Kinh doanh cửa hàng tạp hóa, cửa hàng tiện ích, mini mart với lượng hàng hóa lớn, phân loại hàng, khối lượng và giá bán khác nhau. Mỗi một sản phẩm lại có số lô, hạn sử dụng với thương hiệu khác nhau dễ nhầm lẫn trong quá trình bán hàng. Vấn đề này đặt ra nhiều khó khăn trong quá trình quản lý hàng hóa. Trong khi các chủ cửa hàng thường sử dụng các phương pháp tính toán doanh thu – lợi nhuận truyền thống như ghi chép sổ sách hoặc thống kê bằng excel nên khó có thể phát hiện ngay tức thì hàng hóa bị thất thoát, doanh thu bị giảm.
Tình trạng này kéo dài âm ỉ sẽ khiến cửa hàng tạp hóa lỗ vốn phải đóng cửa, mặc dù mới chỉ kinh doanh được vài tháng. Là người kinh doanh thông minh, đừng để cửa hàng của bạn rơi vào hoàn cảnh đó. Cùng tìm hiểu những nguyên nhân và bí quyết quản lý cửa hàng tạp hóa để giảm thất thoát, tăng doanh thu.
Đọc thêm:
>> Kinh nghiệm mở cửa hàng tạp hóa chi tiết nhất cho người mới bắt đầu
>> Phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa tốt nhất hiện nay
1. Những nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát trong cửa hàng tạp hóa
1.1. Chưa có quy trình quản lý kho khoa học
Sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa thường có số lượng hàng hóa lớn. Mỗi một sản phẩm lại có số lô, hạn sử dụng khác nhau dễ nhầm lẫn trong quá trình bán hàng. Cùng một sản phẩm nhưng giá bán từ các thương hiệu khác nhau sẽ khác nhau. Trong khi bạn không có nhiều thời gian để tiến hành kiểm kho thường xuyên. Kiểm kê hàng hóa không chính xác khiến bạn không nắm được chênh lệch giữa tồn kho thực tế với sổ sách, lợi nhuận thực tế so với doanh thu.
Việc trưng bày sản phẩm lộn trộn hoặc bảo quản kho không khoa học cũng khiến việc tìm kiếm hàng hóa khó khăn, dễ bị thất thoát, trộm cắp. Hoặc xảy ra tình trạng dán nhầm tem nhãn sản phẩm này sang sản phẩm khác dẫn đến việc thanh toán sai, ảnh hưởng đến doanh thu.
1.2. Thất thoát do nhân viên bán hàng
Lượng khách hàng lớn vào giờ cao điểm, đặc biệt trong các dịp lễ tết và khuyến mãi nên xảy ra tình trạng nhần lẫn trong thanh toán. Thậm chí, tại một số cửa hàng tạp hóa diễn ra tình trạng nhân viên gian lận dùng các chính sách khuyến mại và thẻ của khách hàng để gian tiền. Nhân viên đã nhận tiền của khách nhưng không nộp lại. Hoặc có thể bán giá khuyến mại cho người thân, người quen. Không có mặt ở cửa hàng hoặc không sử dụng phần mềm quản lý, chủ cửa hàng sẽ không nắm được.
1.3. Thất thoát do khách hàng
Cửa hàng tạp hóa rất nhiều sản phẩm nhỏ dễ dàng bỏ túi như kẹo, túi bánh, cục xà bông… Tồn tại một số khách hàng “tiện tay đút túi” mà không qua quầy tính tiền. Đối với một số mặt hàng thực phẩm ăn liền tại cửa hàng tiện ích, khách hàng có thể lén sử dụng sản phẩm tại chỗ để không phải tính tiền. Một vài mánh khóe khác như bóc tem, tháo nam châm chống trộm…
Theo thống kê, 70% thất thoát là do những nguyên nhân từ cửa hàng: quản lý hàng hóa, tồn kho, quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền. Do đó, cần sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa để quản lý cửa hàng khoa học.
2. Bí quyết quản lý cửa hàng tạp hóa để giảm thất thoát, tăng doanh thu
2.1. Hoàn thiện quy trình kiểm tra kho hiệu quả và chính xác
Đa số các sản phẩm tại cửa hàng tạp hóa đều có sẵn mã vạch, số lô, hạn dùng khác nhau để quản lý. Khi nhập hàng nếu bạn không khai báo mã vạch, thống kê chi tiết thông tin số lượng của sản phẩm thì lúc kiểm kho cũng vô cùng khó khăn. Để tránh được những rủi ro thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến doanh thu thì bạn cần thực hiện các quy trình như:
– Hàng nhập về cho vào kho tạm để kiểm kê. Nhập mã hoặc tạo mã mới, dán mã thông qua phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa MISA eShop. Đối với nghiệp vụ nhập tồn kho ban đầu, phần mềm cho phép quản lý cửa hàng khai báo tồn kho hàng hóa trước khi cửa hàng bắt đầu sử dụng phần mềm theo 2 cách: Khai báo trực tiếp hàng hóa tồn kho hoặc Chuyển hàng hóa tồn kho cửa hàng đang quản lý trên file excel vào phần mềm.
– Các sản phẩm đã dán mã và quét mã kiểm tra nên sắp xếp khoa học để tiện kiểm kho hoặc kịp thời phát hiện những hàng hóa bị hỏng, hết hạn sử dụng.
Mọi hoạt động xuất kho, nhập kho đều được cập nhật tự động trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop. Bạn có thể theo dõi được chính xác số lượng hàng tồn kho. Từ đó có những kế hoạch bán hàng phù hợp tránh sai sót, gian lận.
>> Quy trình quản lý kho theo ISO và kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
2.2. Quản lý nhân viên bán hàng
Nhân viên chính là người trực tiếp “lấy tiền” từ túi khách hàng về cho bạn. Để có được đội ngũ nhân viên hết mình vì công việc, vì cửa hàng, trung thực ngoài việc quản lý, đào tạo nghiệp vụ bạn nên có những chính sách thưởng – phạt kịp thời. Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa MISA eShop giúp bạn quản lý thông tin nhân viên, phân quyền cho nhân viên theo từng vị trí để thao tác trên phần mềm.
Chẳng hạn: Nhân viên bán hàng có thể xem giá sản phẩm, lập đơn hàng, tính tiền, thanh toán cho khách hàng. Còn nhân viên kiểm kho quản lý hàng nhập – xuất, các chứng từ liên quan. Mọi thao tác bán hàng, tính tiền, thanh toán đều được tự động cập nhật trên phần mềm và thông báo về app điện thoại quản lý bán hàng giúp bạn nắm được tình hình kinh doanh, hạn chế nhân viên gian lận.
Phần mềm hỗ trợ chia ca làm việc của nhân viên giúp bạn đánh giá đúng năng suất và hiệu quả của từng nhân viên. Từ đó có chính sách lương thưởng phù hợp động viên nhân viên xuất sắc.
2.3. Hạn chế thất thoát bởi khách hàng
Để hạn chế thấp nhất tình trạng trộm cắp, gian lận của khách hàng trong cửa hàng tạp hóa bạn nên lắp camera tại những vị trí sau:
– Nơi trung bày những mặt hàng nhỏ dễ bỏ túi như hộp bánh, kẹo nhỏ, cục xà bông…
– Quầy thu ngân để giám sát cả nhân viên thu nhân và khách hàng. Tránh được tình trạng khách hàng không thanh toán hoặc nhân viên tính tiền mà không nhập vào phần mềm.
Sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa MISA eShop giúp bạn kiểm soát kịp thời kho hàng hóa, nắm bắt được mặt hàng nào đang bán chạy hoặc tồn kho nhiều để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng. Đây là giải pháp quản lý bán hàng cửa hàng tap hóa thông minh giảm thất thoát, tăng doanh thu.
