Kho hàng là một trong những tài sản của shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, siêu thị, cửa hàng tạp hóa… Trung bình các cửa hàng bất kể nhỏ hay chuỗi cửa hàng đều có kiểm kê kho định kỳ: 1 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng để đảm bảo chuỗi cung ứng sản phẩm trơn tru. Tuy nhiên, rất nhiều shop đã mắc phải những sai lầm cơ bản trong quá trình kiểm kê kho, dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Các chủ shop cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Đọc thêm:
>> 3 dấu hiệu và 4 nguyên nhân không ngờ gây thất thoát hàng hóa?
>> Quản trị kho hàng như thế nào để tránh thất thoát hàng hóa?
1. Nhân viên không đủ năng lực để kiểm kê kho
Không bao giờ có thể một mình làm tốt được tất cả mọi việc, đặc biệt khi bạn đã làm chủ kinh doanh. Để có thể quản lý hàng tồn kho chính xác bạn cần có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Khi thực hiện các bước kiểm kê tồn kho tốt hơn, hãy xem xét một vài vấn đề sau:
- Cân nhắc việc tuyển người: đào tạo nhân viên chuyên nghiệp hay thuê dịch vụ kiểm kho bên ngoài
- Nhân viên cần có kiến thức về kiểm kho, khoa học và nhanh nhẹn
- Hoạt động kiểm kho có thể lâu và nếu bạn cần một số lượng nhân viên nhất định, nên giao cho người đáng tin cậy chịu trách nhiệm quản lý chính và tổng hợp báo cáo gửi bạn.
- Chủ cửa hàng giám sát quy trình kiểm kê kho, theo dõi báo cáo thường xuyên.
Hiện nay, nhiều cửa hàng lựa chọn sử dụng Excel để quản ký kho hàng vì công cụ này miễn phí, mang đến tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao.
Tuy nhiên, việc xây dựng và thiết lập các mẫu báo cáo Excel chuẩn chỉnh và phù hợp với nhu cầu quản lý của hộ kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ có thể gặp khó khăn đối với kế toán kho.
Hiểu được điều này, MISA eShop đã tổng hợp và gửi đến bạn MIỄN PHÍ trọn bộ tài liệu kế toán kho bao gồm:
- Bộ file báo cáo kho;
- Bộ file danh mục quản lý kho;
- Hướng dẫn lên báo cáo Nhập – Xuất – Tồn kho;
- Mẫu NXT chi tiết;
- Bộ mẫu quản lý NXT kho đơn giản;
- Bộ file tổng hợp kế toán kho.
Mời bạn đăng ký nhận ngay bộ tài liệu “Trọn bộ file Excel tổng hợp kế toán kho” tại đây:
>> Kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho
2. Không chuẩn bị không gian kho hàng
Không gian kho hàng có thể ảnh hưởng đến quá trình kiểm kê kho do nhiều yếu tố. Không gian kho hàng được tổ chức tốt sẽ giúp việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng và chính xác. Ngược lại, không gian lộn xộn có thể gây khó khăn và sai sót trong quá trình kiểm kê.
Dưới đây là một số cách giúp không gian kho hàng thông thoáng, không ảnh hưởng đến quá trình kiểm kê:
- Đảm bảo không gian rộng rãi, sạch sẽ, khô thoáng
- Bố trí giá, kệ đỡ
- Vẽ biểu đồ mặt sàn và vị trí các sản phẩm
3. Thiếu các báo cáo đo lường hiệu suất
Đo lường hiệu suất hàng tồn kho sẽ chỉ ra hiệu quả tốt hay ảnh hưởng xấu của việc quản lý hàng tồn kho. Trong trường hợp không nắm được sản phẩm được nhập vào bao nhiêu và bán với giá như thế nào, cửa hàng sẽ không thể quản lý mức tồn kho. Do đó, nhân viên quản lý kho nên theo dõi tỷ lệ xuất/nhập hàng ngày để kịp thời điểu chỉnh. Cần phải biết trong kho có những gì và khi cần thì tìm chúng ở đâu.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi chính sách tình hình tồn kho
Cửa hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát hàng tồn kho, đánh giá tài sản hiện tại, cung cấp báo cáo chi tiết mặt hàng nào đang được bán chạy, hàng nào tồn kho nhiều.
Phần mềm quản lý kho cửa hàng giúp duy trì sự cân bằng hàng hóa trong kho. Hạn chế tình trạng khách hàng cần sản phẩm nhưng kho lại không có. Khi kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, bạn có thể nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng. Đồng thời, hiểu rõ thị trường đang cần gì để có thể kịp thời nhập hàng.
>> 5 loại báo cáo mà cửa hàng thời trang nên có để gia tăng lợi nhuận
4. Thiếu tự động hóa
Quá trình kiểm kê hàng hóa thực hiện bằng cách thủ công, không sử dụng phần mềm hoặc thiết bị tự động hóa có thể dẫn đến việc tốn nhiều thời gian, công sức và có thể gây ra sai sót trong quá trình kiểm kê. Đặc biệt khi có nhầm lẫn sai sót bạn sẽ phải làm lại từ đầu.
Do đó, nhân viên kiểm kho cần tự động hóa quy trình kiểm kê và giảm lượng thời gian dành cho việc đếm thủ công mặt hàng. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là một giải pháp tự động hóa thông minh, mất 10s bạn có thể biết được số lượng chính xác của mẫu váy A đang có trong kho.
5. Không áp dụng các công nghệ mới
Sử dụng các thiết bị như máy đọc mã vạch, máy in hóa đơn giúp quản lý kho hoặc thực hiện giao dịch ngay trong quá trình kiểm kho. Hỗ trợ kiểm kho nhanh, nắm bắt chính xác số lượng hàng tồn để bổ sung kịp thời. Đồng thời giúp kiểm tra hàng tồn từ nhiều nhà cung cấp dễ dàng hơn, sử dụng tốt hơn không gian kho cũng như đơn giản hóa việc phân phối đến các kênh bán hàng khác nhau. Sử dụng các thiết bị quản lý sẽ giúp bạn:
- dễ dàng thực hiện các hoạt động
- tối ưu hóa tài nguyên
- độ chính xác và chất lượng
- khả năng sinh lời
6. Không lập cáo báo, không có kế hoạch kinh doanh
Theo thống kế, 56% cử hàng nhỏ mong muốn được cải thiện chất lượng dịch vụ và nâng cao hiệu quả bán hàng. Và nếu như cửa hàng bạn vẫn còn tình trạng ghi chép thông tin sản phẩm trong sổ sách hay làm excel báo cáo hàng ngày thì chắc hẳn cũng đang nằm trong số đó.
Giả sử, shop không có mặt hàng mà khách cần hoặc thời gian tìm sản phẩm trong kho quá lây thì sẽ khách hàng sẽ đi nơi khác. Cửa hàng của bạn cũng sẽ không bao giờ đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường nếu không chủ động lập kế hoạch xuất/nhập hàng dựa trên tình hình kho thực tế.
7. Không kiểm tra và báo cáo chi tiết thông tin sản phẩm
Mỗi sản phẩm lại có những thông tin quan trọng cần được báo cáo chi tiết và cụ thể để phục vụ quá trình bán hàng trơn tru hơn. Ví dụ một chiếc váy A, ngoài báo cáo số lượng tổng nhân viên cần có thống kê số lượng theo size, màu sắc. Từ đó, chủ cửa hàng có thể biết nên nhập size, màu sắc nào cho chính xác.
8. Giữ mối quan hệ với các bên cung cấp
Việc này nghe thì có vẻ hơi khó hiểu, nhà cung cấp thì ảnh hưởng gì đến quá trình quản lý kho? Nếu không có nguồn hàng thì cửa hàng bạn không có sản phẩm, không cần lưu kho và kiểm kê. Trong trường hợp nhà cung cấp đóng cửa 1 tuần, thường là đối tác bên Trung Quốc, cửa hàng bạn cũng nên biết trước để có thể chuẩn bị.
Và nếu các nhà cung cấp cho biết thời gian vận chuyển hàng là hai ngày thì bạn cũng cần giữ liên lạc và theo dõi. Xây dựng mối quan hệ cửa hàng – nhà cung cấp góp phần lưu thông hàng hóa trong kho ổn định hơn.
Trong bài viết này, MISA eShop đã liệt kê ra một số lỗi cơ bản trong quá trình kiểm kê kho. Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop giúp bạn theo dõi và tính toán tự động số lượng tồn kho, tình hình nhập/xuất kho. Từ đó có các quyết định, chính sách bán hàng phù hợp đồng thời tránh các sai sót và phòng ngừa gian lận.
Chỉ với 6.000đ/ngày giảm thiếu tối đa thất thoát gian lận hàng hóa trong kho. Đăng ký ngay!
