Shop thời trang, của hàng mỹ phẩm, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa… thường gặp khó khăn trong vấn đề quản lý kho. Các bước nhập hàng tiến hành như thế nào? Xuất kho đòi hỏi giấy tờ ra sao? Kiểm kê định kỳ cần làm những báo cáo nào?… Với nhiều vấn đề trên, nếu cửa hàng không có quy trình quản lý kho khoa học thì hàng hóa thất thoát, hư hai, điều phối chậm trễ. Trong bài viết này, MISA eShop giới thiệu đến bạn quy trình quản lý kho theo ISO phổ biến rộng rãi tại nhiều cửa hàng, áp dụng cho đa dạng ngành kinh doanh. Góp phần quản lý các khâu từ nhập hàng, lưu trữ đến bán hàng diễn ra trơn tru, đạt hiệu quả cao.
Đọc thêm:
>> 70% cửa hàng thời trang chưa biết cách quản lý cửa hàng thông minh
>> Bí quyết quản lý cửa hàng từ xa: hết thất thoát, hết gian lận
1. Quy trình quản lý kho theo ISO là gì?
ISO là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, theo đó quy trình quản lý kho hàng đảm bảo theo tiêu chuẩn quốc tế. Đây là công cụ để tạo lợi nhuận và giá trị gia tăng cho cửa hàng. Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận tiện, đảm bảo chất lượng, an toàn và hiệu quả.
1.1. Quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO
Nhân viên quản lý kho thực hiện các bước sau:
– Lập yêu cầu cấp mới, sửa mã hàng
– Kiểm tra hàng tồn
– Phân loại
– Cấp mã mới hoặc sửa mã theo quy chuẩn
1.2. Quản lý nhập kho
Nhân viên quản lý kho thực hiện các công việc sau:
– Kiểm tra và nhận hàng
– Tiếp nhận và kiểm tra giấy tờ yêu cầu nhập kho
– Lập giao dịch nhập mua, in phiếu nhập kho
– Kiểm tra chất/số lượng hàng hóa nhập kho
1.3. Lưu kho
Nhân viên quản lý kho thực hiện các công việc sau:
– Lập phiếu, biên bản lưu kho
– Sắp xếp hàng hóa trong kho theo quy định
– Lập sơ đồ kho
1.4. Xuất kho
Nhân viên quản lý kho thực hiện các công việc sau:
– Tiếp nhận và kiểm tra phiếu yêu cầu xuất kho
– Phê duyệt đề nghị
– Kiểm tra tồn kho
– Lập giao dịch và in phiếu xuất kho
– Báo cáo số/chất lương hàng hóa sau khi xuất kho
1.5. Kiểm kê, báo cáo & thống kê
Sau các nghiệp vụ xuất/nhập, lưu chuyển kho, nhân viên quản lý kho cần lập biên bản kiểm kho. Trong đó bao gồm các báo cáo xuất – nhập, tồn kho, chất lượng hàng hóa báo cáo với chủ cửa hàng.
2. Lợi ích quản lý kho theo ISO
Quy trình quản lý kho là một điều kiện cần giúp lưu trữ và luân chuyển hàng hóa chặt chẽ. Giảm thiểu tối đa tình trạng ứ động, tồn kho, thất thoát hàng hóa gây ảnh hưởng đến dòng tiền. Cùng điểm qua những lợi ích khi có quy trình quản lý kho theo IOS:
2.1. Các hoạt động quản lý kho vận hành xuyên suốt
Khi có quy trình chuẩn, nhân viên theo đó thực hiện các hoạt động quản lý mã hàng, quản lý hoạt động xuất/nhập kho, báo cáo doanh thu. Chủ cửa hàng cũng chủ động kiểm soát tình hình xuất nhập kho, biết được chính xác số lượng và chất lượng hàng hóa để có những kế hoạch kinh doanh phù hợp.
2.2. Nâng cao năng suất làm việc của nhân viên
Khi có quy trình quản lý kho theo ISO, nhân viên kho dựa theo đó thực hiện công việc hàng ngày, tập trung giải quyết nếu có sự cố xảy ra. Các nghiệp vụ trong kho: xuất, nhập, chuyển, kiểm kê… được chia từng khâu với từng nhân viên phụ trách cụ thể. Điều này sẽ tăng tính trách nhiệm và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực tại cửa hàng.
2.2. Quản lý cửa hàng toàn diện, nâng cao chất lượng dịch vụ
Khi cửa hàng bạn có quy trình quản lý kho, nhân viên nghiêm túc thực hiện, bạn sẽ chủ động nắm rõ tình hình kinh doanh cửa hàng. Kịp thời phát hiện những sự cố như hàng hóa hỏng, bị lỗi, bị quá hạn sử dụng… thông qua báo cáo để giải quyết. Không mất quá nhiều thời gian để hàng tháng, hàng quý đôn đốc nhân viên thực hiện lệnh kiểm kho. Quuy trình quản lý kho tạo nên phong cách chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
3. Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả dành cho shop thời trang, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini…
3.1. Sắp xếp hàng hóa khoa học
Muốn quản lý kho hiệu quả trước tiên phải biết cách sắp xếp hàng hóa ngăn nắp, khoa học. Sẽ giúp bạn tìm kiếm sản phẩm dễ dành và nhanh chóng hơn. Kịp thời phát hiện những sản phẩm bị hỏng, hết hạn sử dụng hoặc hàng lỗi mốt cần thanh lý. Hạn chế thấp nhất trình trạng thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng đến dòng tiền cửa hàng.
MISA eShop gợi ý một số cách sắp xếp, quản lý hàng hóa trong kho hiệu quả:
- Nên có kệ pallet hoặc tủ đựng
- Hàng mới về, hàng bán chạy nên để bên ngoài tiện vận chuyển
- Dán nhãn ghi mã hàng, tên sản phẩm, ngày nhập kho, nhà sản xuất
- Đối với những sản phẩm có hạn sử dụng hay hàng có giá trị cao nên để một khu riêng tiện theo dõi
- Trong kho nên có không gian soạn hàng
3.2. Đào tạo nhân viên có kỹ năng quản lý kho tốt
Nhân viên quản lý kho là người trực tiếp chịu trách nhiệm điều phối hàng hóa. Thực hiện kiểm kê hàng hóa khi xuất/nhập chính xác. Nắm được thông tin chất lượng, mất mát, hỏng hóc của sản phẩm để kịp thời tổng hợp báo cáo. Do vậy cần có những kỹ năng cơ bản như: chủ động trong công việc, kỷ luật, trung thực… Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cũng góp phần xây dựng uy tín và thương hiệu của shop.
>> Kỹ năng quản lý kho cần phải có của nhân viên quản lý kho
3.3. Sử dụng phần mềm quản lý kho
Shop thời trang, cửa hàng mỹ phẩm, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini.. quy mô nhỏ thường dùng sổ sách ghi chép hoặc excel để quản lý, chi phí thấp. Tuy nhiên, nhầm lẫn sai sót là điều không thể tránh khỏi. Nhân viên có thể quên không ghi chép, nhập số liệu hàng xuất/nhập dẫn đến tình trạng báo cáo sai, ảnh hưởng đến doanh thu. Thông tin không đảm bảo được tính kịp thời nên chủ cửa hàng cũng mất nhiều thời gian để tính toán doanh thu, kế hoạch nhập hoặc thanh lý hàng kịp thời.
>> Quản lý kho bằng excel và phần mềm, chọn cái nào hơn?
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp thông minh nhất để quản lý đồng nhất sản phẩm, tồn kho, đơn hàng, doanh thu trên cùng một hệ thống. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm, trong đó phần mềm quản lý kho MISA eShop do Công ty cổ phần MISA phát hành đáp ứng nhu cầu quản lý đo của đa dạng ngành hàng kinh doanh.
Nhân viên có thể kê khai các trường thông tin sản phẩm như tên, thương hiệu, số lượng, kích thước, giá bán, số imei/serial, số lô, hạn sử dụng… Quản lý tự động hàng nghìn mã hàng hóa shop quần áo, mỹ phẩm, cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini…
Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý kho hiệu quả
