Làm thế nào để theo dõi xuất – nhập – tồn kho để chuyển dữ liệu cụ thể về chi phí và các khoản tiền liên quan trong kinh doanh cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, VLXD, nội thất, gia dụng… Thẻ kho chính là “vũ khí” của các anh chị quản lý kho. Nếu bạn chưa biết thẻ kho là gì. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời và cung cấp thêm những cách quản lý thẻ kho, quản lý kho khoa học, hạn chế thất thoát.
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho hay phiếu kho là một dạng chứng từ rời nhằm theo dõi hoạt động, số lượng xuất – nhập – tồn của từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho.
Thẻ kho do kế toán lập ra và được thực hiện bởi nhân viên quản lý kho với các nội dung liên quan đến số lượng hàng hóa được nhập vào và số lượng hàng hóa còn tồn lại trong kho.
Thẻ kho thể hiện thông tin hàng hóa, các hàng hóa có cùng nguồn gốc (cùng thương hiệu, cùng nhà sản xuất). Nhân viên kho cần theo dõi, kiểm kê và điền thẻ kho hàng ngày để đảm bảo quản lý kho chính xác. Thông qua việc theo dõi số liệu trong phiếu nhập và xuất kho về số lượng nhập, xuất kho hằng ngày mà thủ kho sẽ lập thẻ kho cho từng loại sản phẩm, hàng hóa. Sau đó tổng hợp thành sổ kho và nộp lại cho kế toán.
Theo quy định hiện hành, không yêu cầu bắt buộc đối với việc lập thẻ kho đối với các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất,… Tuy nhiên, việc lập thẻ kho giúp việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh dễ dàng hơn và tránh thất thoát sản phẩm hàng hóa,…
2. Vai trò và công dụng của thẻ kho
Thẻ kho chính là căn cứ để kế toán kho thực hiện các nghiệp vụ so sánh, đối chiếu nguồn hàng hóa được nhập vào so với hàng tồn tên thực thế trong kho. Đối với cửa hàng, chuỗi cửa hàng hoặc doanh nghiệp bán lẻ lớn cần báo cáo thuế và tài chính với các cơ quan nhà nước thì đây là một trong những nghiệp vụ vô cùng quan trọng.
Số lượng thẻ kho được thực hiện báo cáo hằng ngày sẽ làm căn cứ cho số liệu thống kế cuối kỳ của kế toán. Thẻ kho cũng là tài liệu để kế toán tổng hợp và thống kê cho các tài liệu khác:
- Tính doanh thu, lợi nhuận trong kỳ
- Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh
- Tính nguồn vốn, tài sản
- Đối chiếu, so sánh số lượng hàng hóa nhập với hàng hóa thực tế trong kho
Thẻ kho là tài liệu không bắt buộc vì mỗi quy mô kho hàng khác nhau thì doanh nghiệp sẽ có cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên những cửa hàng, chuỗi cửa hàng, doanh nghiệp bán lẻ nên lập thẻ kho để công tác quản lý được dễ dàng, tránh rủi ro sau này.
3. Ai là người lập thẻ kho?
Thẻ kho là nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện của nhân viên thủ kho. Từ nguồn thông tin của thẻ kho, kế toán sẽ theo dõi hoạt động, số lượng xuất – nhập – tồn của từng loại nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho.
Từ những thông tin này, chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp sẽ có những quyết định điều hành, xuất – nhập kho hợp lý.
4. Mẫu thẻ kho và hướng dẫn lập thẻ kho hàng hóa
Mẫu thẻ kho hàng hóa sẽ được phòng kế toán lập và in ra sẵn, sau đó sẽ được chuyển qua cho thủ kho. Thủ kho sẽ dựa vào phiếu xuất nhập kho hàng ngày để ghi thông tin chính xác, đầy đủ nội dung vào trong thẻ kho.
Thẻ kho là một dạng tài liệu rời được đóng lại thành một quyển sổ và nộp lại cho kế toán để tổng hợp, so sánh và đối chiếu với số lượng tồn kho thực tế. Do đó bạn cần trình bày khoa học, đảm bảo tính chính xác khi kiểm kê.
Mẫu thẻ kho sẽ có nội dung chính như sau:
- Thông tin số kho, ghi rõ người lập thẻ kho và số tờ in thẻ kho
- Tên hàng hóa, sản phẩm, nhãn hiệu
- Thông tin về chỉ tiêu sản phẩm và yêu cầu chất lượng sản phẩm
- Mã số thẻ kho
Thẻ kho sẽ được kẻ bảng, theo đó mỗi cột sẽ tương ứng với từng nội dung khác nhau:
- Cột A: Số thứ tự
- Cột B: Thời gian ghi phiếu xuất, nhập kho (ngày, tháng, năm)
- Cột C, D: Số hiệu ghi trên phiếu xuất, nhập kho
- Cột E: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Cột F: Thời gian nhập xuất hàng hóa
Các cột số sẽ ghi tất cả thông tin về hàng hóa:
- Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
- Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
- Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần nhập xuất, phần này sẽ được tổng hợp và ghi lại vào cuối ngày
Cuối cùng là Cột G có chữ ký xác nhận của kế toán khi đã kiểm tra xong các thông tin. Phần cuối bảng từ cột E đến cột G là thống kế số liệu tổng cuối kỳ. Thẻ kho được đóng thành quyển sẽ lập thành sổ kho thì phải cần có số thứ tự của trang.
Cuối thẻ kho là chữ ký và ghi rõ họ tên, có dấu mộc của những người có liên quan như thủ quỹ, kế toán, giám đốc bộ phận.
Tải MIỄN PHÍ mẫu thẻ kho Mẫu số S12-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
5. Những cách quản lý kho cửa hàng khoa học, giảm thiểu thất thoát hàng hóa
Quản lý kho là nghiệp vụ đòi hỏi tính chính xác cao, mất nhiều thời gian. Đặc biệt nếu số lượng hàng hóa nhiều, phân loại từng nhóm hàng nhỏ khác nhau.
Theo khảo sát, 80% các nguyên nhân dẫn đến thất thoát, sai sót của mô hình kinh doanh bán lẻ nằm ở khâu quản lý kho (kiểm đếm thủ công hoặc sử dụng quá nhiều file excel). Do đó, để hạnh chế gian lận và thất thoát, có thể quản lý kho hàng bằng thẻ kho hoặc những cách quản lý khác, đảm bảo hàng hóa nhập vào – bán ra không bị nhầm lẫn.
5.1. Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước
Với nguyên tắc sắp xếp này, việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt với những người kinh doanh các sản phẩm có số lô, hạn sử dụng như siêu thị, tạp hóa, cửa hàng thực phẩm, hiệu thuốc… Bạn có thể tham khảo thêm Quy trình quản lý kho theo ISO và kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
5.2. Dán nhãn kho hàng hóa
Nếu số lượng hàng hóa ít, bạn có thể nhớ được tên, giá sản phẩm thì có thể không cần phương pháp dán nhãn, in tem mã vạch sản phẩm. Tuy nhiên, việc dán mã vạch giúp việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng. Nhân viên bán hàng, kiểm kho cũng dễ dàng nắm được hàng tồn kho chính xác để kịp thời tư vấn, chốt đơn với khách.
Tham khảo quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch: Máy in mã vạch kết nối với phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop sẽ tự động sinh mã vạch -> In và dán tem mã lên sản phẩm -> Nhân viên bán hàng, thủ kho sử dụng máy quét mã vạch tích hợp với phần mềm quản lý MISA eShop đọc mã vạch -> Các thông tin này sẽ hiển thị trên máy tính và tạo phiếu xuất – nhập kho hoặc in hóa đơn thanh toán tính tiền cho khách hàng.
Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch giúp bán hàng – quản lý kho học và nhanh chóng hơn:
5.3. Thường xuyên kiểm kê kho hàng hóa
Việc kiểm kê kho định kỳ: theo tháng, theo quý hoặc 6 tháng/lần sẽ giúp bạn:
- Quản lý chất lượng hàng hóa
- Kiểm kê chính xác số lượng hàng hóa
Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng phải có cách sắp xếp kho hàng khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm, đọc thêm bài viết Làm thế nào để kiểm kê hàng tồn kho cửa hàng nhanh nhất để biết các bước cần thiết khi muốn quản lý kho hàng hiệu quả.
Trong trường hợp hàng tồn còn nhiều như mặt hàng thời trang đã lỗi mốt, bạn có thể xả hàng để tránh tồn động vốn. Còn nếu hàng bán chạy thì cần có kế hoạch nhập hàng để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
5.4. Sắp xếp kho khoa học
Với một số cửa hàng quy mô vừa và nhỏ thì cửa hàng vừa là không gian kinh doanh, vừa là kho hàng. Nên ngoài tiêu chí sắp xếp kho hợp lý, bạn cần quan tâm đến nghệ thuật trưng bày sản phẩm để khách hàng mua nhiều hơn.
Việc sắp xếp kho hàng khoa học thể hiện qua các tiêu chí như hàng hóa sắp xếp gọn gàng, phân loại nhóm hàng hóa theo khu vực cụ thể… sẽ giúp nhân viên tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn.
5.5. Sử dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho MISA eShop hỗ trợ bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả, chính xác:
- Tự động cập nhật thay đổi về hàng hóa từng ngày, từng giao dịch ngay tại cửa hàng và các kênh online. Tiêt kiệm thời gian kiểm kê kho và hạn chế tình trạng khách hàng đặt hàng trên sàn TMĐT nhưng kho thực tế không còn hàng để gửi.
- Quản lý chính xác vị trí hàng hóa chính xác tại kho: MISA eShop quản lý tới 50.000 mã hàng hóa với các thông tin chi tiết như mẫu mã, màu sắc, số lô, hạn sử dụng… Tiết kiệm tối đa thời gian kiểm kho hay tìm kiếm hàng hóa.
- Lập phiếu kiểm kho hoặc điều chuyển từ kho A sang kho B, điều chuyển kho thuộc chuỗi cửa hàng. Sau khi quản lý chuỗi lập lệnh đồng ý điều chuyển hàng hóa, kế toán tổng có thể lập phiếu xuất kho điều chuyển hàng hóa từ lệnh điều chuyển ngay trên phần mềm. MISA eShop cũng liên kết trực tiếp với phần mềm kế toán MISA SME hoặc MISA AMIS kế toán giúp kế toán hạch toán chứng từ nhanh chóng.
- Theo dõi báo cáo: Cập nhật báo cáo kho chi tiết về hàng hóa dưới và vượt định mức tồn kho giúp chủ kinh doanh kịp thời đưa ra các quyết định nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời.
Sử dụng phần mềm quản lý kho MISA eShop giúp bạn tiết kiệm chi phí đầu tư, gia tăng doanh số hiệu quả. Thay vì trả tiền cho nhân viên 5 triệu/tháng, giờ đây chỉ từ 199.000đ/tháng bạn đã có thể quản lý kho hàng hiệu quả.
Đăng ký 15 ngày dùng thử phần mềm quản lý kho MISA eShop:
6. Tổng kết
Hy vọng với thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn thẻ kho là gì? Cách lập thẻ kho hàng hóa và các quản lý kho khoa học, chính xác. Việc quản lý kho bằng phần mềm sẽ giúp giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho từ đó cải thiện doanh số bán hàng. Chúc bạn kinh doanh thành công!
Có thể bạn quan tâm:
>> 3 dấu hiệu và 4 nguyên nhân không ngờ gây thất thoát hàng hóa?
>> Giải pháp hạn chế thất thoát hàng hóa hiệu quả cho hơn 15.000 shop thời trang
