Quản trị kho hàng chưa bao giờ là một việc dễ dàng. Trên thực tế, đó là một trong những quy trình phức tạp nhất trong kinh doanh đảm bảo sự lưu thông hàng hóa trơn tru. Bao gồm các hoạt động từ bảo quản sản phẩm, kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa phân phối sản phẩm, kiểm kê chính xác số lượng… Cùng tìm hiểu cách quản trị kho hàng hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa qua bài viết dưới đây.
1. Quản trị kho là gì?
Quản trị kho liên quan đến các quy trinh đảm bảo duy trì và kiểm soát kho hàng hóa của shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng điện tử – điện máy… Các bước từ thiết kế kho, bảo đảm vệ sinh an toàn, vận chuyển hàng hóa, theo dõi tài sản, lập phiếu yêu cầu xuất-nhập kho… Các quy trình có thể thực hiện trong 1 kho, 1 cửa hàng hoặc nhiều kho trong chuỗi cửa hàng để kịp thời cung ứng sản phẩm cho thị trường.
Quản lý kho giúp hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa
2. Lợi ích lớn nhất của quản trị kho khoa học
2.1. Hạn chế thất thoát hàng hóa
Việc kiểm kê kho hàng thường xuyên giúp bạn quản lý chính xác số lượng hàng hóa trong kho, hạn chế tối đa vấn đề thất thoát. Theo dõi được chất lượng sản phẩm đề phòng hỏn hóc, hết hạn sử dụng. Nếu có sự cố xảy ra kịp thời xử lý tránh lãng phí, ảnh hưởng đến dòng tiền.
2.2. Tiết kiệm chi phí vận hành và lưu kho
Cửa hàng nhỏ thường tận dụng một khoảng không gian tại cửa hàng để làm kho. Cửa hàng to hay chuỗi cửa hàng thường có môt kho bãi riêng. Với hình thức nào thì tồn trữ kho hàng khiến cửa hàng tốn nhiều chi phí thuê kho bãi, nhân công, thiết bị, vệ sinh và nhiều khoản chi phí khác. Quản trị kho hàng hiệu quả giúp bạn kịp thời phát hiện lượng tồn kho lớn, kịp thời điều chuyển hàng hóa. Tiết kiệm chi phí vận hành và lưu kho cho cửa hàng.
2.3. Nâng cao hiệu quả kinh doanh
Quản lý kho hàng hiệu quả giúp cửa hàng luôn đảm bảo nguồn cung đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng. Vừa nâng cao tính chuyên nghiệp vừa xây dựng được uy tín với khách hàng. Với lượng hàng tồn kho có kế hoạch nhập thêm hàng hóa hay tổ chức các chương trình khuyến mãi, cũng như điều chỉnh vốn một các phù hợp nhất.
Đọc thêm:
>> Quy trình quản lý kho theo ISO và kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
>> Kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho
3. Kinh nghiệm quản trị kho
Để quản lý kho hàng hiệu quả, tránh nhầm lẫn sai sót, bạn có thể học tập một số kinh nghiệm sau:
- Quản lý hàng hóa theo mã SKU dễ dàng tra cứu thông tin, phân loại sản phẩm.
- Vẽ sơ đồ lưu trữ kho để dễ quản lý.
- Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho dễ dàng tìm kiếm.
- Kiểm tra kho định kỳ theo tháng/quý.
- Lắp camera theo dõi.
- Đào tạo nhân viên có kỹ năng quản lý kho.
- Thực hiện quy trình quản lý kho hàng khoa học.
>> Kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho
4. Sử dụng phần mềm quản trị kho thông minh, chính xác
Hoạt động quản lý kho theo phương pháp truyền thống rất phức tạp, ghi chép sổ sách giấy tờ nhầm lẫn, thất lạc. Do đó để đơn giản hóa quy trình và tiết kiệm thời gian, công sức, các chủ cửa hàng hiện nay đều chọn sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng kiểm kho. Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop là một trong những giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp.
Bạn có thể quản lý từ sản phẩm, tồn kho, doanh thu, đơn hàng, vận chuyển, nhân viên, khách hàng, các chương trình khuyến mãi trên cùng một hệ thống. Đối với quản lý kho, chủ cửa hàng lập chứng từ ngay trên phần mềm với các thông tin như thời gian, mặt hàng, số lượng tồn, số lượng kiểm thực tế, số lượng chênh lệch.
4.1. Quản lý các chứng từ, phiếu thu gửi đến
Thay vì ghi chép giấy tờ các lệnh điều xuất/nhập, công nợ được kiểm tra và ghi nhận trên hệ thống nhanh chóng.
4.2. Có kế hoạch kinh doanh phù hợp
Chủ cửa hàng kiểm soát số lượng hàng hóa thường xuyên, nhanh chóng trên phần mềm bán hàng MISA eShop. Các báo cáo có thể xem trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại, tablet… Từ đó, chủ động lập kế hoạch xuất/nhập hàng chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc ứ đọng. Kịp thời phục vụ nhu cầu người tiêu dùng.
4.3. Quản lý sản phẩm bằng mã vạch mã IMEI hay SERIAL
Các mặt hàng được quản lý và phân loại phù hợp. Với tính năng quản lý sản phẩm thông qua: số lô, hạn dùng, imei, size, màu sắc… phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đáp ứng được đa dạng sản phẩm, các ngành hàng kinh doanh. Các mặt hàng được quản lý và phân loại phù hợp. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm, tiết kiệm thời gian kiểm kê số lượng tồn kho
4.4. Lên đơn và vận chuyển
Khi shop xác nhận có đơn hàng, mọi thay đổi trong kho sẽ được cập nhật tự động cập trên hệ thống. Số lượng tồn kho từ cửa hàng, Facebook hay sàn TMĐT… quản lý chính xác số lượng tồn kho chung trên một hệ thống. Bạn có thể chọn đơn vị vận chuyển và theo dõi tình trạng giao hàng ngay trên phần mềm. Đối với hàng trả lại, cửa hàng có thể nhập thông tin và phần mềm sẽ ghi nhận và cập nhật lại chính xác số lượng tồn kho thực tế.
Hy vọng với những chia sẻ của MISA eShop trên đây, anh chị hoàn toàn có thể xây dựng và triển khai quy trình quản trị kho khoa học, hiệu quả. Nếu anh chị có bất kỳ vướng mắc gì trong quá trình kinh doanh, vận hành, anh chị có thể để lại thông tin ở box chat bên dưới, nhân viên MISA sẽ liên hệ tư vấn sớm nhất cho anh chị.
Đăng ký dùng thử 15 ngày Phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop để quản trị kho hiệu quả tại đây:
