Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền MISA eShop

Theo Quyết định số 1391/QĐ-TCT ngày 23/08/2022, Tổng cục Thuế quy định về Quy trình quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền được đưa vào vận hành từ ngày 15/12/2022. Đây cũng là vấn đề nhận được sự quan tâm của các doanh nghiệp bán lẻ, hộ kinh doanh và cơ sở kinh doanh thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, đồ nội thất…. (ngành bán lẻ nói chung). Trong bài viết này. MISA eShop sẽ gửi đến bạn những quy định, cách thức kết nối và xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop.

1. Tổng quan về quy định của cơ quan Thuế về việc xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (POS)

Ngành Thuế ban hành Quy trình quản lý HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền theo Quyết định 1391/QĐ-TCT năm 2022. Theo đó, xây dựng giải pháp và chính thức vận hành hệ thống hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền từ ngày 15/12/2022.

Bộ Tài chính chọn Cục Thuế TP Hà Nội (cùng Cục Thuế TP Hồ Chí Minh và Cục Thuế TP Hải Phòng) triển khai thí điểm xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền giai đoạn 1 (đến hết tháng 3/2023) trước khi mở rộng triển khai nội dung này trên phạm vi toàn quốc.

Trong đó, tính đến thời điểm 20/11/2023, thống kê sơ bộ cho thấy, số lượng người nộp thuế đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền trên toàn địa bàn TP. Hồ Chí Minh là 5.660 NNT, gồm 4.386 DN (đạt 83% kế hoạch) và 1.274 hộ kinh doanh (đạt 91% kế hoạch).

1.1. Hóa đơn điện tử là gì? 

Theo Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 và Điều 3 Nghị Định 123 định nghĩa:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

1.2. Máy tính tiền là gì? Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? 

Máy tính tiền là một thiết bị điện tử được sử dụng để tính toán và ghi nhận số tiền phải trả trong quá trình giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.

Máy tính tiền thường được sử dụng trong các cửa hàng, nhà hàng, quán cafe, siêu thị và các cơ sở kinh doanh khác để tính toán số tiền phải trả cho khách hàng và ghi nhận thông tin giao dịch.

Một số tính năng chính của máy tính tiền như:

• Tính tiền
• Lưu trữ dữ liệu bán hàng
• Khởi tạo hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Tra cứu & báo cáo giao dịch

Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

*Lưu ý: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh được đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền khi có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo các mô hình kinh doanh như: trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác.

>> Do đó doanh nghiệp, hộ kinh doanh kinh doanh các ngành hàng như thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa/siêu thị mini, đồ chơi, nội thất & gia dụng, điện tử điện máy, vật liệu xây dựng… có hoạt động cung cấp hàng hóa đến trực tiếp người tiêu dùng thì cần xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. 

2. Những quy định khi xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền anh chị chủ shop cần năm rõ 

2.1. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đã đăng ký và được cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện giao dịch với cơ quan thuế
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có các thiết bj bán hàng như máy tính, máy in, máy tính tiền (POS)
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

2.1. Nguyên tắc khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Tại Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:

• Cần nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không bắt buộc có chữ ký số
• Các khoản mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn)

2.3. Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Hóa đơn từ máy tính tiền cần có đầy đủ nội dung sau:

• Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
• Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
• Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ;
• Tên sản phẩm, dịch vụ
• Đơn giá
• Số lượng
• Giá thanh toán
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế

Lưu ý: 

*Trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ:

• Nội dung hóa đơn: Ghi đầy đủ thông tin giá bán chưa thuế GTGT; thuế suất GTGT; tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán có GTGT;

*Đối với mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền:

• Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
• Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
• Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp

3. Tại sao doanh nghiệp, hộ kinh doanh kinh doanh ngành bán lẻ nên sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền? 

Việc sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh trong ngành bán lẻ.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực: Sử dụng hoá đơn điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí khi không cần phải mua và lưu trữ hoá đơn giấy truyền thống. Việc xử lý sai sót và quản lý hoá đơn trở nên dễ dàng hơn. Tại một địa điểm bán hàng có thể thiết lập nhiều máy tính tiền theo quy định để xuất HĐĐT cho khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi.

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Việc sử dụng hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng mọi giao dịch mua bán đều có hoá đơn chứng từ hợp pháp, giúp tránh được các rủi ro pháp lý và phạt thuế.
• Minh bạch và thuận tiện cho khách hàng: Hoá đơn điện tử giúp tạo sự minh bạch và thuận tiện trong giao dịch với khách hàng. Từ đó tăng cường lòng tin và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử kết nối với máy tính tiền không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả hơn. Mang lại “lợi ích kép” cho cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận báo giá phần mềm quản lý bán hàng kết nối phần mềm hóa đơn điện tử xuất HĐĐT từ máy tính tiền nhanh chóng, chính xác có thể để lại thông tin tư vấn tại đây:

4. Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tiện lợi trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop

Nằm trong hệ sinh thái phần mềm của Công ty Cổ phần MISA, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop đã kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice hỗ trợ anh chị chủ shop xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy bán hàng cho khách hàng. Đồng thời kết nối dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định của Thông tư 78 và Nghị định 123.

4.1. Quy trình bán hàng – tính tiền – xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền MISA eShop

Thu ngân ghi nhận order, tính tiền và chọn khách lấy hóa đơn điện tử MISA meInvoice, phần mềm MISA eShop (đã được kết nối với MISA meInvoice) sẽ thực hiện ghi nhận thông tin phát hành hóa đơn, in và gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng để khách hàng kiểm tra. Mời anh chị chủ hộ kinh doanh, doanh nghiệp xem video hướng dẫn chi tiết xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên MISA eShop dưới đây:

Các bước xuất hóa đơn điện tử đơn giản, tinh gọn không mất quá nhiều thời gian chờ đợi ghi nhận thông tin của khách hàng. Hệ thống sẽ xuất hóa đơn điện tử sau khi bạn hoàn thành thu tiền.

Dữ liệu được đồng bộ trên hệ thống, không mất thời gian xử lý và làm báo cáo của kế toán. Hạn chế được nhược điểm của việc xuất hóa đơn giấy (chi phí in ấn, dễ bị nhầm lẫn, thất thoát và khó quản lý).

Đối với trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, MISA eShop kết nối với MISA meInvoice hỗ trợ xuất hàng loạt hóa đơn bán hàng chuyển cho cơ quan thuế.

Ngoài ra, với đầy đủ tính năng quản lý bán hàng chuyên nghiệp MISA eShop sẽ giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh hiệu quả hơn:

• Quản lý doanh thu lợi nhuận: Với hơn 40+ báo cáo tổng quan và chi tiết, bạn sẽ xem được các báo cáo doanh thu theo ngày, tháng, năm, doanh thu theo mặt hàng, mặt hàng bán chạy, khung giờ cao điểm trong tuần.
• Quản lý kho quỹ, nguyên vật liệu: Tổng hợp hoạt động xuất, nhập, tồn của nguyên vật liệu. Cảnh báo số lượng tồn kho tối thiểu để bạn nhập thêm hàng hoặc có hoạt động điều chỉnh kho quỹ kịp thời tránh lãng phí, tồn đọng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chung.
• Quản lý các chương trình khuyến mãi: Thiết lập và quản lý các chương trình khuyến mãi gia tăng doanh số.
• Quản lý khách hàng: MISA eShop giúp thu thập thông tin khách hàng, phân loại nhóm khách hàng để có những kịch bản chăm sóc phù hợp. Đa dạng kịch bản chăm sóc và cá nhân hóa khách hàng (qua sms marketing, messenger..) sẽ giúp hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.

4.2. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên phần mềm MISA eShop thành công 

• Cửa hàng đã thực hiện kết nối phần mềm MISA eShop và MISA meInvoice
• Cửa hàng đã đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice
• Máy tính sử dụng để phát hành hóa đơn phải Cài công cụ MISA Ký Số 

5. Tạm kết 

Nếu bạn đã mở shop thời trang, siêu thị mini, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất gia dụng… đã có giấy phép kinh doanh hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp thì phải thực hiện đúng the Quyết định số 1391/QĐ-TCT ngày 23/08/2022 về việc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, đảm bảo các hoạt động kê khai thuế đúng quy định của pháp luật.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice là giải pháp số 1 giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh giải quyết vấn đề trên. Áp dụng công nghệ trong hoạt động kinh doanh bán lẻ giúp công tác quản lý vận hành dễ dàng, trơn tru, đúng pháp luật và hạn chế tối đa rủi ro, sai sót.

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhanh chóng và chính xác.