Quản lý kho vật tư là xương sống hoạt động của bất cứ cửa hàng nào. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu kinh doanh với số lượng sản phẩm nhỏ, không có nhiều mã hàng hóa thì Microsoft Excel là một công cụ tốt cho người mới bắt đầu để tạo mẫu và quản lý danh sách hàng hóa tồn kho. Trong bài này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các mẹo để quản lý kho vật tư bằng excel và mẫu excel miễn phí cho shop của bạn.
Đọc thêm:
>> Hạn chế thất thoát hàng hóa quần áo nhờ quy trình quản lý kho hiệu quả
>> Quản lý kho bằng excel và phần mềm bán hàng, chọn cái nào hơn?
1. Quản lý kho vật tư bằng excel là giải pháp quản lý với chi phí thấp
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho với chi phí tiết kiệm thì excel chính là sự lựa chọn. Đó là một ứng dụng của Microsoft mà bất cứ ai cũng có thể làm quen và dễ dàng thao tác. Thông qua các hàm tính toán, excel có khả năng xử lý việc quản lý hàng tồn kho cơ bản cho các cửa hàng vừa và nhỏ. Và nếu bạn sử dụng trong OneDrive để bảo mật thì sử dụng excel hoàn toàn miễn phí.
Tặng bạn file quản lý cửa hàng bằng excel hoàn toàn miễn phí:
2. Thiết lập mẫu danh sách hàng tồn kho trên excel
Mẫu excel quản lý kho cơ bản bao gồm số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả mặt hàng, giá nhập, giá bán, số lượng đã bán, hàng còn lại. Bạn sẽ mất một chút thời gian để tạo bảng, dùng hàm tính toán. Do đó nếu càng nhiều cột, càng nhiều thông tin cần quản lý thì càng khó quản lý trên excel.
Thông qua một vài công thức tính toán đơn giản trong excel để tính tổng doanh số, tổng lợi nhuận, sắp xếp hàng tồn kho dựa trên số lượng sản phẩm bán nhiều nhất. Bạn có thể sửa đổi mẫu tải file excel quản lý kho vật tư miễn phí mà MISA eShop gửi tặng hoặc có thể tạo mẫu riêng.
Công thức tính toán các hàm trong excel nhìn có vẻ khá phức tạp nhưng đều có mẫu chung và khá dễ dàng để thao tác. Các hàm cơ bản như tính tổng SUM, hàm đếm COUNT, hàm tra cứu VLOOKUP… Sau khi tìm hiểu và quen thuộc với các công thức, MISA eShop sẽ đưa ra một số mẹo để quản lý kho vật tư bằng excel để bạn có thể theo dõi sát sao mọi sự thay đổi trong kho một cách chính xác.
3. Mẹo cơ bản quản lý kho vật tư bằng excel
3.1. Tránh những cạm bẫy và sai lầm với hàng tồn kho Excel
Theo kinh nghiệm của một số chủ shop thì sử dụng excel trong quản lý tồn kho rất dễ bị lỗi vì yếu tố con người. Việc tìm lỗi trên các bảng số và dữ liệu cung khó khăn trừ khi bạn biết chính xác những gì đang tìm kiếm. Cách tốt nhất để tránh điều này là kiểm kho hàng ngày.
3.2. Cập nhật ngay lập tức
Hãy đảm bảo bất cứ nhân viên nào thực hiện thao tác mới, xử lý đơn hàng hay xuất – nhập kho đều phải ngay lập tức nhập dữ kiệu vào file excel quản lý kho. Excel không phải là một giải pháp quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực, bạn sẽ phải chủ động nhập thời gian vào bảng.
3.3. Sử dụng lưu trữ đám mây
File excel quản lý kho ngoại tuyến bị hạn chế vì không cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Sử dụng excel trong đám máy (OneDrive) hoặc trên Google Drive bạn có thể mời nhiều người chỉnh sửa cùng một lúc và tăng hiệu quả. Cùng với đó là tiện ích sao lưu tự động và đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị như máy tính, iPad, điện thoại…
3.4. Tổng kết dữ liệu làm báo cáo
Bạn nên dành thời gian để tổng kết dữ liệu hàng tháng để tạo biểu đồ phác họa số lượng hàng tồn, số lượng hàng đã bán. Nên làm điều này hàng tháng và hàng quý, đặc biệt chú ý vào dịp lễ Tết. Việc này sẽ tốn nhiều thời gian nhưng rất hữu ích để bạn có thể theo dõi doanh số dựa trên các mốc thời gian và theo mùa, đặc biệt với ngành hàng thời trang. Từ đó tối ưu hóa hàng tồn kho tốt hơn.
Quản lý kho vật tư bằng excel cơ bản
3.5. Kiểm tra và đánh giá
Excel phụ thuộc hoàn toàn vào con người từ việc nhập dữ liệu, tính toán, tổng kết. Do đó sẽ không thể tránh khỏi những sai sót, thậm chí bị mất dữ liệu. Do đó nên kiểm tra file excel quản lý kho thường xuyên.
4. Sử dụng phần mềm bán hàng quản lý kho vật tư chuyên nghiệp
Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời gian tính toán, khó theo dõi và cập nhật. Do đó, phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop, một sản phẩm từ Công ty cổ phần MISA rất đáng để bạn đầu tư.
Thêm mới phiếu xuất kho trên phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop
Đối với nghiệp vụ quản lý kho, phần mềm đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu:
– Khai báo kho: Khai báo các kho lưu trữ trong trường hợp cửa hàng quản lý hàng hóa tại nhiều kho khác nhau.
– Nhập tồn kho ban đầu: Khai báo tồn kho hàng hóa trước khi cửa hàng bắt đầu sử dụng phần mềm theo 2 cách: Khai báo trực tiếp hàng hóa tồn kho hoặc Chuyển hàng hóa tồn kho cửa hàng đang quản lý trên file excel vào phần mềm.
– Ghi nhận thông tin xuất /nhập kho hàng hóa.
– Chuyển kho: Đối với những cửa hàng có nhiều kho cần quản lý chuyển kho nội bộ để quản lý chính xác tồn kho.
– Kiểm kê kho chính xác.
– Tính lại giá xuất kho: Trong các trường hợp như xuất kho bán hàng khi chưa thực hiện lập phiếu nhập kho hay thay đổi giá nhập sau khi xuất kho bán hàng,…
– Quản lý hàng hóa bằng mã vạch, imei, số serial, số lô, hạn dùng.
Quản lý kho vật tư bằng excel mất cả ngày – Sử dụng phần mềm MISA eShop mất 3s
Đăng ký 15 ngày dùng thử miễn phí tại đây:
