Sử dụng file excel quản lý kho hàng vật tư là một trong những giải pháp được nhiều chủ cửa hàng bán lẻ áp dụng để quản lý toàn diện xuất – nhập kho. Trong bài viết dưới đây, MISA eShop sẽ gửi đến bạn những công thức excel quản lý kho cơ bản dành cho những người mới. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích trong công tác quản lý và điều hành cửa hàng của bạn.
Đọc thêm:
>> Quản lý kho bằng excel và phần mềm bán hàng, chọn cái nào hơn?
>> Ưu điểm vượt trội khi quản lý kho hàng bằng phần mềm MISA eShop
1. Ưu điểm khi sử dụng excel
- Hoàn toàn miễn phí.
- Linh hoạt: Bạn có thể tự thêm dòng, cột để quản lý theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
- Có thể lưu trữ đám mây trê OneDrive hoặc Google Drive cho phép nhiều người cùng thao tác chỉnh sửa hoặc tự động cập nhật những thay đổi.
- Sử dụng tốt các công thức, hàm tính toán giúp bạn có được báo cáo tổng quan về tình hình kinh doanh.
MISA eShop gửi tặng bạn mẫu file excel quản lý kho đơn giản. Bạn có thể tải miễn phí mẫu file tại đây:
2. Nhược điểm còn tồn tại
- Không quản lý được đồng bộ nhiều kho nếu cửa hàng nhiều chi nhánh hoặc nhiều đại lý.
- Khó khăn tìm kiếm nhanh sản phẩm.
- Không thể quản lý với lượng dữ liệu lớn
- Không cho phép phân quyền nhân viên thao tác trên file dữ liệu.
- Tính bảo mật thông tin không cao.
3. Các hàm cơ bản trong excel
3.1. Hàm đếm COUNT
Thay vì đếm thủ công số lượng hàng hóa, dữ liệu thì bạn có thể dùng hàm =COUNT. Ví dụ, bạn cần đếm từ ô B1 đến B10, hãy gõ =COUNT(B10:B10).
3.2. Hàm đếm COUNTIF với điều kiện cụ thể
Để đếm các ô dựa trên một điều kiện cụ thể (ví dụ, lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIF sau đây.
3.3. Hàm hàm đếm COUNTIFS với nhiều điều kiện
Để đếm các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, green và lớn hơn 9), hãy sử dụng hàm COUNTIFS sau:
3.4. Hàm tính tổng SUM
Thay vì ngồi đếm tổng thì bạn hãy dùng hàm này để tính toán, tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức. =SUM (number 1, number 2, …)
3.5. Hàm tính tổng SUMIFS với nhiều điều kiện
Để tính tổng các ô dựa trên nhiều điều kiện (ví dụ, blue và green), hãy sử dụng hàm SUMIFS sau (đối số đầu tiên là phạm vi bảng tính cần tính tổng).
3.6. Hàm AVERAGE: Hàm tính trung bình cộng
Giú bạn tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài. Sử dụng cú pháp =AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)
3.7. Hàm tính tổng giá tiền sản phẩm SUMPRODUCT
Để tính tổng tiền của các sản phẩm dựa trên số lượng và giá tương ứng của từng sản phẩm trong một hoặc nhiều dãy, bạn hãy dử dụng hàm =SUMPRODUCT
3.8. Hàm ngày tháng
a. Hàm year/mont/day
Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng “/” hoặc “-“. Để điền thời gian, sử dụng “:” (dấu hai chấm). Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột.
Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR. Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DATE. Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy).
b. Hàm DATE
Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:
Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE. Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm).
3.9. Hàm tra cứu VLOOKUP
Khác với hàm if, hàm vlookup hay còn gọi là hàm tham chiếu cột. Nó sẽ lấy thông tin từ bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm. Cú pháp =VLOOKUP(ô chứa giá trị tìm kiếm, vùng bảng chứa giá trị tìm kiếm và trả về,cột chứa giá trị trả về)
Ví dụ cơ bản hàm vlookup: Hãy điền tên vào cột tên hàng dựa vào ký tự của cột mã hàng lấy tham chiếu từ bảng phụ.
Nắm vững được các hàm cơ bản trong excel sẽ giúp bạn quản lý kho, cửa hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu phương pháp quản lý truyền thống bằng sổ sách, excel mất nhiều thời gian, không tránh khỏi nhầm lẫn, chủ shop có thể tham khảo phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop tự động tính tồn kho, doanh thu, lợi nhuận chính xác.
Chúc các bạn thành công!
