Quản lý kho hàng là nghiệp vụ quan trọng trong shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng tạp hóa, siêu thị, cửa hàng đồ chơi, mẹ & bé… Quản lý kho bằng access là một trong những phương pháp được nhiều cửa hàng vừa và nhỏ áp dụng để quản lý chính xác lượng hàng hóa, báo cáo tình hình kinh doanh thực tế. Cùng tìm hiểu những ưu – nhược điểm của phương pháp này và giải pháp quản lý tối ưu nhất cho cửa hàng bạn quả bài viết dưới đây.
Đọc thêm:
>> Những sai lầm thường gặp trong quá trình kiểm kê kho
>> Giải pháp quản lý tồn kho đồng bộ của hơn 9.000 shop bán lẻ
1. Quản lý kho bằng access là gì?
Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ thuộc Microsoft. Microsoft Access là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ cho phép người dùng tạo, lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Là chủ cửa hàng, bạn có thể phát triển hệ thống quản trị thông tin dành cho cửa hàng vừa và nhỏ rất nhanh chóng. Thậm chí, access còn có thể giúp cho việc quản trị dữ liệu trong một số nghiệp vụ như: quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, cơ hội bán hàng, trạng thái khách hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm…
Do đó, phần mềm quản lý bán hàng bằng access không chỉ dừng lại ở việc tạo và quản trị dữ liệu mà có thể giúp bạn điều hành cửa hàng.
Quản lý kho bằng access
Đặc điểm của quản lý kho bằng access:
- Dễ dàng tạo các bảng dữ liệu để lưu trữ thông tin về sản phẩm, nhà cung cấp, khách hàng và các giao dịch xuất nhập kho.
- Tạo các truy vấn để tìm kiếm, lọc và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
- Thiết kế các biểu mẫu để nhập liệu và tạo các báo cáo để theo dõi tình trạng hàng tồn kho, doanh thu và các chỉ số kinh doanh khác.
- Kết hợp với excel để nâng cao hiệu quả quản lý cho phép nhập xuất dữ liệu giữa hai phần mềm.
2. Quản lý kho bán hàng access khác gì với excel?
Một số chủ cửa hàng sử dụng access và excel cùng nhau để quản lý kho hiệu quả hơn. Cụ thể: lưu trữ dữ kiệu trên access và kết nối với excel. Bản thân excel không phải là một cơ sở dữ liệu nhưng vẫn được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và xử lý những vấn đề cơ bản trong quản lý kho. Chẳng hạn: tính toán xuất nhập tồn kho, doanh thu, lợi nhuận. Excel là cơ sở dữ liệu tệp phẳng, không phải cơ sở dữ liệu có quan hệ. Muốn quản lý kho hiệu quả, access chính là lựa chọn hàng đầu.
Khi thông tin sản phẩm nằm trong access, bạn có thể thêm nhiều bảng hơn và kết hợp các bảng đó để tạo truy vấn, cập nhật thông tin và tạo các báo cáo, biểu mẫu kho. Access được thiết kế cho mọi đối tượng người dùng nên bạn có thể nhanh chóng sử dụng.
Quản lý kho bằng excel
Tuy có nhiều ưu điểm nhưng quản lý bán hàng, tồn kho sản phẩm bằng access là giải pháp quản lý truyền thống. Đặt trong nhu cầu quản lý ngày càng cao thì access có một số hạn chế như:
- Khó khăn trong việc xử lý và kiểm soát cơ sở dữ liệu lớn: Trước những thông tin dữ liệu phức tạp, khối lượng khổng lồ thì việc không quản lý được tối ưu thông tin kho hàng. Ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
- Quản lý cơ sở dữ liệu offline: Sử dụng phần mềm quản lý kho access gặp khó khăn khi triển khai hệ thống qua internet. Hệ thống không thể cải thiện và nâng cấp để đạt hiệu quả cao.
- Chủ cửa hàng bị động tiếp nhận và khó khăn sử dụng chương trình quản lý kho bằng excel hay access. Do đó, quản lý tồn kho, tính toán doanh thu, công nợ khác hàng có thể bị nhầm lẫn, sai sót.
3. Cách sử dụng access trong quản lý kho
Phần mềm quản lý bán hàng bằng acccess hỗ trợ quản lý và làm việc với dữ liệu. Đáp ứng các nghiệp vụ như nhập dữ liệu và hệ thống, thực hiện các thao tác chỉnh sửa, in báo cáo, xuất dữ liệu báo cáo, thống kê hàng tồn, báo cáo hàng xuất trong ngày… Ngoài ra, bạn có thể tạo các form nhập dữ liệu, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các bước cơ bản để quản lý kho bằng access:
- Tạo các bảng dữ liệu để lưu trữ thông tin về sản phẩm, nhà cung cấp và các giao dịch.
- Nhập thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả và các giao dịch xuất nhập kho vào cơ sở dữ liệu.
- Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để quản lý dữ liệu một cách logic.
- Tạo các truy vấn để tìm kiếm và phân tích dữ liệu, thiết kế các báo cáo để theo dõi tình trạng kho hàng.
4. Lợi ích của việc quản lý hàng hóa, tồn kho bằng access
Quản lý hàng hóa và tồn kho bằng Microsoft Access mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
- Access cho phép tạo, lưu trữ và cập nhật dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, giúp quản lý kho hàng hiệu quả hơn. Dễ dàng liên kết với Excel giúp xuất nhập dữ liệu dễ dàng và nâng cao hiệu quả quản lý.
- So với các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp khác, Access là một giải pháp tiết kiệm chi phí, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
- Không cần đầu tư vào phần cứng hoặc phần mềm đắt tiền, chỉ cần sử dụng máy tính và phần mềm Access.
- Dễ dàng áp dụng cho nhiều loại hình kinh doanh khác nhau như cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa…
- Cho phép quản lý quyền truy cập của người dùng đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu.
5. Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop – giải pháp quản lý kho thông minh và hiệu quả
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho và được nhiều cửa hàng sử dụng. Trong đó, phần mềm quản lý kho bán hàng MISA eShop là giải pháp được hàng nghìn chủ shop tin dùng. Hỗ trợ bạn xử lý và kiểm soát thông tin kho hiệu quả và nhanh chóng.
Phần mềm phù hợp với mọi quy mô cửa hàng: từ cửa hàng nhỏ và vừa đến chuỗi cửa hàng, từ cửa hàng offline đến các gian hàng online trên mạng xã hội hay sàn TMĐT. Quản lý kho bằng phần mềm bán hàng MISA eShop giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí, hạn chế thấp nhất những sai sót trong quá trình kiểm kê kho hàng.
Khai báo kho trên phần mềm bán hàng MISA eShop
6.1. Lợi ích của quản lý kho bằng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
– Tiết kiệm chi phí: Phần mềm đáp ứng đầy đủ tính năng từ quản lý kho, mã hàng hóa, đơn hàng, thu chi với chi phí chỉ từ 3.000đ/ngày.
– Sử dụng trên mọi thiết bị, quản lý từ xa hiệu quả: Chỉ cần có máy tính, máy tính bảng, điện thoại kết nối internet chủ cửa hàng có thể quản lý một cách dễ dàng.
– Giao diện đơn giản, dễ sử dụng: Đối với những người mới bắt đầu chỉ cần 5 phút làm quen có thể sử dụng phần mềm.
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm quản lý MISA eShop quản lý kho hiệu quả:
>> Xem video Hướng dẫn kiểm kê kho hàng trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop tại đây:
Access là một công cụ hỗ trợ quản lý kho truyền thống và phổ biến. Tuy nhiên trước xu thế quản lý kinh doanh hiện đại, các cửa hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để đạt được hiệu quả cao nhất.
Quản lý bằng access mang lại nhiều lợi ích cho cửa hàng quy mô vừa và nhỏ, từ việc tối ưu hóa quy trình quản lý dữ liệu đến tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp với excel, access hỗ trợ quản lý kho hàng hóa, quản lý thông tin khách hàng,
