Trong mọi ngành nghề, đặc biệt là ngành bán hàng bán lẻ quần áo thời trang, mỹ phẩm, VLXD, nội thất gia dụng… vấn đề quản lý tài chính luôn đòi hỏi sự chính xác, chặt chẽ. Chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp không thường xuyên có mặt tại cửa hàng để giám sát hay kiểm kê. Việc nhân viên bán hàng tiếp xúc thường xuyên với tiền và hàng hóa sẽ phát sinh trường hợp xảy ra gian lận, thiếu tính trung thực.
Vậy cần có những biện pháp nào để quản lý tài chính được chính xác và hiệu quả ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng? Có nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng?
1. Quản lý chặt chẽ việc lưu và in hóa đơn của nhân viên bán hàng
– Thực trạng: Hiện nay, việc in hóa đơn sau khi mua hàng đang rất phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ. Tuy nhiên, một số khách hàng dễ tính thường có thói quen không kiểm tra lại hóa đơn sau khi mua hàng. Chính điều này đã được nhân viên bán hàng lợi dụng để gian lận một phần hoặc toàn bộ số tiền khách hàng trả. Hàng thì đã xuất kho, nhưng tiền lại không được ghi nhận, dẫn đến thất thoát tài chính của cửa hàng. Hoặc có tình huống nhân viên bán hàng có thể áp dụng nhiều chương trình khuyến mãi khi tính tiền cho người thân.
– Giải pháp: Chủ cửa hàng có thể áp dụng các công cụ quản lý và giám sát như: gắn camera theo dõi, sử dụng phần mềm quản lý nhân viên để quản lý các hoạt động bán hàng của nhân viên. Yêu cầu nhân viên phải lưu và in hóa đơn khi bán hàng để đối chiếu kiểm kê. Đảm bỏa minh bạch hàng hóa và tài chính.
Đọc thêm:
>> 5 chiêu gian lận thường gặp của nhân viên bán hàng tại shop thời trang
>> Kinh nghiệm quản lý cửa hàng quần áo cực hiệu quả
2. Quản lý thu chi của cửa hàng
– Thực trạng: Trong một số trường hợp, khi nhân viên bán hàng tạo hóa đơn cho khách sẽ thêm một sản phẩm khác vào hóa đơn, hoặc tăng số lượng sản phẩm mà khách hàng mua làm tăng số tiền khách hàng phải trả. Sau đó, nhân viên sẽ tạo phiếu trả hàng để chiếm dụng số tiền chênh lệch. Những khách hàng không có thói quen kiểm tra kỹ hóa đơn sẽ khó có thể phát hiện được.
– Giải pháp: Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn bán, hoàn, trả hàng và theo dõi các số liệu như hàng tồn kho, hàng bày bán bằng phần mềm quản lý bán hàng… Bên cạnh đó, giám sát ca làm việc của nhân viên bán hàng để dễ dàng nắm bắt được khi có phát sinh bất thường.
3. Quản lý quỹ tiền mặt
– Thực trạng: Khi quản lý thu chi bằng các phương pháp sổ sách truyền thống, nhân viên cũng như chủ cửa hàng sẽ gặp phải nhiều bất tiện và khó khăn. Nhiều khi quên không ghi số tiền khách hàng thanh toán nên cuối ngày tính toán doanh thu, lợi nhuận thấy không có lãi. Hoặc đối với nhiều chuỗi cửa hàng lớn, kế toán không nắm được chính xác số chứng từ, hóa đơn để để tính toán, cân đối thu – chi, ảnh hưởng nhiều đến tình hình kinh doanh.
– Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý quỹ tiền mặt giúp anh chị kiểm soát tình hình tài chính tại của hàng, hạn chế thất thoát xảy ra, cụ thể:
- Quản lý xem và theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của cửa hàng. Báo cáo trực quan để có những kế hoạch xuất – nhập hàng hợp lý
- Lập phiếu thu nhanh chóng
- Lập bảng kiểm kê quỹ định kỳ và đối chiếu số dư quỹ tiền mặt tại cửa hàng: Kế toán khai báo số lượng kiểm kê thực tế của từng loại mệnh giá tương ứng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động tính chênh lệch giữa số dư tiền thực tế kiểm kê với số dư tiền theo sổ quỹ tiền mặt.
Các nghiệp vụ quản lý quỹ tiền mặt tại cửa hàng
4. Quản lý chính sách bán hàng chặt chẽ và phù hợp
– Thực trạng: Các chính sách bán hàng thường được nhiều cửa hàng áp dụng nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, cần có những sự quản lý và theo dõi những chính sách để nhân viên bán hàng không tự ý chiết khấu cho người thân, bạn bè khi tới mua sản phẩm. Điều này sẽ làm giảm doanh thu của cửa hàng và dẫn đến sự thiệt hại về tài chính.
– Giải pháp: Để hạn chế việc gian lận, chủ cửa hàng có thể tham khảo các tính năng “chiết khấu bằng phần mềm” có sẵn trong phần mềm bán hàng để tự động chiết khấu cho khách hàng khi đủ điều kiện. Việc quản lý được các nhóm khách hàng đủ tiêu chí và có những điều kiện rõ ràng sẽ giúp hạn chế được việc nhân viên dễ dàng tự ý chiết khấu cho người thân.
Chủ cửa hàng có thể tham khảo những phần mềm quản lý bán hàng nhằm giúp hạn chế quyền của NVBH trong giảm giá trực tiếp cho khách hàng
5. Quản lý các chương trình tích điểm dành cho khách hàng
– Thực trạng: Các chủ cửa hàng, đặc biệt là cửa hàng thời trang hiện nay đang áp dụng chính sách tích điểm khi mua hàng. Nhằm giúp thu hút và tạo chính sách dành cho các khách hàng thân thiết, ngay sau khi mua hàng, phần mềm quản lý bán hàng sẽ trực tiếp tích điểm vào hệ thống. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng có thể sẽ chỉnh sửa thông tin khách hàng hoặc tích hóa đơn đó cho một mã khách hàng khác nhằm tư lợi cá nhân.
– Giải pháp: Tính năng phân quyền trên các phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp hạn chế quyền của nhân viên, ngăn chặn việc sửa thông tin khách hàng khi tạo hóa đơn. Ngoài ra, chủ cửa hàng có thể cài đặt tính năng gửi SMS báo tổng tiền hóa đơn, số tiền chiết khấu cho khách khi mua hàng (nếu sử dụng phần mềm bán hàng có tính năng gửi SMS).
Quản lý thẻ thẻ thành viên, tích lỹ điểm điện tử giữ chân khách hàng hiệu quả
Ngoài ra, nền tảng quản lý bán hàng đa kênh MISA eShop tích hợp nghiệp vụ Lomas hỗ trợ anh chị quản lý & chăm sóc khách hàng hiệu quả thông qua các nghiệp vụ
| Thu hút khách hàng |
|
| Quản lý khách hàng |
|
| Chăm sóc khách hàng |
|
6. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra lại hóa đơn sau khi thanh toán
– Thực trạng: Tại máy bán hàng, nhân viên bán hàng tính đúp số lượng sản phẩm khách hàng mua thực tế, sau đó báo tổng tiền cho khách. Khách hàng thanh toán xong nhân viên mới in hóa đơn và đưa cho khách hàng. Kiểu gian lận này chỉ xảy ra khi khách hàng mua số lượng quá lớn, khiến việc kiểm tra lại khó bị phát hiện. Mặc dù chủ cửa hàng sẽ không bị thiệt hại tài chính nhưng sẽ gây ra sự mất uy tín nếu khách hàng phát hiện.
Chủ quan trong kiểm soát hàng hóa sẽ dẫn tới tình trạng gian lận của nhân viên và thất thoát tài chính cho cửa hàng. Chủ kinh doanh các cửa hàng cần thường xuyên theo sát tình hình kinh doanh.
Trọn bộ phần mềm & thiết bị bán hàng tại cửa hàng tạp hóa, hạn chế thất thoát
7. Tổng hợp chi phí
– Thực trạng: Doanh thu bán hàng có thể đến từ nhiều kênh (cửa hàng, bán online) và nhiều hình thức (tiền mặt, chuyển khoản) dễ bị nhầm hoặc bỏ sót khi tính toán thủ công. Không đánh giá đúng tình kinh doanh.
– Giải pháp: Phần mềm sẽ tự động cập nhật chi phí chi tiết theo khoản mục chi từ các phiếu chi tiền mặt và chi tiền gửi khác trong kỳ (không bao gồm chi trả nợ). Tập hợp, phân bổ các khoản chi phí phát sinh theo từng tháng, phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Ứng dụng những công cụ quản lý như phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop sẽ giúp tối ưu hóa, giảm tải thời gian quản lý dành cho những chủ shop không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. Bên cạnh đó, MISA eShop cho phép quản lý từ xa với phiên bản ứng dụng trên mobile nắm bắt mọi thông tin về cửa hàng mọi lúc mọi nơi. MISA eShop tích hợp được trên nhiều thiết bị như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch để check tồn kho chính xác, in hóa đơn nhanh chóng. Tối ưu quy trình bán hàng, cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và cơ hội gia tăng doanh số ngay trong tháng đầu sử dụng.
Đăng ký dùng thử 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý bán hàng MISA eShop full tính năng tại đây:
