế toán tổng hợp dữ liệu và thực hiện hạch toán kế toán lên sổ sách, báo cáo thông qua phần mềm kế toán.
Việc triển khai nhiều ứng dụng của các nhà cung cấp khác nhau dẫn đến một số khó khăn cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp như:
- Trường hợp các hệ thống của các nhà cung cấp kết nối với nhau: Tốn kém chi phí kết nối các hệ thống để truyền nhận dữ liệu từ bộ phận bán hàng sang kế toán. Mất nhiều thời gian khắc phục lỗi, sự cố do phải chờ đợi hỗ trợ từ nhiều NCC khác nhau. Rủi ro bị phạt do chậm trễ phát hành hóa đơn.
- Trường hợp các hệ thống của các NCC triển khai độc lập: Mất thời gian chuyển dữ liệu giữa các bộ phận và hạch toán thủ công vào các phần mềm khác nhau. Rủi ro bị phạt do chậm trễ phát hành hóa đơn. Hóa đơn, chứng từ dễ bị nhập sai, nhập thiếu do nhập liệu thủ công.
3. Bộ giải pháp xuất từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan Thuế từ MISA
Trước tình hình các địa phương trên toàn quốc quyết liệt đẩy mạnh việc xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt trong ngành kinh doanh hàng hóa/dịch vụ bán lẻ (thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa/siêu thị mini, đồ chơi, nội thất, điện tử điện máy, vật liệu xây dựng…), MISA đã nhanh chóng tư vấn & triển khai bộ giải pháp phát hành Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop giải quyết toàn bộ khó khăn trên, mang đến lợi ích vượt trội cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ.
Bộ giải pháp dựa trên các quy định hiện hành Theo thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền cho phép người dùng truy cập online, xuất hóa đơn hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua Mobile, Website, Destop. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp, hộ kinh doanh:
- Toàn bộ dữ liệu bán hàng sẽ được đồng bộ liên tục giữa các bộ phận, tạo thành hệ sinh thái khép kín giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm 90% nhập liệu thông tin hóa đơn, chứng từ kế toán
- Tiết kiệm 80% chi phí vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian truyền nhận và phát hành hóa đơn
- Phù hợp triển khai cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc mọi quy mô, lĩnh vực ngành nghề
Từ đó xây dựng quy trình bán hàng và quản lý chuẩn chỉnh: Nhân viên bán hàng phát hành hóa đơn -> Kế toán tổng hợp hóa đơn phát hành lên cơ quan thuế.
3.1. Những tính năng của MISA eShop – giải pháp quản lý, bán hàng chuyên nghiệp dành cho cửa hàng, chuỗi cửa hàng
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Ghi nhận hóa đơn bán hàng nhanh chóng, chính xác từ các kênh bán hàng khác nhau, tăng năng suất nhân viên, giảm thiểu sai sót khi phải ghi nhận đơn hàng qua nhiều bộ phận.
- Tăng tốc độ phục vụ khách hàng: Tối ưu quy trình bán hàng đa kênh, tư vấn và chăm sóc khách hàng nhanh chóng, quản lý số lượng tồn kho chính xác; giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử để giảm thiểu thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
- Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ sàn thương mại điện tử thông qua hệ thống quản trị bán hàng đa kênh.
- Chăm sóc và giữ chân khách hàng sau bán hiệu quả thông qua tính năng chăm sóc khách hàng Lomas hỗ trợ tìm kiếm, thu hút khách hàng mới, tích điểm, phát hành mã ưu đãi để giữ chân khách hàng cũ, đảm bảo tăng tỷ lệ khách hàng qua lại.
Dùng thử và nhận tư vấn bộ giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền của Công ty Cổ phần MISA:
3.2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop
Mời anh chị xem video Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên Nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop dưới đây:
Sau khi thanh toán, MISA eShop sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử và truyền thông tin đến MISA meInvoice. Lúc này thông tin hóa đơn sẽ tự động đồng bộ và hiển thị trên giao diện của MISA meInvoice để xử lý.
Đồng thời, máy tính tiền sẽ in ra hóa đơn điện tử bao gồm đầy đủ thông tin cơ quan thuế yêu cầu. Anh chị có thể chọn in hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu đã được thiết lập. Với kích thước nhỏ gon và tiết kiệm, phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị. Khách hàng không phải chời đợi lâu và mất nhiều thời gian thao tác để lấy được hóa đơn.
*Chi tiết Quy trình bán hàng – tính tiền – xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền MISA eShop mời anh chị xem TẠI ĐÂY.
Hàng ngày, anh chị có thể chủ động gửi dữ liệu hóa đơn máy tính tiền đến cơ quan thuế và thiết lập để chương trình tự động nhắc nhớ khi có dữ liệu hóa đơn chư được gửi đến cơ quan thuế.
Ngoài ra, có thể thiết lập để chương trình tự động gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo các khung giờ cố định hoặc tự động gửi ngay sau khi phát hành 5 phút.
Sau khi hóa đơn điện tử được gửi, hệ thống kế toán nhận dữ liệu từ hóa đơn và thực hiện hạch toán tự động vào các tài khoản tương ứng, bao gồm doanh thu, thuế GTGT, chiết khấu (nếu có…)
Ngoài ra, các thông tin về doanh số bán hàng, thuế GTGT, chiết khấu… cũng sẽ được tự động cập nhật và tổng hợp số liệu lên sổ bán hàng giúp quản lý hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh và thuế.
Trên đây là những giải đáp cho thắc mắc có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không cùng cập nhật những định hướng cấp thiết của Chính phủ về việc xuất HDDT. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp anh chị lựa chọn được giải pháp xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền chuyên nghiệp nhất.
